Підтримка команди у часи невизначеності: досвід COSMOLOT

Турбота про колектив у розпал повномасштабної війни — це справжня задача із зірочкою. Адже, крім всього іншого, тепер потрібно дбати ще й про безпеку та психологічну підтримку команди, організовувати корпоративне волонтерство і підлаштовуватися під нові запити кандидатів. Як з усіма цими викликами справлялися у COSMOLOT, розповідає HRD компанії Юлія Лапко.

Про підготовку та попередній план дій

До повномасштабного вторгнення в інфопросторі було багато суперечливих даних: хтось чекав найгіршого і закликав усіх збирати тривожні валізки, інші — заспокоювали й просили не сіяти паніку. Нам, звісно, до останнього не хотілося вірити у можливість ескалації, але ми розуміли, що краще підготуватися до найстрашнішого сценарію, а потім радіти, що були надмірно обачними, ніж виявитись абсолютно не готовими до війни. Тож керівництво компанії разом з HR-командою почали працювати над різними кризовими сценаріями та комунікувати з командою щодо їхніх планів у випадку вторгнення. 

Ми проводили інформаційні презентації, під час яких розповідали співробітникам, як себе поводити в тих чи інших ситуаціях, як дбати про власну безпеку, ментальне й фізичне здоров’я. Дехто скептично ставився до цих заходів, але згодом всі були вдячні за підготовку. 

Також ми орендували офіс і квартиру в Тернополі та повідомили всім працівникам, що за потреби вони можуть там зупинитися. В перші дні війни ці локації стали своєрідною точкою збору для членів команди: люди зупинялися там, щоб перепочити й вирішити, що вони робитимуть далі. Якщо ж співробітники обирали інше місто для евакуації — компанія оплачувала їм перший тиждень проживання у готелі.

Це були заходи, які ми впроваджували, не вірячи до кінця, що все це нам знадобиться найближчим часом. Але підготовка не була даремною, і команда скористалася всім, що підготувала компанія.

Про перші дії компанії після повномасштабного вторгнення

Ще до 24 лютого ми створили канал «Важливо!» у корпоративному месенджері та попередили команду, що в ньому буде розміщуватися уся інформація щодо дій у критичних ситуаціях. Уже в перші дні війни люди публікували там запити на допомогу, і компанія допомагала шукати необхідні контакти або інші речі. 

Попри те, що всі ринулися знімати готівку і банківська система була максимально перевантажена, в перший день війни компанія перерахувала кожному співробітнику фіксовану суму коштів. Адже ми розуміли, що не всі готували собі фінансову подушку, а гроші можуть знадобитися на евакуацію чи закупку продуктів на період перебування в укритті. Тут варто відзначити фінансовий відділ та фахівця з кадрової служби, який замість того, щоб думати про свою безпеку, потурбувався, щоб всі колеги отримали екстрені виплати.

Що стосується підтримки життєдіяльності бізнесу, то ми одразу визначили, які департаменти є критичними й повинні продовжувати функціонувати, попри все, а що можна поставити на паузу. Відповідно до цього рішення, ми на певний час перебудували робочі процеси і просили співробітників з інших відділів виходити на зміни замість колег, які були не в змозі працювати через нестабільний емоційний стан чи перебували в дорозі в безпечніше місце. Згодом усі працівники, які виявили таку лояльність і підстрахували колег, отримали бонуси. 

Ми не анонсували бонуси, коли просили вийти на заміну, люди робили це з власної ініціативи, бо щиро хотіли допомогти компанії. 

Через два тижні після початку повномасштабної війни, коли минув перший шок і всі переїхали у відносно безпечні міста, топменеджмент компанії почав працювати над новими стратегічними рішеннями щодо функціонування бізнесу в кризовий період. Основною метою було збереження робочих місць та довоєнних умов праці для всіх співробітників. І ми цього досягли: з початку війни компанія не звільнила жодного працівника і не знизила заробітні плати. Навпаки, з часом ми прийшли до того, щоб індексувати виплати відповідно до курсу долара. 

Про психологічну та юридичну підтримку співробітників

Юристи у штаті компанії були завжди. Співробітники й раніше могли звертатися до них із запитами на консультацію. Зрозуміло, що у зв’язку з війною у людей стало виникати більше питань, адже багато хто виїхав за кордон і потребував поради спеціаліста, щоб розібратися із законами в новій країні. У перші тижні юристи допомагали з оформленням різних документів, зараз консультують тих, хто перебуває за кордоном, щодо податкових правил тієї чи іншої країни. 

А от консультації з психологом ми запровадили вже під час повномасштабної війни. Прийшли до цього, проаналізувавши поведінку та емоційний стан команди. Попри те, що всі співробітники намагалися якісно виконувати свою роботу та бути продуктивними, були ті, хто не міг впоратися із власними емоціями й повернутись до максимально ресурсного психологічного стану. Ми вирішили, що маємо надати людям психологічну підтримку. Я особисто провела співбесіди з більш ніж з 50 спеціалістами й відібрала чотирьох психологів, які працюють у різних напрямах, щоб вони могли закрити всі можливі запити від наших працівників — від вигорання на роботі та адаптації до нових професійних обов’язків до подолання панічних атак й інших тривожних станів, викликаних війною.

Ми співпрацюємо з психологами на аутсорсі: кожен співробітник має їхні контакти й може самостійно написати і домовитися про сесію, а психологи вже потім виставляють компанії рахунок за певну кількість проведених консультацій. І хоч повномасштабна війна триває вже сьомий місяць, люди досі продовжують звертатися до спеціалістів. Тому ми плануємо залишити цю послугу й надалі.

Про благодійність та волонтерство 

В компанії є два напрями благодійних проєктів: внутрішній та зовнішній. Внутрішня благодійність полягає у підтримці співробітників, які цього потребують. Ми створили спеціальний фонд, куди працівники, які мають змогу, донатять кошти, а ті, хто опинився у скрутному становищі через війну, можуть подати запит на фінансову допомогу з фонду. Ми не обмежуємо коло потреб, на які можна просити кошти, адже ситуації бувають дуже різні, але є спеціальна комісія, яка перевіряє всі запити та приймає остаточне рішення. Що важливо: запит можна подати онлайн, тож людині не потрібно звертатися напряму до керівника чи HR-спеціаліста і зайвий раз переживати стрес.

Що стосується зовнішнього волонтерства, то найбільше компанія долучається до підтримки ЗСУ. Ми донатимо у великі волонтерські фонди, зокрема «Повернись живим». Робили це і до повномасштабного вторгнення і продовжуємо й надалі. Але також ми самостійно закуповуємо багато амуніції та техніки для різних підрозділів і передаємо безпосередньо бійцям. Запити отримуємо від співробітників, які волонтерять на різних проєктах або мають близьких на передовій, тобто ми знаємо, що це перевірені контакти і їм можна довіряти. Крім цього, ми допомагали з купівлею бронежилетів, касок, форми та інших речей співробітникам компанії, яких мобілізували, а також декільком нашим клієнтам. Маємо навіть резерв з різною амуніцією, який зберігається в офісі, щоб за потреби швидко передати бронежилет чи каску працівникові, який цього потребуватиме. 

На сьогодні загальна сума, яку COSMOLOT виділив на допомогу армії, становить 6,5 мільйона гривень. З них 3 млн — це донати у фонди, а інші 3,5 — речі, які ми закупили самі: квадрокоптери, далекоміри, плотер для друку мап, рації, спальники, бронежилети, каски, форма тощо. Ми отримуємо дуже багато подяк від бригад, фото та відеозвіти з різною технікою в дії. Це дуже мотивує продовжувати допомагати. 

Окрім армії, компанія допомагає також і внутрішньо переміщеним особам. Ще до повномасштабного вторгнення ми співпрацювали з Товариством Червоного Хреста, допомагали дитячим притулкам. Після 24 лютого вони звернулись до нас і попросили долучитися до збору речей для людей, які змушені були покинути свої домівки, тікаючи від війни, тож ми передавали одяг для дітей і дорослих, постільну білизну, засоби гігієни, посуд та інші речі.

Про тренінги та корпоративні заходи 

У взаємодії всередині колективу після 24 лютого змінилося не так вже й багато, бо до віддаленої роботи та постійної підтримки зв’язку на відстані ми вже звикли за два роки пандемії. Однак зараз стараємось звертати більше уваги на поточні запити команди й організовувати різні корисні заходи, які на часі. Нещодавно проводили тренінг про те, як діяти у випадку хімічної атаки, також вже запланували навчання з першої медичної допомоги для всіх охочих.

Якщо в перші тижні та навіть місяці повномасштабної війни люди уникали активного спілкування, всім потрібен був час, щоб пережити перший шок, то зараз навпаки є великий запит на комунікацію з колегами, зокрема живі зустрічі. Тож кілька тижнів тому ми організували перший корпоратив з початку війни. Приводів для зустрічі назбиралось достатньо: переїзд у новий офіс, день народження компанії, 50+ нових співробітників, які хотіли побачити колег вживу. 

Це була патріотична вечірка, головною ціллю якої був збір коштів на ЗСУ за допомогою благодійного аукціону. Співробітники самі підготували більшість лотів, серед яких були авторські картини, вироби з бісеру та навіть чизкейк. Компанія виставила на аукціон поштову марку COSMOLOT, присвячену різним рекламним кампаніям, які виходили після 24 лютого. Також був лот від наших кейтеринг-партнерів — великий патріотичний кошик з паляницею, медом, українським прапором, вишитою подушкою, футболкою з написом «Воля» та копією півника з Бородянки. Люди не шкодували коштів, викуповуючи лоти. Ми зібрали досить велику суму, а компанія подвоїла її. Плануємо закупити на ці гроші багато корисних речей для бійців на передову.

Про нові запити від кандидатів під час співбесід

За шість місяців війни ми найняли близько 50 нових працівників. З боку компанії процедура найму фактично не змінилася, адже ми відбираємо людей, спираючись на загальні цінності бізнесу, а вони залишились незмінними. Єдина зміна полягає в тому, що ми повністю перевели всю внутрішню комунікацію на українську мову. І якщо раніше на прохання кандидата ми могли проводити співбесіду російською, то зараз цього не робимо. Щоправда, ніхто про це і не просить. 

У кандидатів, звісно, змінились критерії вибору компанії. У багатьох тепер перше питання на співбесіді: «Чи співпрацюєте ви з росією?». Людям важливо, щоб роботодавець не мав жодних зв’язків з державою-агресором. Також пошукачі часто запитують, як компанія ставиться до того, що вони допомагають армії та час від часу змушені будуть відлучатися в робочий час на волонтерські справи. Люди, які втратили попередню роботу через скорочення штату, цікавляться, чи звільняли ми працівників у зв’язку з війною і чи зменшували заробітну плату. Загалом ставлять більше запитань стосовно соціальних гарантій, корпоративної культури та турботи про співробітників. 

Відповіді на всі ці питання від COSMOLOT цілком задовольняють кандидатів, адже ми стійко витримали кризу, максимально підтримали всіх працівників як морально, так і фінансово та продовжуємо активно розвивати бізнес і наймати нових спеціалістів.

Головна порада від мене щодо організації роботи з колективом у часи невизначеності — більше спілкуватися зі співробітниками й дослухатися до них, їхніх запитів та побажань. Звісно, всіх потреб ніколи не закриєш, але люди будуть бачити, що їхню думку цінують. Це важливо.

Юлія Лапко, HRD компанії COSMOLOT

Читайте також

Як обрати компанію, яка підійде вам за цінностями?

Корпорація, НДО чи стартап? Робота в компаніях різних типів

Кризовий менеджмент в умовах війни: як підтримати проєкт