Кризовий менеджмент в умовах війни: як підтримати проєкт

Під час пандемії ми отримали «щеплення» до кризових ситуацій. Здавалося б, тепер до всього в житті будемо готові. Однак навряд чи хтось із менеджерів уявляв собі реалізацію свого проєкту в умовах повномасштабної війни. Тут на допомогу приходить кризовий менеджмент. Своїм досвідом із застосування кризового управління ділиться Роман Дима, операційний директор агенції proto produkciia.

Що таке кризовий менеджмент

Кризовий менеджмент — це діяльність, спрямована на подолання проблем, які вже виникли, і реалізація сценаріїв для виведення проєкту з кризи.

Звісно, менеджер повинен докладати значних зусиль для того, щоб уникнути кризи. Це те, що називається ризик-менеджментом — вміння передбачити ймовірні ризики, знайти запобіжники, щоб уникнути їх настання, або мати чіткий план дій у разі негативного сценарію. З досвідом, окрім системи ризик-менеджменту, у спеціаліста формується ще й професійна інтуїція. Менеджер мимоволі починає передбачати, де у проєкті можуть бути прогалини, котрі призведуть до кризи, та як їх залагодити.

Як виявити передумови кризи

Уявімо, що ви прийшли в команду на позицію менеджера, і ваше перше завдання — дізнатись, чи є якісь критичні моменти в проєкті та як вони виникли. Для початку обговоріть з усіма стейкхолдерами (зацікавленими особами) поточний стан справ. Дізнайтесь, що їх не влаштовує у проєкті, чого вони бояться та що хочуть побачити після змін. Враховуючи озвучені проблеми й очікування, змоделюйте можливі ризики. Можете пошукати приклади діяльності аналогічних проєктів в Україні або за кордоном. Подивіться, як інші справлялися зі схожими труднощами й запропонуйте ці ідеї своїй команді. Далі визначте пріоритетність — що у вашому випадку варто вирішити негайно, а що — в другу і третю чергу. Обов’язково моніторте, наскільки ефективно відбувається вихід із кризи. Можливо, ваш план доведеться скоригувати.

(Анти)кризовий менеджмент — це не те, що має початок і кінець, а те, що йде наскрізним процесом протягом усього проєкту. 

Для великих компаній традиційною є постійна розробка нових планів для управління можливими ризиками. Коли активується найгірший сценарій, менеджер застосовує вже прописаний план дій і за необхідності адаптує його під нові реалії. Хоча, якщо у вашій команді менше ніж 20 людей, ніщо не заважає вам так само час від часу управляти ризиками всередині вашої групи чи окремого проєкту.

Як діяти, коли криза вже сталася

Завжди існують зовнішні фактори, від яких ніхто не застрахований (та ж пандемія чи війна). Тоді доводиться розрулювати те, що маємо по факту.

Коли кризовий момент вже настав, раджу діяти наступним чином:

• Виявити ключові проблеми й наявні ресурси для їх вирішення.
• Спланувати роботу в нових умовах і забезпечити механізми ухвалення рішень і швидкої синхронізації з основними стейкхолдерами.
• Підтримати мотивацію команди рухатись далі.
• Реалізувати план із ліквідації кризи й повернення до стабільного стану.
• Оцінити результати кризового менеджменту.

Як ці кроки виглядають на практиці? Минулого року до нас звернувся один проєкт з проханням повернути його на докризовий рівень і допомогти відновити довіру партнерів всередині проєкту. Одна з інституцій через внутрішні зміни в управлінні цим проєктом втратила свій темп. Виникло непорозуміння: хто, як і що робить. На стартовій зустрічі я запропонував спробувати SCRUM (популярна серед програмістів методологія управління проєктами. — Ред.) — всі погодились. За вечір налаштував робоче середовище в сервісі Notion. Зранку ми вже запустили 30-хвилинні «щоденки»: зафіксували результати попереднього дня, узгодили поточні плани, синхронізували запити. В результаті за 1,5 місяця у такому режимі ми реалізували 3-місячний обсяг робіт і поставили проєкт на рейки. 

На рівні агенції в умовах повномасштабного вторгнення росії ми теж застосували цей алгоритм. Завдяки йому нам вдалося зберегти довгострокові проєкти: продовжуємо й надалі продюсувати мистецькі проєкти та координувати освітні програми разом з українськими й іноземними партнерами. Це зберегло 35% доходів від довоєнного рівня. Окремо в нас з’явився новий напрям роботи — гуманітарний: логістика допомоги, адміністрування фінансової допомоги постраждалим громадянам та підтримка військових.

Робота з командою в кризовий час

Сьогодні більшість людей працюють із різних регіонів і навіть країн, а ситуація на фронті та в тилу змінюється мало не щодня. У такий період, чим частіше відбувається обмін інформацією між колегами, тим швидше і згуртованіше всі реагують на зміни. Під час війни забезпечувати гнучкість команди й вчасне реагування на непередбачувані ситуації мені допомагає той самий SCRUM. Ще до війни підходи та інструменти методології я адаптував відповідно до специфіки наших проєктів, цілей і потреб команди, а віднедавна — із поправкою на воєнний стан.

Наприклад, ми в агенції практикуємо щоденні синхронізації у Zoom. Щопонеділка ділимося новинами зі своїх ділянок роботи. Починаємо з неформального смол-току, як пройшли вихідні, і плавно переходимо до справ: фіксуємо, що вдалося зробити за минулий тиждень, і окреслюємо плани на поточний. З вівторка по п’ятницю у нас ранкові короткі «щоденки», де ділимося, що кожен із нас виконав учора, які плани має на день та які є проблеми або запити. Це простий спосіб структурувати думки й бути в хорошому робочому ритмі.

Подібні синхронізації допомагають швидко вирішувати поточні невеликі проблеми і виклики. Також можемо вчасно виявляти складнощі, які тільки насуваються, і вжити відповідних заходів або сформувати план для їхнього уникнення. Крім того, обговорюючи новини з різних регіонів, ми стежимо за зовнішнім контекстом — коли в країні війна, без цього нікуди. Так і підтримуємо психологічно одне одного.

Чи потрібен кризовий менеджмент, якщо все ОК?

У більшості компаній оцінка проєкту на вразливість до певних ситуацій — це мастхев. Хоча навіть там, де кризовий менеджмент не є обов’язковим, кожен менеджер все одно ним займається на етапі планування. Спеціаліст оцінює: «Ага, тут будуть такі-то ризики, тому краще зробити ось так».

Простий приклад — планування освітніх проєктів. Ми знаємо, коли в Україні календарні вихідні та канікули. Якщо запланувати освітню подію на державне свято або під час канікул, з великою ймовірністю в цей день на захід мало хто завітає, бо люди поїхали до рідних чи у відпустку.

Корисні ресурси на тему кризового менеджменту

Книги:

• Джефф Сазерленд, «SCRUM. Навчись робити вдвічі більше за менший час» — щоб розібратися в методології SCRUM;
• Еліягу Ґолдратт, Джефф Кокс, «Мета. Процес безперервного вдосконалення» — для світогляду, як фокусуватись і ставитись до викликів.

Відеолекції:

• Growth Mindset vs. Fixed Mindset 
• «Ризики в проєкті» в онлайн-курсі для проєктних менеджерів від Фонду Богдана Гаврилишина;
• Лекції про подачу проєктів на грантові конкурси від Українського культурного фонду або Креативної Європи.

Читайте також

Як переосмислити кар’єру в кризу: поради та вправи від Олени Рєзанової

Як під час війни зберегти психічне здоров’я: своє та команди

Як підтримати та мотивувати співробітників у воєнний час