5 етапів фасилітації, або Як проводити ефективні наради

Фасилітація — це професійне проведення нарад з використанням спеціальних інструментів і технік. З її допомогою можна залучити до роботи всю команду і отримати план дій, в успіху якого буде зацікавлений кожен учасник. Катерина Сушкова, проєктна менеджерка в ЕРАМ Україна, професійна фасилітаторка і тренерка лідерів, розклала процес по поличках.

Кілька років тому я потрапила на тренінг з фасилітації стратегічного планування. Нас вчили грамотно будувати план розвитку бізнесу. Коли я занурилася в тему, у мене буквально відкрилися очі: стікери, кластеризація за темами, формування робочих груп… Є стільки корисних технік і знань, але я їх ніколи раніше не використовувала! Так я почала заглиблюватися в тему, досконально вивчати її і відразу використовувати в своїй роботі проєктного менеджера.

Що таке фасилітація

Фасилітація — це інструмент, який допомагає командам налагодити ефективну і конструктивну співпрацю, полегшує ухвалення спільних рішень. Крім проєктних команд і представників бізнесу, нею активно користуються громадські організації, комуни, волонтери. Фасилітатори — тобто ті, хто керує процесом — нерідко їздять до країн третього світу, щоб допомогти місцевим активістам налагодити продуктивну взаємодію. Їхні техніки і інструменти дозволяють робити прості наради в рази ефективнішими.

Чому фасилітація буде корисною для вашої команди

Відповідь проста: якщо ви хочете отримати від планування, створення стратегії або аналізу результатів максимум ефективності, ви оціните можливості цих інструментів. На відміну від директивної вказівки лідера або традиційного брейншторма, фасилітація дає групі безпосередньо впливати на обраний курс, а отже — відчувати причетність до досягнення спільної мети. Залученість в процес і натхнення команди — головні драйвери вашого успіху.

Особливо фасилітація підходить командам, які планують старт нового проєкту або роздумують над створенням або оновленням стратегії бізнесу. Вона до душі маркетологам і представникам креативних індустрій, тому що дозволяє зазирнути за межі шаблонного мислення. А в нинішніх реаліях фасилітація дозволить будь-якому бізнесу придумати стратегію виходу з кризи і виробити покроковий план дій. Одна голова керівника — добре, а більше точок зору від досвідчених колег — краще. Особливо, якщо йдеться про довгострокову перспективу.

Як провести фасилітаційну сесію

Якщо ви вирішили спробувати фасилітацію з командою, врахуйте, що проводити її варто в групі, що складається мінімум з 3-5 осіб (максимум — до 20-25 учасників). Керівнику важливо довіряти цим людям, бути впевненим, що вони можуть дати цікаві, сміливі ідеї. На фасилітаційну сесію в залежності від розміру групи варто виділити від 2 до 4 годин.

Перед початком необхідно визначитися, навіщо ви проводите фасилітацію та якої мети хочете досягти. По-перше, сформулюйте їх максимально чітко для себе, а по-друге, переконайтеся, що вони зрозумілі команді, яку ви збираєтеся залучити до роботи.

Зафіксуйте ці цілі на папері (наприклад, «утримати бізнес на плаву», «придумати кроки по виходу з кризи» і так далі). Далі — визначтеся, з якими «артефактами» ви хочете завершити фасилітацію (це може бути список дій, контактів або відповідальних осіб, пункти для подальшого обговорення тощо).

Ці «нетлінні» документи, до яких ви повинні прийти в підсумку, належить озвучити на самому початку зустрічі. Інакше учасники робочої групи можуть не відчути цінності своєї роботи в кінці зустрічі, не розуміючи, чи досягли вони мети, і, відповідно, будуть менш втягнутими в наступну реалізацію.

5 етапів фасилітації

У класичному форматі фасилітації повинні бути такі етапи:

• Відкриття.
• Збір даних і ідей.
• Аналіз даних і ідей.
• Розробка плану дій.
• Закриття.

Розберемо кожен з них по порядку.

Етап 1. Відкриття

Незважаючи на очевидність, вкрай важливий етап. Він задає темп зустрічі, додає рішучості і впевненості учасникам. Фасилітатору важливо розповісти про мету, налаштувати команду на активну роботу, пояснити розпорядок дня і завдання, які належить виконати групі.

Етап 2. Збір даних і ідей

На цьому етапі важливо віддатися брейнштормінгу або брейнрайтінгу (в першому випадку люди вголос накидають варіанти, у другому — пишуть на стікерах). Головне — не аналізувати і не оцінювати ідеї, а просто збирати інформацію. Озвучуйте сміливі, сирі, нереальні, дурні на перший погляд думки — включайте креативне, дивергентне мислення! Тільки без ризику осуду і висміювання вдасться вийти за межі штампів і виростити інноваційні підходи з найнесподіваніших ідей. Якщо будете відразу критикувати — ризикуєте виробити погану групову динаміку і занадто рано підключити раціональне, конвергентне мислення.

Моя особиста перевагу на цьому етапі — брейнрайтінг. У нього можна залучити всіх, а не 20% активних, гучних і товариських колег. Щоб запустити процес, ставте команді розігріваючі питання. Формулювання «як будемо виходити з кризи?» відразу змусить людей аналізувати, а ось питання «згадайте, які рішення в минулому допомагали вам впоратися з труднощами» або «що, по-вашому, може утримати бізнес, схожий на наш, на плаву» будуть м’якші. Для цього завдання вистачить 3-5 хвилин.

Порада: попросіть людей писати на стікері 2-3 ключові слова великими друкованими літерами. Цю рекомендацію ви оціните пізніше.

Дайте людям трохи часу на індивідуальну роботу, а потім сформуйте пари. Нехай обміняються ідеями та об’єднають ті, які дублюються. На це теж потрібно близько 5 хвилин. Далі, якщо розмір групи дозволяє, можна об’єднатися в групи з 4 осіб — і повторити вправу з виключення дублікатів (на цей процес закладіть до 7 хвилин). Те, що буде в сухому залишку, — унікальні варіанти відповідей на поставлене запитання.

Далі попросіть учасників своїми руками розмістити стікери на дошці. Починається кластеризація. Зберіть групи варіантів, схожих за принципом роботи, назвою або іншими параметрами (наприклад, «скорочення бюджету», «збільшення асортименту», «робота з конкурентами» та інші). Нехай команди залишаються залученими: запитуйте їх, де і який стікер краще розмістити. Це збереже групову динаміку. Якщо виникає момент суперечки, попросіть автора ідеї вибрати, в якому кластері їй місце.

Етап 3. Аналіз даних і ідей

Розбирайте кластери-напрямки і думайте в групах, наскільки запропоновані ідеї можна реалізувати в реальності. Зверніть увагу, що команди повинні бути збалансовані з точки зору професійного досвіду і спеціалізацій, а ще в кожної повинен бути лідер. Він буде фіксувати і презентувати ідеї, які ваша група бере в роботу, а також зможе доповнити список пропозиціями від інших команд.

Такий підхід (якщо загальне число учасників дозволяє) ефективніший, ніж поетапна проробка всіх кластерів в одному і тому ж складі. По-перше, це швидше. По-друге, ухилятися тут не вийде, адже групі так чи інакше доведеться презентувати результат роботи.

На виклеювання кожного кластера буде потрібно 3-5 хвилин.

Порада: не забудьте сфотографувати отримані кластери.

Етап 4. Розробка плану дій

На цьому етапі ми формуємо продукт-артефакт, про який говорили на початку. Скажімо, це буде список дій для збільшення продажу. Він може бути невеликим, але розрахованим на всіх учасників фасілітаційної сесії. Для кожного пункту в списку повинен бути встановлений термін виконання і відповідальний (в ідеалі — хтось із присутніх). Важливо, щоб план і критерії ефективності були зрозумілі й однозначні для всіх. «Давайте навчимося делегувати» — це неконкретно. «Давайте Маша в найближчі два місяці передасть завдання з розвитку такого-то напрямку Свєті» — набагато зрозуміліше.

На це завдання може знадобитися до 40 хвилин.

Етап 5. Закриття

Важливий етап, яким не варто нехтувати. Без підсумків враження залишиться змазаним, а важливість минулої події для учасників буде неочевидною. Залучений керівник повинен подякувати групу за роботу, пройтися ще раз вголос по виробленому плану дій, запитати, що запам’яталося і з яким настроєм команда йде. Повірте, в такому випадку на наступну подібну сесію люди прийдуть із задоволенням!

Організаційні лайфхаки фасилітатора

Ось, що потрібно врахувати фасилітатору:

• Приміщення. Якщо ви плануєте очну фасілітаційну сесію, подумайте про місце проведення. Вам знадобиться досить просторе приміщення, щоб групам було комфортно і вистачало повітря. Якщо у вашому офісі такого немає, варто замислитися про оренду.

• Місце для стікерів. Подумайте, куди будете клеїти листочки з ідеями. Для цього можна використовувати або спеціальну фасілітаційну тканину і клей для неї, або фліпчарт, або просто стіну. У двох останніх випадках не забудьте про малярську стрічу: нею зручно закріплювати назви кластерів, написані на аркушах А4.

• Листи А4 і стікери. Звучить очевидно, але порада життєва: нагадайте учасникам, що відривати стікери треба акуратно, а писати ідеї — на стороні без клею. Перероблення може вас уповільнити.

• Маркери. Тонкі — для учасників і їх стікерів, товсті — для фасилітатора, щоб позначити назви кластерів на папері А4.

• Таймер. Можна використовувати ноутбук. Головне — щоб учасники сесії бачили, скільки у них є часу до завершення того чи іншого завдання. Але будьте гнучкими. У фасилітації кожен етап може вимагати різної кількості часу. Слухайте групу, стежте за динамікою.

На завершення — важлива ремарка. Фасилітатор — не те саме, що «модератор». Ця роль для багатьох незвична, бо передбачає відстороненість від генерації ідей. Завдання фасилітатора — стежити за процесом і динамікою, але не втручатися, не тиснути своїми думками і осяяннями. Тому якщо керівник хоче взяти безпосередню участь в брейнштормі і подальшому формуванні плану, варто делегувати роль фасилітатора зовнішній людині або комусь з іншої команди.

Читайте також

Як це — працювати з колегами з усього світу? Історії українців у міжнародних командах

Світ на карантині: як працюють в Австралії, Малайзії та на Балі

Як зрозуміти, що компанія вам не підходить?