Як провести ідеальну онлайн-презентацію

Так, відтепер ми живемо по-іншому. За останні кілька тижнів бізнес-комунікації повністю перейшли в онлайн. Зокрема, і презентації. Як ідеально презентувати проєкт, продукт, звіт в онлайн-режимі, розповідає Дмитро Малиночка, тренер із soft skills компанії ЕРАМ Ukraine.

Перший етап. Технічна підготовка до презентації онлайн

Напевно, буде зайвим нагадувати, що перед презентацією варто заздалегідь перевірити доступність та якість інтернету. І, що менш очевидно, — вивчити сам інструмент для онлайн-презентації.

Серед популярних зараз — Zoom, Teams. Наприклад, чи знали ви, що в Zoom є можливість відразу кільком людям використовувати дашборд, писати, малювати? Тому розібратися в інструкціях, опанувати можливості цих інструментів — найкраще, що ви можете зробити для підготовки презентації. «Поклацайте», перевірте, потестуйте з кимось, що відбувається по той бік екрану і як вас бачать ваші співрозмовники. Інколи спікери переконані, що все працює, а на практиці виявляється, що учасники презентації онлайн залишаються без відео.

Ще один момент, про який варто подбати: можливість під час презентації бачити питання учасників. Для цього хтось готує другий екран, я ж обираю в налаштуваннях функцію, яка дозволяє бачити питання одразу, коли вони з’являються в чатi, і відповідним чином реагувати. Бо бувають питання, вiдповiдь на якi важлива слухачевi одразу, iнакше вiн не зрозумiє подальшого.

Другий етап. Робота з самою презентацією

Перше, що треба зробити, — визначити мету: що ви хочете, щоби люди зрозуміли, запам’ятали та зробили після презентації? Коли є відповіді на ці три питання, компонуйте свій матеріал згідно з метою.

В цікавих презентаціях є багато прикладів, кейсів, на основі яких спікер робить висновки та дає рекомендації. Через приклади слухачі асоціюють його слова зі своїми життям, приміряють, чи можна використати цей досвід у своїх ситуаціях та як це зробити. Чим ближчі кейси для аудиторії, чим більш вони впізнавані, тим уважніше слухачі сприйматимуть вашу розповідь і тим більше вони запам’ятають. Структурно презентацію можна скомпілювати так:

Крім структурування інформації, на етапі підготовки важливо проговорювати свою презентацію. Не треба вчити текст! Досить зробити три різні репетиції:

1. Довільно формулюйте думки.
2. Скажіть це іншими словами, водночас зберігаючи суть.
3. А тепер ще раз ті самі думки іншими словами.

Це метод Сократа, який дозволить вам запам’ятати суть, а не слова.

Також перевірте, чи не розміщуєте ви на слайдах велику кількість тексту. Це призводить до розсіювання уваги і втомлює слухачів. Щоб оптимізувати, ви можете рухатися двома шляхами.

Перший — скорочувати текст і залишати тільки ключову інформацію. Другорядну ви розкриєте своїми словам.

Другий — розбивати великі обсяги інформації на кілька послідовних слайдів з одним фіналізуючим.

Третій етап. Проведення онлайн-презентації

Я раджу користуватися класичним планом презентації і від початку познайомити з ним свою аудиторію. Отже, що нас сьогодні чекає?

1. Вітання.
2. Перевірка звуку голосом і дублювання в чат на випадок, якщо в когось не працює звук і людина могла не зрозумiти, що ви перевiряєте.
3. Перевірка візуального ряду.
4. Структура презентації, яка допомагає сфокусуватися і відслідковувати, на якому етапі ми перебуваємо.
5. Регламент — це правила, якими будемо керуватися під час презентації, що можна, що не вітається, коли i як ставити питання.
6. Власне презентація і, за можливості, залучення аудиторії, інтерактив.
7. Ключове повідомлення.
8. Сесія питання/відповіді.
9. Повторно ключове повідомлення/заклик.

Зупинюсь на кількох важливих моментах, де спікери часто припускаються помилок.

Інтерактив

Він дозволяє спікеру зорієнтуватися в перебігу презентації і тримати увагу слухачів. Формат інтерактиву може бути різним: питання спікера, інтерактивні слайди, включення відео, тестування. Важливо, щоби люди знали правила вашого інтерактиву відразу. Може статися, що ви ставите слухачам загальне питання й чекаєте відповіді. Але вони не розуміють, як мають відповісти, бо їм не дали чітких інструкцій. Звідси тривала пауза й непорозуміння. Ось два приклади, як можна провести інтерактив.

Приклад перший: Питаємо: «Хто з вас користувався цією технологією? Поставте в чат плюс, якщо так, і мінус, якщо ні».

Приклад другий: Кількаетапне опитування щодо того, наскільки вам комфортно працювати з дому, де 0 — надзвичайно незручно, а 5 — супер комфортно. Варіанти відповідей можна вiдобразити на окремому слайді. Таких питань може бути декілька протягом презентації, наприкінці — оголошення результатів: «Якщо ви набрали від 0 до 3 — вам справді важко, а від 14 до 20 — ви природжений home worker».

❗ Важливо розуміти, що інтерактив розбавляє презентацію, особливо, якщо вона довга. В онлайн-презентацiях раджу кожні 5–7 хвилин робити такі зміни.

Динаміка

Часто люди без досвіду онлайн-презентацій розмовляють без поспіху, тихо. Від такої презентації немає енергії, її важко слухати, потрібні додаткові зусилля для зосередження.

На своїх тренінгах я раджу таким спікерам пришвидшувати мовлення. Але це не означає, що маємо уникати пауз. Навпаки. Динаміка складається з гучності голосу, швидкості мовлення та інтонації — для того, щоби виділити інформацію, підкреслити якусь думку. Паузи повинні залишатися, щоби люди могли засвоювати нову інформацію.

Багато спікерів, як онлайн, так і оффлайн, зізнаються, що бояться пауз: «Коли всі мовчать, я не знаю, що робити». Не варто боятися — знайте, що вони допомагають слухачам.

Бувають інші випадки, коли пауза необхідна для того, щоби спікер згадав якийсь факт. Якщо вона затягується, поясніть аудиторії, чому це відбувається. Наприклад:

— Колеги, друзі, мені треба трохи часу, щоби згадати/додати цю інформацію…

Люди розуміють, що в цей час відбувається й що це не проблема втрати зв’язку, якості інтернету чи звуку.

❗ Отже, щоби презентація онлайн виглядала жвавою, працюйте голосом, міняйте динаміку — від прискорення до уповільнення, по черзі, не зловживаючи повільним темпом. Також розділяйте: блоки в одному темпі, а висновки — в іншому.

Блок питання / відповіді

Передбачає залучення модератора. Його завдання регулювати потік питань, озвучувати, заохочувати. Якщо аудиторія понад 12 людей, спікер/модератор від початку попереджує, що питання можна ставити письмово. Також можете в цьому блоці заохочувати вмикати відео під час запитання — це додасть презентації людяності. Якщо слухачiв багато, модератор допоможе зiбрати питання, щоби не було затримок.

Жарти

Часто питають, чи варто використовувати заготовки, чи вони справді знімають напруження й налаштовують на доброзичливий лад? Не маю однозначної відповіді. Жарти можуть бути доречними й не викликати додаткового напруження. Водночас спікеру не варто очікувати реакції аудиторії у відповідь. Важливо також розуміти, що жарти — це не панацея, і готувати їх наперед я б не рекомендував. Проте, якщо ситуативно вдається вдало пожартувати, чому ні?

Четвертий етап. Зворотний зв’язок

Спікер може робити запит на зворотний зв’язок упродовж презентації онлайн: проговорив якусь частину, блок — попросив слухачів прореагувати, наскільки було корисно, цікаво. Важливо залишати час на відповіді — 30 секунд, хвилина.

Після презентації важливо не забути виконати обіцяне під час неї: відповісти на запитання, які потребували окремої підготовки, вислати презентацію, посилання. Якщо є потреба, провести анкетування, опитування.

Не буду обіцяти, що ви полюбите презентувати онлайн відразу. Адже звичні оффлайнові зустрічі дають ті емоційні реакції, невербальне спілкування, які надихають, підтримують. Цього дуже бракує в онлайні. Але з часом ви точно звикнете до нового формату й напрацюєте свої інструменти майстерних онлайн-презентацій.

Читайте також

8,5 антипорад, як зверстати презентацію

Професія: дизайнер презентацій. Що вивчати, де працювати?

Що читати дизайнерам: 8 книг для професійного розвитку