Как онлайн-сервисы могут упростить удаленную работу: 8 идей

Соучредитель сервиса Timso Александр Кагор рассказывает об онлайн-инструментах, которые помогут организовать работу и даже досуг удаленной команды.

1. Рабочая коммуникация

Программы: Slack, Microsoft Teams

Кажется, сейчас доступно так много приложений для общения, что можно было бы и не беспокоиться по этому вопросу и создать для рабочей коммуникации групповые чаты в Viber или Telegram, закрытые группы в Facebook. Многие компании так и поступают. И это неплохие варианты, если команды состоят из 2-5 человек. Но чем больше будет расти коллектив, тем больше будет засоряться и непрерывно посылать уведомления личный мессенджер. Вплоть до того, что он начнет вас раздражать.

Чтобы избежать этого, лучше отделить рабочий и личный чаты. В частности, для общения с командой подойдут Microsoft Teams или Slack. В этих сервисах есть ветки обсуждений. С их помощью удобно структурировать разные рабочие процессы и существует меньше шансов, что важная информация потеряется. А пропустив два часа обсуждения в чате телеграма, человек просто выпадает из контекста.

Преимущество этих платформ также в гибких настройках. Чат можно отключить после 18:00 и не получать уведомлений во внерабочее время. Это один из способов предотвратить выгорание.

Slack имеет бесплатную версию. Она ограничена, но подойдет для небольшой команды. За Microsoft Teams придется платить с самого начала. Также со Slack интегрируются такие сервисы для удаленной работы как Miro, Timso и десятки других.

2. Командный брейншторм

Программы: Zoom/Google Meet + Miro

Если вы соберете команду для мозгового штурма офлайн в одном помещении, их производительность через час-два существенно уменьшится — люди устанут сидеть, захотят есть и т.д. В онлайне брейншторм более эффективен, потому что позволяет участникам ненадолго отвлечься. Человек может отойти в туалет или кухню за бутербродом, удобно сесть или даже прилечь и продолжать обсуждение еще несколько часов.

Общие звонки можно проводить в Zoom или Google Meet, а заметки и визуализацию идей реализовать в Miro. Это такая интерактивная онлайн-доска, которую могут использовать одновременно многие люди — загружать документы, рисовать, делать заметки и т.д.

3. Задание и планирование

Программы: Asana, Trello

В этом направлении с переходом в онлайн меняется немного. Поэтому, как и в допандемийное время, для постановки задач и мониторинга их выполнения можно использовать приложения для управления проектами Asana, Trello и другие.

Правда, сервисы для продакт-менеджмента имеют один недостаток — все они нуждаются в отдельном специалисте или времени для обслуживания. К примеру, многие команды активно используют Asana в первые несколько недель, а затем забывают об этом инструменте. Поэтому необходим человек, который будет вносить планы, сортировать просроченные и удалять неактуальные задачи. Иначе особого смысла в таких сервисах нет.

4. Статусы и отчеты

Программа: Loom

Развивая стартап с интенсивным ростом, мы должны постоянно сверять статусы сотрудников. Это позволяет убедиться, что работа движется в правильном направлении.

Но люди выгорают от частых звонков. Оптимальный вариант, к которому мы пришли — звонок раз в две недели и ежедневный видеоотчет. Программа Loom позволяет записывать видео с экрана и вести запись с вебкамеры. Это удобный формат для кратких отчетов от 30 секунд до 5 минут. Работает лучше, чем отчет в текстовом формате.

5. Документация

Программа: Loom

Loom также позволяет записывать удобные гайды. Мы пробовали делать это текстом в Notion и Google docs, но видео работают лучше. Особенно если человек умеет рассказывать интересно и может пошутить в процессе.

6. Организационные вопросы

Программа: Timso

Речь о планировании отпусков, day off, посещений офиса (если у вас в компании гибридный формат работы). В оффлайне это обычно решают устно, просто говоришь руководителю: «Завтра я иду к дантисту». В онлайне часто такие обсуждения происходят в личных сообщениях, в которых очень легко запутаться.

Частично проблему решают те же гугл-таблицы, где все обозначают посещаемость, как и в школьном журнале. Однако уже через несколько месяцев в таблицах — хаос и беспорядок, потому что информации слишком много. Поэтому лучше выбрать сервис, который подтягивает аналитику и подробно мониторит показатели посещаемости. Для этого подходит Timso.

7. Виртуальный офис

Программа: SpatialChat 

Если вы скучаете по атмосфере офиса, сервис Spatial позволит создать виртуальное рабочее пространство. Он имитирует настоящий офис, где можно подойти к другим сотрудникам, увидеть их экраны, присоединиться к разговору. Там также можно проводить конференции или обсуждения.

8. Удаленные вечеринки

Программа: PizzaTime

Организовать настоящую вечеринку в Zoom для удаленной команды с едой и напитками поможет сервис PizzaTime. Здесь можно заказать пиццу и напитки, которые привезут одновременно всем сотрудникам, независимо от места их пребывания.

В PizzaTime найдут ближайшую пиццерию в вашем городе и сделают заказ. Стандартная стоимость услуги — 69 долларов плюс стоимость заказа. Однако если в команде более 75 человек, стоимость может возрасти. У Pizzatime также есть расширение для мессенджера Slack.

Читайте также

30 правил удаленной работы для команд, лидеров и дебютантов

Руководитель на ремоуте: как быть эффективным лидером удаленных команд

Неожиданный remote: как я вышла на новую работу и осталась дома