Як онлайн-сервіси можуть спростити віддалену роботу: 8 ідей

Співзасновник сервісу Timso Олександр Кагор розповідає про онлайн-інструменти, які допомагають організувати роботу і навіть дозвілля віддаленої команди.

1.     Робоча комунікація 

Програми: Slack, Microsoft Teams

Здається, зараз є так багато застосунків для спілкування, що можна було б і не перейматися цим питанням та створити для робочої комунікації групові чати у Viber чи Telegram, закриті групи у Facebook. Багато компаній так і роблять. І це непогані варіанти, якщо команди складаються з 2-5 людей. Але чим більше зростатиме колектив, тим більше буде засмічуватися і без упину надсилати сповіщення особистий месенджер. Аж до того, що він відверто почне вас дратувати.

Щоб уникнути цього, краще відокремити робочий і особисті чати. Зокрема, для спілкування з командою підійдуть Microsoft Teams або Slack. В цих сервісах є гілки обговорень. З їх допомогою зручно структурувати різні робочі процеси й існує менше шансів, що важлива інформація загубиться. Натомість пропустивши дві години обговорення в телеграмі, людина просто випадає з контексту. 

Перевага цих платформ також у гнучких налаштуваннях. Чати можна вимкнути після 18:00 і не отримувати повідомлень в позаробочий час. Це один зі способів запобігти вигоранню. 

Slack має безкоштовну версію. Вона обмежена, але підійде для невеликої команди. За Microsoft Teams доведеться платити від самого початку. Також зі Slack інтегруються такі сервіси для віддаленої роботи як Miro, Timso і десятки інших. 

2.     Командний брейншторм 

Програми: Zoom/Google Meet + Miro

Якщо ви зберете команду для мозкового штурму офлайн в одному приміщенні, їхня продуктивність за годину-дві суттєво зменшиться — люди втомляться сидіти, захочуть їсти тощо. В онлайні брейншторм ефективніший, бо дозволяє учасникам ненадовго відволіктись. Людина може відійти в туалет або на кухню за бутербродом, зручно сісти чи навіть прилягти й продовжувати обговорення ще кілька годин. 

Спільні дзвінки можна проводити в Zoom або Google Meet, а нотатки та візуалізацію ідей реалізувати в Miro. Це така інтерактивна онлайн-дошка, яку можуть використовувати водночас багато людей — завантажувати документи, малювати, робити нотатки тощо.  

3.   Завдання та планування 

Програми: Asana, Trello

В цьому напрямі із переходом в онлайн змінюється небагато. Тому, як і в допандемійні часи, для постановки завдань та моніторингу їх виконання можна використовувати застосунки для управління проєктами Asana, Trello та інші. 

Щоправда, сервіси для продакт-менеджменту мають одну ваду — всі вони потребують окремого спеціаліста або часу для обслуговування. До прикладу, багато команд активно використовують Asana в перші кілька тижнів, а потім забувають про цей інструмент. Тому потрібна людина, яка буде вносити плани, сортувати прострочені й видаляти неактуальні завдання. Інакше особливого сенсу в таких сервісах немає.  

4.   Статуси та звіти

Програма: Loom

Розвиваючи стартап з інтенсивним зростанням, ми мусимо постійно звіряти статуси співробітників. Це дає можливість переконатися, що робота рухається в правильному напрямку. 

Але люди вигорають від частих дзвінків. Оптимальний варіант, до якого ми прийшли, — дзвінок раз на два тижні та щоденний відеозвіт. Програма Loom дозволяє записувати відео з екрана та паралельно вести запис із вебкамери. Це зручний формат для коротких звітів від 30 секунд до 5 хвилин. Працює краще, ніж звітування у текстовому форматі. 

5.   Документація 

Програма: Loom

Loom також дозволяє записувати зручні гайди. Ми пробували робити це текстом в Notion та Google docs, однак відео працюють краще. Особливо, якщо людина вміє розповідати цікаво і може пожартувати в процесі.

6.   Організаційні питання 

Програма: Timso

Мова про планування відпусток, day off, відвідування офісу (якщо у вас в компанії — гібридний формат роботи). В офлайні це зазвичай вирішують усно, просто говориш керівнику: «Завтра я йду до дантиста». В онлайні часто такі обговорення відбуваються в особистих повідомленнях, в яких дуже легко заплутатися. 

Частково проблему вирішують ті ж гугл-таблиці, де всі позначають відвідуваність, як у шкільному журналі. Однак вже через кілька місяців в таблицях — хаос і безлад, бо інформації забагато. Тому краще обрати сервіс, який підтягує аналітику і детально моніторить показники відвідуваності. Для цього підходить Timso.

7.   Віртуальний офіс

Програма: SpatialChat 

Якщо ви сумуєте за атмосферою офісу, сервіс Spatial дозволить створити віртуальний робочий простір. Він імітує справжній офіс, в якому можна підійти до інших співробітників, побачити їхні екрани, доєднатися до розмови. Там також можна проводити конференції або обговорення.

8.     Віддалені вечірки 

Програма: PizzaTime

Організувати справжню вечірку в Zoom для віддаленої команди з їжею та напоями допоможе сервіс PizzaTime. Тут можна замовити піцу та напої, які одночасно привезуть усім співробітникам, незалежно від місця їхнього перебування. 

В PizzaTime знаходять найближчу піцерію у вашому місті та роблять замовлення. Стандартна вартість послуги — 69 доларів плюс вартість замовлення. Однак якщо в команді понад 75 людей, вартість може зрости. У Pizzatime також є розширення для месенджера Slack.

Читайте також

30 правил віддаленої роботи для команд, лідерів та початківців

Керівник на ремоуті: як бути ефективним лідером віддалених команд

Несподіваний remote: як я вийшла на нову роботу та залишилася вдома