«Как я испробовала 7 техник продуктивности за месяц»

Анна Гріньова

Контент-менеджерка у команді Happy Monday

22.09.20 Развитие 9 min reading

Действительно ли техники продуктивности помогают лучше организовать свою работу, или же только отнимают время и добавляют дискомфорта? SMM-щица Happy Monday, которая никогда не пользовалась ни одной техникой продуктивности и планирования, решила проверить на себе эффективность самых популярных из них.

Я Аня, SMM-щица и копирайтерка Happy Monday. Коллеги считают меня самодисциплинированной, продуктивной и оперативной: и это при том, что, кроме основного места работы, у меня есть несколько проектов на фрилансе. На самом деле мой секрет, как успевать больше, заключается в том, что суммарно на всех своих проектах я работаю больше 12 часов ежедневно.

В августе я захотела упорядочить свой work-life balance и научиться укладываться в 8-9 рабочих часов в день. Для этого я попыталась использовать популярные техники производительности, о которых другие авторы неоднократно писали на страницах журнала Happy Monday, а я сама никогда не испытывала на себе. Каждую из техник я использовала в своей работе в течение трех дней. Готова поделиться своим опытом и рассказать, нашлась ли среди них идеальная для меня.

Персональный канбан

Начать я решила с техники «Персональный канбан». Как использовать канбан-доску для работы в команде, мы уже писали. Я фиксировала на доске собственные задачи.

Суть техники: нужно отслеживать прогресс по собственным задачам, разделив их на три группы: «Надо сделать», «В работе» и «Готово». По ходу работы задачи продвигаются из одной группы в другую. Для этого можно использовать стикеры, магнитные доски, электронные таблицы и специальные приложения.

Эту технику советуют людям, которые работают одновременно над несколькими проектами, о части из которых они периодически забывают или не доводят до конца. Я в своей работе совмещаю задачи SMM-специалиста, копирайтера и редактора, и задач у меня действительно много. Правда, забывать о чем-то не приходилось.

Мой опыт: я очень хотела использовать стикеры — мне это казалось очень приятным и вдохновляющим. Но персональный канбан в формате бумажных стикеров прожил 10 минут: еще на этапе, когда я сформировала группу задач «Надо сделать», стикеры начали отпадать как от стекла, так и со стенки шкафа. С магнитной доской точно было бы удобнее, но ее у меня нет. Поэтому я с грустью вздохнула и зарегистрировалась в Trello, чтобы вести свой персональный канбан там.

Поскольку моя главная проблема — жертвовать личным временем ради работы, я решила обязательно заносить в свой канбан не только рабочие, но и личные задачи, такие как пробежка, зарядка, чтение, изучение языков и визит к врачу.

После трех дней эксперимента перечень задач в группе «Готово» был такой длинный, что я была довольна собой. Но думаю, эта техника больше подойдет людям, у которых есть долговременные задачи, а не много тасков-однодневок. У меня же большинство задач закрываются в течение дня, и лишь немногие живут от нескольких дней до двух-трех недель. Поэтому чаще всего я забывала фиксировать выполнение мелких задач, а в конце дня сразу переносила задачу из «Нужно сделать» в «Готово». Не потому, что это удобно, а только ради эксперимента.

Вывод: торжественное перенесение задачи в следующую группу действительно мотивирует, но техника лучше работает с долгосрочными задачами.

Техника «Съешь эту лягушку»

Если персональный канбан — это способ отслеживать прогресс и ничего не забыть, то следующая техника требует изменить подход к выполнению заданий.

Суть техники: в первую очередь браться за более сложные / длительные / неприятные задачи, а те, что проще, делать в последнюю очередь. Это позволяет избегать ситуаций, когда на задачи, которые требуют много ресурсов, вдруг не хватает сил и времени.

Мой опыт: у меня в работе нет неприятных задач (серьезно!), но я действительно обычно начинаю день с простых и таких, которые можно быстро закрыть и забыть (например, запланировать публикации в соцсетях). А уже во второй половине дня, покончив со всеми мелкими задачами, берусь за написание статей. Поэтому в рамках эксперимента я решила делать все наоборот и в начале дня выделять время на объемные задачи, которые все равно не смогу сегодня закрыть, но по крайней мере точно найду на них время.

Вывод: техника действительно работает. Мне действительно удавалось в течение дня больше времени работать над статьями и при этом успевать справиться с другими мелкими задачами.

Таймбоксинг

Техника, элементы которой я и раньше использовала при формировании своего расписания, но думала, что «изобрела» его сама.

Суть техники: чтобы точно успеть все запланированное, нужно не просто сформулировать список дел на день, а выделить на каждый пункт конкретное время в расписании. Это поможет избегать ситуаций, когда вы целый день потратили на одну задачу, хотя должны были успеть три. Также подходит людям, которые часто жертвуют частью планов на день, потому что внезапно на это не хватило времени.

Время	Задача
8:00-9:30	Фриланс
9:30-10:00	Разгрести почту, сформировать план на день
10:00-13:00	SMM для Happy Monday
13:00-13:45	Обед
13:45-18:00	Статьи для Happy Monday
19:00-19:30	Ужин
20:10-21:40	Английский

Мой опыт: я и раньше жила по расписанию. Поскольку я часто жертвую личными задачами, то их я тоже вношу в свой план на день. Но на практике следовать этому расписанию получается не всегда: как минимум потому, что довольно часто на меня сваливаются внезапные задачи, которые я не вносила в расписание, но их надо выполнить немедленно.

Три дня эксперимента доказали, что выделить конкретное время на каждую рабочую задачу я не смогу из-за обилия форс-мажоров и задач, скорость выполнения которых зависит не только от меня. В каждый из трех дней эксперимента попытки строго соблюдать технику провалились: мне удавалось только вовремя начать работу, вовремя закончить и найти время на обед. Впрочем, это уже неплохо.

Вывод: техника подойдет людям, которые работают над рутинными задачами, не слишком зависят от внешних обстоятельств и не соприкасаются с форс-мажорными ситуациями.

«Помодоро»

«Помодоро» — техника, которую называют средством от прокрастинации. Ее цель — помочь сконцентрироваться на одной конкретной задачи, не отвлекаясь. И до того, как ее попробовать, я была уверена, что и так не отвлекаюсь. Но я очень ошибалась.

Суть техники: работать над задачами промежутками по 30 минут. 25 минут тратить на работу, а 5 минут — на отдых. Один такой промежуток называют «помидором». После каждого четвертого «помидора» рекомендуют делать перерыв подольше (15-30 минут).

Кстати, с техникой производительности «Помодоро» прекрасно сочетается инструмент Moody от Happy Monday. Это способ сосредоточиться и одновременно следить за временем.

Выбирайте звуки дождя, фортепиано или даже мурлыканье кота, настраивайте таймер — и создавайте настроение для работы и отдыха.

Попробовать

Мой опыт: я попыталась ставить таймер на 25 минут и работать, не отвлекаясь ни на что. И тут на моем пути возникли два препятствия:

у меня есть задачи, для выполнения которых требуется меньше 25 минут;
не отвлекаться на соцсети я могу легко, но увидеть сообщение slack или письмо на рабочей почте и не открывать его, пока не просигналит таймер, для меня оказалось нереально.

Я из тех людей, которые открывают сообщения сразу, тем более рабочие. За три дня эксперимента я так и не научилась игнорировать оповещения с рабочих чатов.

Вывод: подойдет людям, которые часто отвлекаются от работы на соцсети и личную переписку. Хотя я так и не смогла себя пересилить.

Getting Things Done

Я не могла обойти вниманием гуру производительности Дэвида Аллена — создателя метода управления временем Getting Things Done, автора бестселлера «Как упорядочить дела. Искусство продуктивности без стресса».

Кстати, на YouTube-канале Happy Monday вы найдете эксклюзивное интервью с Дэвидом Алленом. Говорили о поиске себя и планировании.

Суть техники: если кратко, то нужно как можно меньше держать в голове, и как можно больше — на бумаге (или другом носителе).

Все дела переносятся с головы на внешний носитель (бумагу, электронную таблицу и др.).
Каждую задачу стоит конкретизировать. Например, не просто написать «Статья», а расписать детальные шаги: написать эксперту и попросить комментарий, посмотреть видео по теме, утвердить структуру и тому подобное. Чем подробнее будет расписана каждая задача, тем больше вероятность, что ее выполнение сдвинется с мертвой точки. Понятные шаги легче начать делать, чем что-то большое и абстрактное.
Для каждого шага нужно указать дедлайн, задачи привязать к проектам, если что-то можно делегировать — сделать это и указать, кому делегировано.
В процессе выполнения список список стоит корректировать: постоянно просматривать список дел на день, неделю и месяц, менять дедлайны при необходимости, фиксировать сделанное и отказываться от задач, которые отнимают много времени и не демонстрируют отдачи.

Мой опыт: до этого я составляла лишь короткие списки дел на день и на месяц. Когда я начала расписывать задачи и делить на подпункты, это действительно помогло — особенно с задачами, которые не решаются за 1 день. Разделение большой задачи на небольшие шаги помогает не прокрастинировать с ее исполнением. Но важно выделять время в начале каждого дня, чтобы пересмотреть старые списки и сформулировать новые.

Вывод: метод работает и в первую очередь подойдет менеджерам и руководителям, которые работают над крупными длительными проектами.

Матрица Эйзенхауера

Когда уже начала составлять списки, то остановиться трудно — поэтому следующая техника производительности тоже связана со списками. Матрица Эйзенхауэра предлагает разделить задачи по срочности и важности.

Суть техники: лист бумаги разделить на две оси и четыре части:

горизонтальная ось отражает срочность; слева — более срочные задачи, справа — менее срочные;
вертикальная ось отвечает за важность задачи; выше — более важные, ниже — менее важные.

Соответственно получаем четыре группы задач:

Срочные, важные.
Срочные, неважные.
Важные, несрочные.
Несрочные, неважные

Именно в таком порядке и следует их выполнять.

Мой опыт: матрица Эйзенхауэра сразу обнажила мою слабую сторону — расстановку приоритетов. Я не представляла, как поделить задачи на «срочные, важные» и «срочные, неважные» — для меня все срочное важно. Сложно было заполнить группу с «несрочными, неважными» задачами — ни одну рабочую задачу я не могу охарактеризовать таким образом, поэтому вписала туда все нерабочие планы — пройти урок испанского, сделать зарядку, почитать книгу. Таким образом матрица Эйзенхауэра окончательно подтвердила, что с work-life balance у меня проблемы.

Вывод: возможно, это не лучшая в мире техника, чтобы начать успевать все, но она точно поможет в процессе работы ответить на вопрос: «А не ерундой я занимаюсь?» (если важных дел у вас окажется слишком мало) и поможет научиться расставлять приоритеты в жизни и работе.

Список, что делать и что НЕ делать

Месяц эксперимента пролетел очень быстро, и вот настал черед последней техники, которую я выбрала. Она тоже состоит в составлении списков.

Суть техники: упорядочить нужно не только перечень дел, которые нужно выполнить, но и список вещей, от которых точно стоит отказаться, потому что они вас отвлекают. Конечно, не просто записать, но и действительно не делать выписанное.

Мой опыт: таким оказался мой ежедневный список «НЕ делать»:

❌ не открывать личные соцсети в рабочее время;

❌ не смотреть сериал «в фоновом режиме» во время работы (так, грешу таким дома);

❌ не отвлекаться на сообщение рабочих чатах / письма, пока не пройдут 25-минут, если вы практикуете еще технику «Помодоро», или пока не выполните задачу.

Когда ты занимаешься SMM, то список соцсетей, которые ты не будешь открывать в рабочее время, не такой уж и большой. Мне пришлось пожертвовать только моим любимым твиттером (уже даже задумалась, не предложить ли Happy Monday создать страницу и там). Впрочем, я не видела смысла так жестко ограничивать себя на весь рабочий день, поэтому позволила себе листать ленту во время обеденного перерыва. В конце концов, нет такой техники производительности, которая рекомендовала работать 8 часов подряд, не отвлекаясь.

Вывод: если у вас все в порядке с силой воли, то техника будет работать.

Мой выбор — скомбинировать несколько методик

7 техник продуктивности, которые я испытала на себе, отнюдь не противоречат друг другу: одни помогают не отвлекаться, другие — ни о чем не забыть, так что их можно смело сочетать мой собой. После этого эксперимента я вряд ли буду на 100% придерживаться какой-то одной техники, но точно возьму из каждой на вооружение то, что работает для меня:

начинать день с более сложных и объемных задач;
внести элементы таймбоксинга в работу — хотя бы для того, чтобы вовремя начинать и завершать рабочий день, делать перерыв на обед и разминку;
обязательно записывать все задачи на день, а также планировать неделю и месяц.

И пусть я не нашла методику, которая бы подходила мне на 100%, этот месяц я действительно не перерабатывали и тратила на работу не более 8-9 часов в течение дня. Поэтому если вы много работаете и все равно ничего не успеваете (или успеваете, жертвуя сном, обедом и личной жизнью) — советую окунуться в мир техник производительности. Какая-то из них точно вам откликнется.