«Як я випробувала 7 технік продуктивності за місяць»

Чи справді техніки продуктивності допомагають краще організувати свою роботу, або ж лише забирають час і додають дискомфорту? SMM-ниця Happy Monday, яка ніколи не користувалася жодною технікою продуктивності та планування, вирішила перевірити на собі ефективність найпопулярніших із них. 

Я Аня, SMM-ниця та копірайтерка Happy Monday. Колеги вважають мене самодисциплінованою, продуктивною та оперативною: і це при тому, що, крім основного місця роботи, я маю ще кілька проєктів на фрилансі. Насправді мій секрет, як усе встигати, полягає в тому, що сумарно на усіх своїх роботах я працюю більше 12 годин щодня.

У серпні я захотіла впорядкувати свій work-life balance і навчитися вкладатися у 8-9 робочих годин на день. Для цього я спробувала використати популярні техніки продуктивності, про які інші автори неодноразово писали на сторінках журналу Happy Monday, а я сама ніколи не випробовувала на собі. Кожну з технік я використовувала у своїй роботі протягом трьох днів. Готова поділитися своїм досвідом і розповісти, чи знайшлася серед них ідеальна для мене.

Персональний канбан

Почати я вирішила з техніки «Персональний канбан». Як використовувати канбан-дошку для роботи у команді, ми вже писали. Я ж фіксуватиму на дошці власні задачі.  

Суть техніки: потрібно відслідковувати прогрес по власних задачах, розділивши їх на три групи: «Треба зробити», «У роботі» та «Готово». По ходу роботи задачі просуваються з однієї групи в іншу. Для цього можна використовувати стікери, магнітні дошки, електронні таблиці та спеціальні додатки. 

Цю техніку радять людям, які працюють одночасно над декількома проєктами, про частину з яких вони періодично забувають або не доводять до завершення. Я у своїй роботі поєдную задачі SMM-спеціаліста, копірайтера та редактора, тож задач у мене дійсно багато. Щоправда, забувати про щось не доводилося. 

Мій досвід: я дуже хотіла використовувати стікери — мені це здавалося дуже наочним і надихаючим. Але персональний канбан у форматі паперових стікерів прожив 10 хвилин: ще на етапі, коли я сформувала групу задач «Треба зробити», стікери почали відпадати як зі скла, так і зі стінки шафи. З магнітною дошкою точно було б зручніше, але її у мене немає. Тож я сумно зітхнула і зареєструвалася у Trello, щоб вести свій персональний канбан там.

Оскільки моя головна проблема — жертвувати особистим часом заради роботи, я вирішила обов’язково заносити у свій канбан не лише робочі, але й особисті задачі, такі як пробіжка, зарядка, читання, вивчення мов та візит до лікаря.

Після трьох днів експерименту перелік задач у групі «Готово» був такий довжелезний, що я була задоволена собою. Але думаю, ця техніка більше підійде людям, у яких є довготривалі задачі, а не багато тасків-одноденок. У мене ж більшість задач закриваються протягом дня, і лише деякі живуть від кількох днів до двох-трьох тижнів. Тож найчастіше я просто забувала фіксувати виконання дрібних задач, а наприкінці дня одразу переносила задачу з «Потрібно зробити» у «Готово». Не тому, що це зручно, а лише заради експерименту.

Висновок: урочисте перенесення задачі у наступну групу дійсно мотивує, але техніка краще працює з довготривалими задачами.

Техніка «З’їж цю жабу»

Якщо персональний канбан — це спосіб відстежувати прогрес і нічого не забути, то наступна техніка вимагає змінити підхід до виконання завдань. 

Суть техніки: насамперед братися за більш складні / тривалі / неприємні задачі, а найпростіше робити в останню чергу. Це дозволяє уникати ситуацій, коли на задачі, що потребують багато ресурсів, раптом бракує сил і часу.

Мій досвід: у мене в роботі немає неприємних задач (серйозно!), але я дійсно зазвичай починаю день з простіших і таких, які можна швидко закрити й забути (наприклад, запланувати публікації у соцмережах). А вже в другій половині дня, покінчивши з усіма дрібними задачами, беруся за написання статей. Тож у рамках експерименту я вирішила робити все навпаки і на початку дня виділяти час на об’ємні задачі, які все одно не зможу сьогодні закрити, але принаймні точно знайду на них час.

Висновок: техніка справді працює. Мені дійсно вдавалося протягом дня більше часу працювати над статтями і при цьому встигати закривати й інші дрібні задачі. 

Таймбоксинг

Техніка, елементи якої я і раніше використовувала при формуванні свого розкладу, але думала, що «винайшла» її сама. 

Суть техніки: щоб точно встигнути усе заплановане, потрібно не просто сформулювати список справ на день, а виділити на кожний пункт конкретний час у розкладі. Це допоможе уникати ситуацій, коли ви цілий день витратили на одну задачу, хоча мали б встигнути виконати три. Техніка також підходить людям, які часто жертвують частиною планів на день, бо їм раптово забракло на них часу.

Мій досвід: я і раніше жила за розкладом. Оскільки я найчастіше жертвую особистими задачами, то їх я теж вношу у свій план на день. Але на практиці дотримуватися цього розкладу виходить не завжди: як мінімум тому, що досить часто на мене звалюються раптові задачі, які я не вносила у розклад, але їх треба виконати негайно.

Три дні експерименту довели, що виділити точний час на кожну робочу задачу я не зможу через велику кількість форс-мажорів і завдань, швидкість виконання яких залежить не лише від мене. У кожен із трьох днів експерименту спроби суворо дотримуватися цієї техніки було провалено: мені вдавалося лише вчасно почати роботу, вчасно закінчити і знайти час на обід. Втім, це вже непогано.  

Висновок: техніка підійде людям, які працюють над рутинними задачами, не надто залежать від зовнішніх обставин та не стикаються з форс-мажорними ситуаціями. 

«Помодоро»

«Помодоро» — техніка, яку називають засобом від прокрастинації. Вона має на меті допомогти концентруватися на одній конкретній задачі, не відволікаючись. І до того, як її спробувати, я була впевнена, що і так не відволікаюся. Але я дуже помилялася.

Суть техніки: працювати над завданнями проміжками по 30 хвилин. 25 хвилин витрачати на роботу, а 5 хвилин — на відпочинок. Один такий проміжок називають «помідором». Після кожного четвертого «помідора» радять робити довшу перерву (15-30 хвилин).

До речі, з технікою продуктивності «Помодоро» чудово поєднується інструмент Moody від Happy Monday. Це спосіб зосередитися і одночасно слідкувати за часом.

Мій досвід: я спробувала ставити таймер на 25 хвилин і працювати, не відволікаючись ні на що. І тут на моєму шляху виникли дві перешкоди:

• у мене є задачі, для виконання яких потрібно менше 25 хвилин;
• не відволікатися на соцмережі я можу легко, але побачити повідомлення у slack або лист на робочій пошті і не відкривати його, поки не просигналить таймер, для мене виявилося нереально.

Я з тих людей, які відкривають усі повідомлення одразу, а робочі й поготів. За три дні експерименту я так і не навчилася ігнорувати сповіщення з робочих чатів.

Висновок: підійде людям, які часто відволікаються від роботи на соцмережі та особисте листування. Хоча я так і не змогла себе пересилити. 

Getting Things Done

Я не могла оминути увагою гуру продуктивності Девіда Аллена — творця методу управління часом Getting Things Done, автора бестселера «Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу». 

До речі, на YouTube-каналі Happy Monday ви знайдете ексклюзивне інтерв’ю з Девідом Алленом. Говорили про пошук себе та планування.

Суть техніки: якщо коротко, то потрібно якомога менше тримати у голові, і якомога більше — на папері (або іншому носії).

1. Усі справи переносяться з голови на зовнішній носій (папір, електронну таблицю тощо).
2. Кожну задачу потрібно конкретизувати. Наприклад, не просто написати «Стаття», а розписати детальні кроки: написати експерту і попросити про коментар, подивитися відео по темі, затвердити структуру тощо. Чим детальніше буде розписана кожна задача, тим більша ймовірність, що її виконання зрушить з мертвої точки. Невеликі й зрозумілі кроки легше почати робити, ніж щось велике та абстрактне. 
3. Для кожного кроку потрібно вказати дедлайн, задачі прив’язати до проєктів, якщо щось можна делегувати — зробити це і вказати, кому делеговано. 
4. У процесі виконання список задач варто коригувати: постійно переглядати перелік справ на день, тиждень та місяць, змінювати дедлайни за потреби, фіксувати зроблене і відмовлятися від задач, які забирають багато часу та не приносять результат.
   

Мій досвід: до цього я складала лише короткі списки справ на день та на місяць. Коли я почала розписувати задачі і ділити на підпункти, це справді допомогло — особливо з задачами, які не вирішуються за 1 день. Поділ великої задачі на невеликі кроки допомагає не прокрастинувати з її виконанням. Але важливо виділяти на початку кожного дня час на те, щоб переглянути старі списки і сформулювати нові. 

Висновок: метод працює і в першу чергу підійде менеджерам та керівникам, які працюють над великими тривалими проєктами. 

Матриця Ейзенхауера

Коли вже почала складати списки, то зупинитися важко — тож наступна техніка продуктивності теж пов’язана зі списками. Матриця Ейзенхауера пропонує поділити задачі за терміновістю та важливістю. 

Суть техніки: аркуш паперу розділити на дві вісі та чотири частини:

• горизонтальна вісь відображає терміновість; ліворуч — більш термінові задачі, праворуч — менш термінові;
• вертикальна вісь відповідає за важливість задачі; вище — більш важливі, нижче — менш важливі. 

Відповідно отримуємо чотири групи задач:

1. Термінові, важливі.
2. Термінові, неважливі.
3. Важливі, нетермінові.
4. Нетермінові, неважливі. 

Саме у такому порядку і варто їх виконувати. 

Мій досвід: матриця Ейзенхауера одразу виявила мою слабку сторону — розставлення пріоритетів. Я не уявляла, як поділити задачі на «термінові, важливі» та «термінові, неважливі» — для мене усе термінове є важливим. Складно було заповнити групу з «нетерміновими, неважливими» задачами — жодну робочу задачу я не можу охарактеризувати таким чином, тож вписала туди усі неробочі плани — пройти урок іспанської, зробити зарядку, почитати книгу. Таким чином матриця Ейзенхауера остаточно підтвердила, що з work-life balance у мене проблеми. 

Висновок: можливо, це не найкраща у світі техніка, щоб почати встигати все, але вона точно допоможе у процесі роботи відповісти на питання: «А чи не дурнею я займаюся?» (якщо важливих справ у вас раптом виявиться надто мало) та допоможе навчитися розставляти пріоритети у житті та роботі. 

Список, що робити і що НЕ робити

Місяць експерименту промайнув дуже швидко, і от настала черга останньої техніки, яку я обрала. Вона теж полягає у складанні списків.

Суть техніки: впорядкувати потрібно не лише перелік справ, які потрібно виконати, але й список речей, від яких точно варто відмовитися, бо вони вас відволікають. Звісно, не просто записати, але й дійсно не робити виписане. 

Мій досвід: таким виявився мій щоденний список «не робити»:

❌ не відкривати особисті соцмережі у робочий час;

❌ не дивитися серіал «у фоновому режимі» під час роботи (так, грішу таким вдома);

❌ не відволікатися на повідомлення у робочих чатах/листи, поки не минуть 25 хвилин, якщо ви практикуєте щетехніку «помодоро», або поки не виконаєте завдання. 

Коли ти займаєшся SMM, то список соцмереж, які ти не відкриватимеш у робочий час, не такий вже і великий. Мені довелося пожертвувати лише улюбленим твіттером (вже навіть замислилася, чи не запропонувати Happy Monday створити сторінку і там). Втім, я не бачила сенсу так жорстко обмежувати себе на весь робочий день, тому дозволила собі гортати стрічку під час обідньої перерви. Зрештою, немає такої техніки продуктивності, яка б рекомендувала працювати 8 годин поспіль, не відволікаючись. 

Висновок: якщо у вас все гаразд із силою волі, то техніка працюватиме. 

Мій вибір — скомбінувати кілька методик

7 технік продуктивності, які я випробувала, аж ніяк не протирічать одна одній: одні допомагають не відволікатися, інші — ні про що не забути, тож їх можна сміливо поєднувати між собою. Після цього експерименту я навряд чи буду 100% дотримуватися якоїсь конкретної техніки, але точно візьму з кожної на озброєння те, що працює для мене: 

• починати день з більш складних та об’ємних задач;
• внести елементи таймбоксингу у роботу — хоча б для того, щоб вчасно починати та завершувати робочий день, робити перерву на обід та фізичну розминку;
• обов’язково записувати усі задачі на день, а також планувати тиждень і місяць.

І нехай я не знайшла методику, яка б підходила мені на 100%, цей місяць я дійсно не перепрацьовувала і витрачала на роботу не більше 8-9 годин протягом дня. Тому якщо ви багато працюєте і все одно нічого не встигаєте (або встигаєте, жертвуючи сном, обідом та особистим життям) — раджу поринути у світ технік продуктивності. Якась із них точно вам відгукнеться. 

Читайте також

Самодисципліна як суперсила: 10 порад, як розвинути корисну навичку

«З 10 до 19? Ні, не чули». Історії про альтернативний графік роботи

«Не чекайте на ідеальну роботу»: інтерв’ю з Девідом Алленом