Внутрішні комунікації під час війни: як налаштувати команду на продуктивну роботу

Повномасштабна війна в Україні триває вже понад три місяці. Попри все, держава закликає українські компанії відновлювати роботу для забезпечення економічного тилу. Своєю чергою, відновлення роботи бізнесу треба починати з налагодження діалогу з командою, адже внутрішні комунікації — це кровоносна система компанії. Так вважає Head of HR агенції комунікацій «ВАРТО» Слава Кондрацька і ділиться порадами, як налаштувати команду на продуктивну роботу в надзвичайних умовах.

Де комунікувати з командою 

Почати роботу варто з визначення основних каналів комунікації з колективом. Ці канали повинні бути системними та постійними, доступними для всіх працівників компанії, а комунікація в них має вестися у форматі діалогу.

Для продуктивної роботи краще використовувати формальний та неформальний канали комунікації. Формальний підійде для обговорення всіх поточних робочих завдань. Це можуть бути окремі чати для кожного відділу або спільний для всієї команди. Наприклад, ми в агенції у такому чаті ділимося новинами про проєкти, над якими працюємо, шеримо публікації про роботу команди, що виходять у ЗМІ, розповідаємо про оновлення в планах тощо. 

Неформальний канал комунікації — це єдиний спільний чат усієї команди, в якому працівники обговорюють новини сфери, діляться смішинками, потребами, інтересами. Це діалог між усіма працівниками, який виконує функцію взаємопідтримки. 

Чому краще розділити ці два канали? Бо вони виконують різні функції. Неформальний чат буде виступати каналом зв’язку з будь-яких питань фактично 24/7, тоді як за обговореннями у робочому чаті людина може не стежити в неробочий час. Також такий розподіл дозволяє зручно структурувати та легше знаходити за потреби важливу інформацію. 

Для конструктивної комунікації та підтримки команди в неформальному чаті необхідно встановити правила, що допоможуть стабілізувати команду. Головне з них — уникати панічних настроїв та поширення негативних новин. Натомість краще запропонувати обмінюватися важливою та корисною інформацією, кейсами та позитивними новинами.

Крім письмової комунікації, можна також влаштовувати відеозустрічі кілька разів на тиждень. У нас в агенції такі «хвилинки позитиву» проходять двічі на тиждень: у вівторок та у п’ятницю. Протягом загальної для всієї команди зустрічі у Zoom чи Google Meet всі працівники діляться з колегами однією-декількома своїми робочими перемогами, а також хорошими новинами.

Про що спілкуватися з командою 

Ваші працівники мають розуміти, що саме керівництво компанії буде робити для безпеки команди, на яку підтримку працівник може реально розраховувати та як вона буде реалізована.

Також керівникам необхідно стежити за емоційним станом підлеглих та всіляко підтримувати їх під час спільних зустрічей. З базових кроків: прокомунікувати, що апатія та смуток — це нормально, надати контакти психологічної підтримки/психолога, сформувати рекомендації щодо різних тригерів війни. Емоційний стан людей також необхідно враховувати, формуючи вимоги до працівників — як мінімум, розуміти, що ефективність їхньої роботи може бути моментами нульова, та працювати з тим, щоб спочатку повернути людині віру, а вже потім націлювати на продуктивну роботу. 

Робота цілком може стати острівцем стабільності та емоційної безпеки для команди, тож вкрай важливо інформувати співробітників щодо поточної ситуації в компанії (позиції відносно війни, допомоги, що надається ЗСУ, ТрО або волонтерам, стратегії діяльності на час війни), а також щодо найближчого майбутнього — про ризики та можливості для бізнесу, плани щодо подальшої долі компанії. Подати всю цю інформацію можна в офіційному листі з дублюванням у неформальний чат, у відеозверненні від керівництва або на спільній відеозустрічі з командою. Обов’язково надайте колективу можливість поставити всі запитання, які хвилюють людей.

Як підтримувати співробітників

Більшість емоцій під час війни — негативні. Однак не можна дозволити команді зануритися з головою у ці переживання та впасти у депресію. У нескінченному потоці новин губляться дрібки будь-якого позитиву, тож гарною практикою для збереження бойового духу та продуктивності команди буде запровадження різних заходів для колективної «розкрутки» від негативу та тривоги. 

Що це може бути?

• Командні «хвилинки позитиву», про які вже розповідала вище. Така практика буде корисною і в мирний час, а під час війни — особливо.
• Спільна традиція, яка сприятиме об’єднанню команди. Наприклад, ми в агенції влаштовуємо фотозвіт наших світанків, але це можуть бути також фото обідів, селфі за роботою тощо. Альтернативні ідеї для флешмобу: обмін корисним/розважальним контентом або хвилинка мемів. В останньому випадку важливо все ж таки враховувати контекст дня та те, що існують неприйнятні для багатьох теми. 
• Регулярне відеозвернення від керівництва компанії до працівників. Краще робити декілька невеликих відеоповідомлень, але частіше, замість лонгрідів раз на один-два тижні. СЕО може розповісти про ключові новини компанії та відповісти на запитання, які хвилюють працівників.
• Спільні перегляди відео, фільмів або корпоративне навчання. Ці корисні активності також допоможуть об’єднати команду та зробити перерву на позитив. 

Ми чули від деяких колег та клієнтів: «Наші власники зараз займаються виробництвом, їм не до нас, вони не комунікують, їм важливіше врятувати бізнес». Спираючись на 17-річний досвід у комунікаціях, команда нашої агенції впевнена, що перше, над чим треба активно працювати бізнесу за такої глобальної кризи — це внутрішні комунікації для утримання колективу. А за підтримки команди можна буде впевнено повертатися до активної роботи. Головне — систематичність, взаємопідтримка та віра в перемогу України. Адже вона точно буде за нами!

Читайте також

Акцент на «‎тут і зараз»‎: як війна змінила роль і функції HR

5 порад, як бізнесу спілкуватися з клієнтами з-за кордону під час війни

Як IT-бізнес підтримує співробітників під час війни: досвід Universe