30 правил віддаленої роботи для команд, лідерів та початківців

Прикрий вірус з короною змусив усіх нас раптово змінити стиль життя. Зокрема, новою нормою для багатьох стала віддалена робота. Зібрали для вас поради від різних спеціалістів, як працювати вдома і при цьому залишатися продуктивним, не переїдати і не перепрацьовувати, залишатися на зв’язку з командою і підтримувати один одного.

Поради від копірайтерки
та SMM-ниці Happy Monday

Аня Гріньова живе в Одесі і працює з дому вже третій рік: «Моя перша віддалена робота була настільки віддаленою, що своїх колег я ніколи не бачила і не чула. Працюючи в Happy Monday, я раз на місяць приблизно на тиждень приїжджаю в київський офіс, щоб підтримувати зв’язок із командою. І маю сказати, що вдома мені працюється набагато продуктивніше».
Ось поради Анни, як не відволікатися на хатні справи і не втрачати робочий настрій, працюючи вдома.

1. Чітко встановіть робочі години. Попри те, що вас ніхто не контролює, не варто піддаватися спокусі сьогодні розпочати роботу о 8 ранку, а завтра об 11. Я завжди сідаю за ноутбук о 8:30, щоб півгодинки витратити на перегляд особистої пошти, гортання стрічки соцмереж, а о 9 вже розпочати роботу. Те саме стосується і часу завершення робочого дня. Зізнаюся, тут у мене набагато більше спокуси затриматися «на роботі». Ідеал, до якого я прагну, але весь час порушую — завершувати працювати о 19. 

2. Створіть дійсно робочу атмосферу. Для мене робота з дому — це в жодному випадку не робота у піжамі з ліжка. Ноутбук у ліжко я беру тільки на вихідних, а у робочий час працюю лише за столом. Одяг домашній, але не піжама.

3. Хатні справи — або до початку роботи, або у обідню перерву. Я не варю борщ у перервах між тасками — мені вистачає багатозадачності і в роботі. Прибрати в квартирі, завантажити білизну у пралку — все це я намагаюся зробити до початку робочого дня. Якщо мені потрібно вийти у магазин, я роблю це у один і той самий час — у обідню перерву.

4. Дотримуйтесь режиму харчування.  Насправді вдома це робити набагато легше. У офіс хтось підступно може принести печиво, а у мене вдома ніякого печива і солодощів немає, бо я їх не купую. Я не з тих людей, яких вабить холодильник, тому його я відкрию лише один раз за день — коли в мене буде обідня перерва. 

5. Не забувайте про фізичну активність. Найбільша проблема віддаленої роботи — складно проходити 10 000 кроків на день, коли від ліжка до робочого місця лише два кроки. Мій вихід з цієї ситуації — ранкові пробіжки та фізичні вправи вдома за допомогою мобільного додатку.

6. Пам’ятайте, що колеги в чаті вас не бачать. Віддалена робота передбачає вирішення більшості питань у текстовому форматі, і набагато рідше — у відеорежимі. Під час особистого спілкування ми зчитуємо настрій співрозмовника за мімікою, жестами, інтонацією. У чаті ви послуговуєтеся тільки текстом. Ретельніше підбирайте слова, використовуйте емоджі, які допоможуть зрозуміти вас правильно. 

7. Працювати з дому простіше, коли ви вдома самі. Проте карантин створив умови, коли нас у одній квартирі на віддаленій роботі двоє. Зізнаюся, це важко. Раджу кожному мати своє робоче місце, бажано у різних кімнатах, і одразу визначити час, коли ви будете обідати, коли — вечеряти, а коли — не заважати один одному. Якщо дуже хочеться поділитися смішним мемом або відео — попри те, що ви знаходитесь у одній квартирі, зробіть це через месенджер.

Поради від бізнес-тренерки

Бізнес-тренерка і гендиректорка Студії розвитку SmartTime Наталія Павлова зізнається, що перша її практика віддаленої роботи була провальною: «У 2009 році я спробувала працювати поза офісом і благополучно пролінувалася кілька місяців». А ось наступний досвід роботи в режимі home office виявився успішним. Тому Наталія ділиться своїми рекомендаціями для початківців у цій справі.

1. Облаштуйте собі робоче місце. Зробіть це з вечора і попередьте рідних, що якщо ви на цьому місці — вас краще не турбувати. Якщо у вас є робоче місце, воно, як якір, створює робочий настрій.

2. Вставайте в той же час, що і завжди, навіть незважаючи на те, що вам не треба витрачати час на дорогу. Мозок любить ритуали, а постійний час підйому — це ритуал, «що запускає», і він потягне за собою усі інші процеси. Після пробудження зробіть все так само, як і в робочий день. А час, що займала дорога, займіть чимось активним або приємним.

3. Більше спілкуйтеся з колегами, партнерами, клієнтами. Навіть якщо ваша робота в офісному режимі не передбачала частих контактів, ви все одно знаходилися в комунікативному полі. Адже люди поруч — це величезний фактор нашої активності. Так працює наш мозок. До ваших послуг — всі варіанти відеочатів.

4. Обов’язково виділіть час на обід та відпочинок. До речі, ви можете собі дозволити і 20 хвилин подрімати, і прогулятися, якщо поруч є парк. А щасливчики з дітьми можуть зайнятися веселою розтяжкою або пововтузитися на підлозі.

5. Беріть зобов’язання і встановлюйте більше дедлайнів. В офісному режимі сама атмосфера, зрима або незрима ієрархія стимулюють нас до діяльності. Домашня атмосфера практично завжди розслаблює і уповільнює. Але якщо у вас є зобов’язання, вони чудово дисциплінують. Добре працюють борди візуалізації зобов’язань, наприклад, на дошці Trello.

6. Використовуйте інструменти, що підвищують ефективність. Почніть, наприклад, з техніки Pomodoro для деяких завдань.

Поради для команд від продакт-менеджера

Product manager в Readdle Євген Плохой поділився правилами, які дозволили його команді за один день переключитися на віддалену роботу.

1. Створіть канал комунікації. У нашому корпоративному месенджері є канал, де з’являється вся оперативна інформація про роботу команди: апдейти, нові рішення, плани і т.д. Всі питання, на які необхідна моя відповідь, ставляться в цьому чаті, а не в особистих повідомленнях.

2. Узгодьте години роботи. Робота з дому не повинна стати роботою коли завгодно. Синхронізація у віддаленому режимі дуже важлива, і одна з головних вимог — це робота в один і той же час.

3. Спілкуйтеся не багато, а ефективно. При віддаленій роботі спілкуватися і домовлятися доводиться трохи частіше. Якщо не було daily standups (щоденна планірка, де кожен розповідає про свої успіхи, задачі, проблеми. — Ред.), варто їх ввести. Щоб не витрачати на них багато часу, створіть правила: наприклад, влаштовувати онлайн-зустріч в певний час кожен день, кожному виділяти не більше трьох хвилин.

4. Будьте продуктивні. Кожен повинен протягом дня зробити достатньо, щоб на daily standups мати що розповісти про виконану роботу.

5. Виберіть інструменти для віддаленої роботи. Їх багато: Figma, Miro, Jira, Google Docs, Zoom і т.д. Переконайтеся, що у всіх є доступ до цих інструментів.

Ще більше порад на будь-які теми, що стосуються кар’єри та саморозвитку, шукайте в нашому телеграм-каналі

Підписатися

Поради для лідерів від американських дослідників

Президентка маркетингового агентства Be—it Наталія Попович ділиться порадами авторів Harvard Business Review — Хайді Гарднер з Гарвардської школи права та Івана Матв’яка, співзасновника Gardner & Company. Вони рекомендують кілька стратегій усім лідерам, які розуміють, що криза порушить звичну схема роботи.

1. Уточніть і пропишіть цілі та ролі. Перехід до віддаленої роботи — це прекрасна можливість для кожного члена команди переконатися, що він/вона розуміє цілі команди та свою роль у їх досягненні, а для керівників — побачити, як кожна людина сприяє результату. Уточнення ролей у колективі допомагає людям зрозуміти, до кого вони можуть звернутися по допомогу, зменшуючи ефект bottleneck (вузьке місце. — Ред.) для лідерів. Слідкуйте за to do list, що постійно розширюється під час кризи. А коли переосмислюєте цілі, переконайтеся, що вони повідомляються всій команді.

2. Робіть наголос на взаємодії. Люди, які раптово почнуть працювати вдома, швидше за все, почуватимуться виключеними та самотніми, що знижуватиме їхню продуктивність та залученість. За цих обставин дуже важливо не забувати нікого. Дослідники рекомендують скласти список основних та неосновних членів команди з їхніми фотографіями та тримати його перед собою, щоб ухвалювати більш свідомі рішення щодо розподілу обов’язків.

3. Заплануйте регулярні зустрічі-дзвінки. Встановіть час, щоб команда навіть віртуально збиралася. Простіше скасувати, якщо зустріч не потрібна, ніж збиратися в останні хвилини, створюючи додаткові проблеми в напруженому розкладі кожного.

4. Створіть віртуальну кавомашину. Визначте час для особистих апдейтів, невеликих бесід не лише про роботу під час робочого тижня. Це зберігає відчуття товариства.

5. Зберігайте особистий контакт. Замість того, щоб покладатися виключно на електронну пошту, користуйтесь FaceTime, відеоконференціями, вебчатами, зрештою — телефонуйте. Ці форми спілкування є більш особистими, дають змогу членам команди читати емоції одне одного та підтримувати. Вони також покращують ухвалення рішень, даючи людям змогу більш повно обговорювати ідеї.

6. Влаштовуйте віртуальні тури новим робочим місцем. На початку віддаленої роботи рекомендуйте кожній людині показати команді своє домашнє середовище. Нехай вони розкажуть, що може заважати: гавкіт собак, проїзд вантажівки чи діти, що вимагають уваги. Мета — допомогти колегам зрозуміти робочий контекст іншої людини, щоб вони могли бути більш чутливими до чужих обставин.

Поради від топ-менеджерки Google

Директорка з менеджменту продуктів Google Сміта Хашим пропонує алгоритм дій для команди, що переходить на віддалений режим роботи, і розказує, як механізми Google можуть в цьому допомогти.

1. Створіть онлайн-групу для вашої команди, щоб легко залишатися на зв’язку. Група з електронними адресами усіх співробітників дозволяє швидко обмінюватися інформацією, а чат-кімнату (наприклад, в Hangouts Chat) можна використовувати для швидкого обговорення.

2. Перевірте доступ до важливих документів, щоб співробітники могли їх редагувати та коментувати, якщо потрібно (тут стане в нагоді Google Drive). Можна навіть створити спільний диск, де ваша команда може зберігати, шукати та отримувати доступ до файлів з будь-якого пристрою.

3. Плануйте зустрічі заздалегідь. У цьому допоможе Google Calendar. Налаштуйте події в календарі, створіть план обговорення та додайте до події відповідні документи. Також переконайтеся, що всі вміють користуватися відеоконференціями (наприклад, через Hangouts Meet).

4. Щодня проводьте зустрічі, щоб залишатися на зв’язку з колегами. Відеоконференції – це прекрасний спосіб спілкування. Зробіть так, щоб вас було видно на камері, коли це доречно; презентуйте відповідний контент і ставте питання, щоб підтримувати розмову. Якщо часові пояси заважають всім приєднуватися до зустрічі, запишіть її , переконавшись, що учасники не проти запису.

5. Регулярно діліться завданнями та оновленнями. Через групу чату, спільний документ, який усі оновлюють, або записи про те, що зроблено. Ви також можете створити внутрішній веб-сайт для консолідації важливої інформації та ресурсів в одному місці для своєї команди.

6. Дотримуйтесь робочого етикету. Те, що члени вашої команди не в офісі, не означає, що вони не зайняті. Перевіряйте календарі колег перед тим, як запланувати зустрічі, а розпочинаючи розмову в чаті, уточніть спочатку, чи зручно зараз розмовляти. Ви також можете інформувати своїх колег про власну доступність, налаштувавши робочий час і статус у Календарі.

Читайте більше про роботу вдома

Як почувати себе частиною команди, якщо ви працюєте віддалено?

Віддалена робота: що це таке, навіщо і як?

Про плюси, мінуси та «підводні камені» фрилансу