3 лайфхаки з управління часом від Анни Мазур

Найкращі поради — ті, що перевірені досвідом. Розпитали засновницю й СЕО Нappy Мonday Анну Мазур, як вона радить організовувати роботу та планувати справи.

1. Прокидайтеся раніше

Я не маю на увазі підйом о 5 годині ранку. Навіть одна вільна година перед роботою допоможе остаточно прокинутися, спланувати день і розібратися з незначними справами. Як зробити початок дня максимально ефективним, раджу почитати у книзі Гела Елрода «Чудовий ранок».   

Якщо ж прокидатися рано не виходить або це просто вам не властиво — виділіть на спокійне визначення пріоритетів та планування дня першу годину вашого робочого часу. Тільки без сповіщень, електронної пошти і зустрічей із колегами. Це може бути непросто, особливо якщо ваша команда звикла, що ви одразу «вмикаєтесь» у роботу. Тому впроваджуйте цей принцип поетапно та не забудьте попередити оточуючих. 

2.  Плануйте свій день ефективно

Наприклад, ставте собі не більше 9 задач. Нехай одна з них буде найбільшою і займе 3-4 години, три будуть менш серйозними — у сукупності на 2-3 години, а п’ять задач будуть зовсім невеликими — на 1-2 години. 

Взагалі існує безліч способів спланувати свій день. Протестуйте різні варіанти, щоб визначити найзручніший для себе. Почати дослідження теми планування можна з методики Девіда Аллена — Getting Things Done.

Головне — виділяйте час на планування, адже це така сама задача, що й інші, і потребує максимальної концентрації уваги. Плануючи, ви звільняєте мозок від тривожності — виписуєте все, що необхідно зробити і пріоритизуєте найважливіше. 

Раджу приділяти тижневому плануванню останні робочі години п’ятниці — тоді можна спокійно відпочивати на вихідних, а понеділок розпочати з чітким списком завдань. Також наприкінці кожного дня актуалізуйте план на наступний — це дозволить збільшити ефективність вашої роботи, а також навчить перемикатись і ставити своєрідні крапки у кінці робочого дня. 

3. Не відволікайтеся

Зосередьтеся на важливих задачах і намагайтеся ігнорувати менш пріоритетні, які виникають протягом дня. Для цього користуйтеся правилом 2 хвилин: якщо нову задачу можна виконати за цей час — зробіть і забудьте. Якщо ж вона вимагає більше уваги – відкладіть, поки не завершите поточні справи.

На мою думку, найефективніший спосіб сфокусуватися на роботі — це метод Pomodoro, який розбиває роботу на певні інтервали із короткими перервами. Перерви взагалі дуже важливі: 5-10 хвилин відпочинку на 30-50 хвилин роботи допомагають довше зберігати концентрацію та почуватися бадьоро. Не забувайте і про здорове харчування, чисту питну воду, комфортну робочу обстановку — усе це важливі складові зосередженої та ефективної роботи.

Ще один важливий принцип для зосередженої роботи — привчити себе не брати завдання з сьогодні на сьогодні. Тоді ви зможете працювати за планом і бачити прогрес, замість того щоб постійно «гасити пожежі».

Що я раджу читати, щоб встигати більше?

• Ґреґ Маккеон «Коротко і по суті. Мистецтво розставляти пріоритети»;
• Джефф Сазерленд «Scrum. Навчись робити вдвічі більше за менший час»;
• Лора Вандеркам «Я знаю, як їй все вдається. Тайм-менеджмент успішних жінок».

Читайте також: Що читати, щоб усе встигати: 6 книг про продуктивність

Які додатки раджу для тайм-менеджменту?

• Todoist та Evernote — для управління планами й часом;
• Focus booster та Pomodoro Timer — для сфокусованої роботи за методом Pomodoro;  
• Timely — для відстеження часових витрат на різні проекти; 
• SelfControl — для заборони доступу до певних сайтів на період роботи.

Читайте також

7 лайфхаків ефективного планування та роздруківка для планів на тиждень

4 правила планування, які допоможуть досягнути своєї мети

Як планувати в часи війни: поради кар’єрної консультантки