Ціна працевлаштування: який податок платить роботодавець за працівника

Оподаткування заробітної плати — це система обов’язкових платежів до державного бюджету, які формуються під час офіційного працевлаштування персоналу. Розуміння того, який податок платить роботодавець за працівника, дозволяє бізнесу коректно розраховувати фонд оплати праці та уникати штрафних санкцій. Розповідаємо про структуру податкового навантаження, різницю між нарахуваннями та утриманнями, а також алгоритми розрахунку витрат на персонал.

Механіка оподаткування: нарахування та утримання

Під час аналізу витрат на персонал часто виникає плутанина щодо того, які податки сплачує роботодавець за працівника з власних коштів, а які — лише перераховує від імені найманої особи. З юридичної та бухгалтерської точок зору, ці платежі розділяються на дві окремі категорії.

У процесі виплати доходу компанія виконує роль податкового агента. Це означає, що частина коштів утримується безпосередньо із заробітної плати (до її виплати на руки), а інша частина нараховується зверху та сплачується з бюджету підприємства.

Який податок платить роботодавець за працівника з власного бюджету

Єдиним обов’язковим платежем, який компанія сплачує виключно за рахунок власних фінансових ресурсів, є єдиний соціальний внесок (ЄСВ). Цей платіж гарантує право найманої особи на соціальний захист: оплату лікарняних, допомогу по безробіттю, а також формування пенсійного стажу.

Стандартна ставка ЄСВ становить 22% від розміру нарахованої заробітної плати. Відповідаючи на запитання, скільки платить роботодавець за працівника, необхідно враховувати законодавчі обмеження щодо сум ЄСВ:

• Мінімальна база нарахування. ЄСВ не може бути меншим за 22% від мінімальної заробітної плати, встановленої на момент виплати. Навіть якщо співробітник працює на умовах неповного робочого дня і його фактичний дохід менший за мінімальний, роботодавець зобов’язаний сплатити ЄСВ на рівні мінімального страхового внеску.
• Максимальна база нарахування. Законодавство встановлює верхню межу доходу, з якого сплачується ЄСВ (зазвичай це 15 розмірів мінімальної заробітної плати). Якщо дохід перевищує цю суму, податок нараховується лише з максимальної бази, а залишок суми не оподатковується цим внеском.

Для осіб з інвалідністю, які працевлаштовані на підприємствах, передбачена пільгова ставка ЄСВ у розмірі 8,41%.

Які податки утримуються із заробітної плати

Щоб повноцінно оцінити, які податки платить роботодавець за працівника як податковий агент, варто розглянути платежі, що формують різницю між Gross-зарплатою (сумою до оподаткування) та Net-зарплатою (сумою, яку спеціаліст отримує на банківську картку).

До таких утримань належать:

1. Податок на доходи фізичних осіб (ПДФО). Стандартна ставка становить 18%. Цей податок є основним джерелом наповнення місцевих та державного бюджетів. Він вираховується з усієї суми нарахованої заробітної плати, включаючи премії, надбавки та відпускні.
2. Військовий збір (ВЗ). Цільовий платіж, запроваджений для підтримки обороноздатності країни. Ставка визначається чинними нормами податкового кодексу і стягується паралельно з ПДФО від тієї ж бази оподаткування (Gross-зарплати). У 2026 році ці виплати становлять: 5% із зарплати для фізосіб, 10% від мінімальної ЗП (або 864,7 грн/міс.) для ФОП 1, 2 та 4 груп, 1% від доходу для ФОП 3 групи. 

Оскільки компанія автоматично вираховує ці суми та перераховує їх державі, у працівників часто складається враження, що саме бізнес несе ці витрати. Проте фактично це гроші найманого спеціаліста.

Розрахунок податкового навантаження: скільки роботодавець платить за працівника

Для розуміння загальної фінансової картини доцільно розглянути процес розрахунку на конкретному прикладі. Це дозволяє точно визначити, скільки сплачує роботодавець за працівника сумарно.

За основу розрахунку береться умовна заробітна плата до оподаткування (Gross) у розмірі 20 000 грн. (Для прикладу використано ставку військового збору 5%, яка може змінюватися залежно від поточних законодавчих норм).

• Крок 1: Розрахунок утримань (з грошей працівника)
• ПДФО (18%): 20 000 грн × 18% = 3 600 грн.
• Військовий збір (5%): 20 000 грн × 5% = 1000 грн.
• Сума до видачі на руки (Net): 20 000 – 3 600 – 1000 = 15 400 грн.

• Крок 2: Розрахунок нарахувань (з грошей компанії)
• ЄСВ (22%): 20 000 грн × 22% = 4 400 грн. Ця сума є відповіддю на пряме запитання, який податок сплачує роботодавець за працівника з власної кишені.

• Крок 3: Визначення загального фонду оплати праці (ФОП)
• Загальні витрати бізнесу на одного співробітника складають: 20 000 грн (Gross) + 4 400 грн (ЄСВ) = 24 400 грн.

Таким чином, щоб спеціаліст отримав «чистими» 15 400 грн, компанія має витратити 24 400 грн. Податкове навантаження на фонд оплати праці у стандартних умовах складає понад 40%.

Спеціальні податкові режими та альтернативи

У IT-секторі та деяких інших галузях існують легальні інструменти оптимізації податкового навантаження. Аналіз ринку праці демонструє два найпоширеніші формати роботи, які впливають на те, який податок платить роботодавець за працівника:

• Співпраця з ФОП (Фізична особа-підприємець). У форматі B2B компанія не є податковим агентом. Виконавець самостійно сплачує єдиний податок (наприклад, 5% для 3-ї групи) та ЄСВ. Завдяки цьому компанія економить близько 40% витрат на податки порівняно з трудовим договором. Проте такий формат має ризики перекваліфікації відносин у трудові з боку контролюючих органів.
• Резидентство у Дія.City. Спеціальний правовий режим для IT-компаній пропонує знижені ставки оподаткування для GIG-спеціалістів та штатних працівників. Податок на доходи фізичних осіб знижується до 5%, військовий збір залишається стандартним, а ЄСВ сплачується у розмірі 22% від мінімальної заробітної плати, а не від фактичної (Gross). Це суттєво зменшує загальну вартість утримання персоналу.

Значення коректного розрахунку податків для фінансової стабільності бізнесу

Структура оподаткування доходів фізичних осіб вимагає від бізнесу чіткого розмежування власних витрат та коштів співробітників. Єдиний соціальний внесок залишається головною фінансовою відповідальністю підприємства, тоді як ПДФО та військовий збір є транзитними платежами, що утримуються із зарплати. Правильне планування фонду оплати праці з урахуванням усіх нарахувань дозволяє компаніям уникати касових розривів, забезпечувати своєчасні виплати та мінімізувати ризики перевірок з боку податкових органів і Держпраці.

Практичні запитання щодо оподаткування заробітної плати

❓Хто фактично несе відповідальність за несплату ПДФО та військового збору?

Відповідальність лежить на роботодавцеві. Оскільки компанія має статус податкового агента, саме вона зобов’язана правильно розрахувати, утримати та перерахувати ці податки до бюджету. Працівник не несе відповідальності за помилки бухгалтерії підприємства.

❓Чи існує можливість законно не платити ЄСВ за штатного працівника?

Ні, сплата ЄСВ є обов’язковою умовою офіційного працевлаштування за трудовим договором. Винятком може бути лише ситуація, коли працівник перебуває у відпустці без збереження заробітної плати повний календарний місяць, і йому не нараховується жодних доходів.

❓Як впливає робота на пів ставки на розмір ЄСВ?

Якщо працівник оформлений на неповний робочий день за основним місцем роботи, і його нарахована заробітна плата менша за мінімальну, роботодавець все одно зобов’язаний сплатити ЄСВ з розрахунку повної мінімальної заробітної плати. Якщо ж це робота за сумісництвом, ЄСВ нараховується на фактичну суму доходу.

❓Чи сплачуються податки з негрошових бонусів (медичного страхування, абонементів)?

Так. Надання працівнику послуг або товарів безкоштовно розглядається як додаткове благо. Вартість цього блага підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором за спеціальними правилами (з використанням натурального коефіцієнта), а також може бути базою для нарахування ЄСВ залежно від виду компенсації.

Читайте також

ФОП — свідомий вибір бути чесним з собою та державою

Що таке прожитковий мінімум і навіщо його визначають

Робота в наймі чи власна справа? Що треба знати, перш ніж відкривати свій бізнес