Срубить дерево папок: как выбрать и внедрить HRM-систему

HR-директор холдинга TECHIIA Виктория Дзыба — о выборе, плюсах и минусах HRM-систем и о том, стоит ли компаниям разрабатывать собственные решения по автоматизации HR-процессов.

Все, кто хотя бы косвенно имеет отношение к работе HR, знает, как много времени и сил уходит у специалистов на бумажную и табличную работу. К счастью, у этой проблемы давно есть решение — HRM-система. Она позволяет системно вести фундаментальные процессы: кадровый учет, администрирование, сохраняет историю жизни сотрудника в компании.

Тема очень востребована, поэтому на рынке масса подобных систем. Но их обилие порождает новую проблему: непонятно, с чего начать. Как внедрить то, что действительно решит боль и поможет развитию бизнеса в будущем?

В последние месяцы эти вопросы все чаще возникают в сообществе HR. Поэтому поделюсь опытом выбора и использования HR-системы в нашем холдинге.

Зачем нужна система?

Вся информация будет собрана в одном месте, включая отчетность вашей компании, ссылки и публичные документы, при помощи одной-единственной программы. Вдобавок она умеет создавать аналитические отчеты в формате дашбордов.

Большинство HR-подразделений в Украине продолжают работать по старинке: вместо специализированных сервисов используют системы вроде Trello или Mega, создавая систему папок на Google Drive с информацией для каждого сотрудника. Подобные прото-HRM-решения сегодня очень популярны. Но далеко на таких системах-франкенштейнах не уедешь: поддерживать сложно, как и обучать им новых коллег.

А еще вопрос безопасности данных: представьте, к скольким файлам нужно давать доступы при выходе новых сотрудников.

Для развивающегося бизнеса нужны другие, более гибкие сервисы.

У нас в TECHIIA простой принцип: то, что может сделать машина/программа, практически всегда стоит отдать в ее руки. Это позволит не раздувать штат и оставаться ориентированным на прямое общение people-to-people внутри компании. Вместо перекладывания бумаг и лишних кликов лучше уделить время эффективности рабочего процесса, мотивации и развитию.

Холдинг быстро развивается уже несколько лет. Никогда не знаешь, какая информация может пригодиться. К примеру, мы не вели статистику перемещения персонала внутри компании, но однажды, когда решили сделать аналитику внутренних ротаций, она понадобилась.

Как выбрать систему?

Когда в 2018 году я пришла в компанию, мы росли на семь новых сотрудников каждую неделю. Нужно было срочно модернизировать систему администрирования. Уже тогда было понятно, что ни Excel, ни Google Docs, ни Workplace from Facebook под наши нужды не подходят.

Составив список необходимых функций, мы начали изучать HRM-системы. Нужно один раз сделать качественное исследование рынка и выбрать 2-3 топовых продукта в разных ценовых сегментах. После этого можно рассматривать варианты с менеджментом, презентовав плюсы и минусы каждой из систем.

При выборе мы ориентировались на такие критерии:

• стоимость и принцип оплаты (подписка за аккаунт, стоимость за пользователя, единоразовая покупка с саппортом или без саппорта);
• количество лет на рынке компании-разработчика;
• клиенты, которые уже используют систему;
• возможность быстро адаптировать систему под нас / украинский рынок;
• сложность внедрения, необходимость привлекать дополнительных технических специалистов;
• безопасность;
• простота;
• качество и скорость саппорта со стороны компании-разработчика.

Мы отобрали три системы, соответствующие требованиям нашего отдела — Zoho, Workable и BambooHR. Кроме того, вели переговоры с молодым украинским проектом Hurma System. У них интересный продукт с перспективой, но мы все же сделали выбор в пользу уже зарекомендовавшего себя на рынке продукта. А именно — BambooHR.

Помимо функционала, я обращала внимание на дизайн: у инновационной компании должен быть HRM-сервис с приятным дружелюбным интерфейсом. Поэтому в мой топ-3 не попали системы вроде Jira, где визуальное оформление чересчур «классическое» и будет понятным только для части сотрудников, задействованных в разработке.

Плюсы и минусы продукта

Вот несколько ключевых моментов, которые нас выручают в работе.

➕ Комплексность

Система автоматизирует все HR-процессы: от отправки оффера до проведения регулярных опросов удовлетворенностью работой. Она умеет самостоятельно собирать документы нового сотрудника, подготавливать все необходимые бумаги для перевода или увольнения, информировать команду об отсутствии коллег на работе, днях рождения, новых тренингах.

➕ Быстрая и качественная поддержка

Это очень важно: софт нужно постоянно дорабатывать и обновлять, получать консультации. У многих же на этапе продаж есть менеджер, но после покупки продукта он куда-то пропадает.

➕ Возможность добавления в систему новых функций

Продукт американский и максимально адаптирован под рынок США, поэтому учет многих данных стандартной комплектации системы нам просто не нужен. К примеру, наши сотрудники не составляют отчеты о соблюдении кодекса профессиональной этики и мы не следим за изменением расовой структуры компании, хотя наш холдинг международный.

Кастомизация позволяет отключать эти и добавлять другие, действительно необходимые нам функции. HRM-сервис использует не только HR-департамент, но и юристы, финансисты, системные администраторы. Они тоже время от времени собирают дополнительную статистику, а для этого необходимо вносить изменения в софт.

Также для наших компаний были важны такие преимущества системы:

• настраиваемые доступы для разных ролей и уровней сотрудников;
• автоматизация и прозрачность в политиках отсутствий — вы можете настроить любой принцип накопления и списаний дней отпусков/отгулов/больничных для сотрудников разных групп и локаций, а также дополнительно добавить нестандартные типы, которые актуальны именно вам;
• настраиваемые уровни согласований документов и запросов сотрудников;
• возможность хранить все нужные ссылки и публичные документы;
• автоматическая аналитика базовых показателей HR в формате дашбордов и возможность строить отчеты в разных разрезах;
• упорядоченное хранение важных документов с настройкой доступов;
• автоматически настраиваемый опрос удовлетворенности компанией.

К сожалению, идеальных HRM-систем не существует. Некоторые сложности нам не удалось побороть.

➖ Во-первых, нас не удовлетворила функция Performance Review (обзор эффективности работы сотрудника) — она слишком централизована, а ее возможности в системе — ограничены.

➖ Во-вторых, конкретно в BambooHR невозможно отобразить матричную структуру управления, когда у сотрудника может быть линейный и функциональный руководитель. Сейчас на такой формат переходят все компании нашего холдинга. В системе же у сотрудника может быть только один руководитель.

Поэтому конкретно под эти задачи нам пришлось внедрить Lattice — еще одну HRM-систему. Там есть и Performance Review, и OKR (Objectives and Key Results — метод синхронизации командных и индивидуальных целей). А вопрос отображения матричной структуры мы решили с помощью дополнительной таблицы.

➖ Наконец, главный минус системы — стоимость выше среднерыночной. Об экономике процесса скажу ниже.

Как запустить систему?

Внедрение мы начали с WePlay Esports. В нашем случае было два варианта: привлечь Integration Manager или действовать самостоятельно с предоставлением всех необходимых материалов и вебинаров. Мы выбрали первый путь — пусть за дополнительную плату, но под контролем разработчиков.

Весь процесс занял три недели. Мы регулярно созванивались с американской командой, задавали сколько угодно вопросов, чтобы получить самые оптимальные кастомные решения именно под нашу компанию.

Вообще интегрировать HRM-систему при наличии хорошей службы техподдержки проще простого.

Мы так внимательно следили за развертыванием HRM-системы, что все последующие аккаунты для остальных компаний холдинга TECHIIA смогли настроить самостоятельно в течение недели.

На что рассчитывать после запуска системы?

Польза чувствуется моментально. Взять, к примеру, сведение отчетности об отсутствии сотрудников. В программе есть функция, позволяющая им самостоятельно отмечать больничные и отпуска. После заполнения формы руководитель получает уведомления и в пару кликов их согласовывает.

С момента перехода на HRM-систему я ни разу не проводила эти документы вручную, хотя многие компании делают так до сих пор.

Такое решение облегчает жизнь не только HR-ам: все сотрудники видят, когда человека нет, и могут эффективнее планировать работу. 

Также мы активно нанимали новых сотрудников и хотели улучшить систему уведомлений для новичков накануне выхода на работу. В любой развивающейся компании это серьезная проблема. Каждому новому человеку нужно помочь с бумагами.

Теперь у нас все связанные с документами вопросы берет на себя система: принимает, высылает оффер и всю информацию по поводу выхода — куда приезжать, к кому обращаться, как вести себя с коллегами и т. д. На этом мы экономим часы и дни.

Сколько стоит система?

Задумываясь об использовании HRM-системы, прикиньте бюджет. Если стоимость подписки выше рисков, связанных с эффективностью работы компании без системы, возможно, стоит подождать. Если наоборот — скорее всего, пришло время для интеграции HRM.

Считать нужно внимательно, потому что более дорогой на первый взгляд продукт может оказаться более эффективным и позволит компании сэкономить в будущем.

Например, выбирая HRM-систему, я рассуждала так. Один HR-админ «стоит» $600-900. Совсем скоро команда увеличится настолько, что для ведения всей документации их понадобится двое, и максимум, что они смогут сделать, — создать сложную и малоэффективную систему папок.

На самом старте мы получили 25% скидки на систему, чтобы при 100 сотрудниках запуск был оправдан. Сегодня, когда только в WePlay Esports работает 400 человек, цена подписки за одного сотрудника еще ниже. С этой компанией работает один HR-админ и три People Partner-а. Так что мы экономим: нам не нужно нанимать дополнительный персонал, эффективность которого в этой работе все равно была бы ниже, чем у системы.

Еще один важный момент: когда есть интуитивно понятный интерфейс, новым сотрудникам для знакомства с системой достаточно подготовленного мануала. Поэтому у наших HR-ов остается больше времени на решение других задач — повышение эффективности и мотивации сотрудников.

Стоит ли создавать собственную систему?

Вопрос запуска аналогичных сервисов разные компании решают по-разному. Кто-то продолжает использовать прото-HRM, кто-то покупает готовый продукт. А некоторые пытаются с нуля разработать собственный сервис.

Последний подход может быть оправдан для большой компании, количество сотрудников которой превышает 2000. Разработка такой системы — дорогое удовольствие. Для этого понадобятся эксперты, R&D, продуктовая команда и куча времени на разработку, реализацию и тесты.

Обычно такие системы работают, но регулярно сбоят из-за отсутствия должной техподдержки. А над продуктами с репутацией работают десятки и сотни людей, которые постоянно совершенствуют программу.

Если ресурсов на обслуживание и доработку у вас нет, лучше не ввязываться в этот процесс. Не рассчитав силы, некоторые компании продолжают работу над проектом, даже если понимают, что выходит плохо.

И оказываются в типичной ситуации: «Кололись, но продолжали есть кактус».

Что делать с HR-ами после запуска системы?

Сегодня на рынке систем для HR-оптимизации есть предложения на любой вкус — с разной ценой, функционалом, техподдержкой и дизайном.

HRM — это эволюционный скачок, совершив который вам больше не захочется возвращаться плодить деревья папок и путаться в предоставлении доступов. А для освободившихся от перекладывания бумажек коллег работа всегда найдется. Наконец-то они смогут сосредоточиться на чисто межчеловеческих вопросах и других более важных задачах, в которых машины (пока) ничего не смыслят.

Читайте также

Где брать, чтобы отдавать: четыре источника HR-энергии

Как HR-у построить карьеру за границей

От бумажных открыток бизнес-партнерства: эволюция HR-процессов в EPAM