Как внедрить изменения в компании и не потерять в процессе команду

В любой индустрии выживают максимально гибкие компании. В этом году мы ощутили это как никогда. Одним пришлось менять модель работы с переходом на удаленку, другим — выпускать новую продукцию. Как эффективно и с меньшими потерями провести изменения в компании, рассказывает Анастасия Хижняк, HR Generalist в Beetroot и авторка курса HR for Transformations в Beetroot Academy.

Change management (управление изменениями) — это инструменты и подходы, которые помогают проводить в компании эффективные изменения. От топ-менеджмента до рядовых сотрудников — потребность в переменах может возникнуть на любом уровне организации или одновременно на всех. Задача HR-специалиста — узнать и проанализировать запросы бизнеса и отдельных команд. Некоторые предложения проработать индивидуально, а похожие — взять за основу для общего плана действий.

На уровне компании есть три вида изменений:

• организационные (когда меняются существующие процессы работы. Например, вводятся обязательные ежемесячные отчеты или дополнительный вид работы);
• переходные (когда компания переходит от одного подхода к совершенно новому для себя. Например, ранее недемократичная команда внедряет SCRUM или Agile);
• трансформационные (когда организация меняется глобально — от целей и ценностей до корпоративной культуры).

Change management объединяет множество подходов. Среди них нет единого правильного. Можно следовать одному или миксовать методы в зависимости от команды и специфики работы. Вот самые распространенные практики.

ADKAR

Это аббревиатура от названия этапов, которые проходит компания или сотрудники перед и в процессе изменений.

• A — Awareness. Сначала команда осознает необходимость перемен, понимает, что какой-то процесс в компании не работает или протекает не так, как задумывался в стратегии развития.
• D — Desire. Понимание проблемы вырастает в искреннее желание меняться. На этом этапе важно убедиться, что все участники команды согласны на это. С теми, кто сомневается, проговорить опасения и найти максимально комфортное решение.
• K — Knowledge. Ищем знания, которые нужны для запуска изменений.
• A — Ability. Наши возможности провести изменение и воплотить задуманное в жизнь.
• R — Reinforcement. Выясняем, что нужно сделать, чтобы изменение закрепилось в организации и продолжило цепочку положительных трансформаций.

Анастасия Хижняк:
«Чем дольше я сотрудничаю с организациями, тем больше понимаю, что change management — это работа, в том числе, с индивидуальными переживаниями. У людей могут появиться страхи или ощущение потери во время корпоративных изменений. Пусть и вначале они полностью поддерживали идею. У каждого свое восприятие процессов и их последствий. Change management — работа с этими ментальными установками».

Модель изменений Левина

Beetroot
Київ , Украина

Beetroot

Шведско-украинская IТ-компания, которая создает команды разработчиков и дизайнеров для клиентов по всему миру.

Кол-во специалистов: 600+

Київ, Украина

Мы боимся того, чего не знаем или не понимаем. И это нормально, говорит американский психолог Курт Левин. Он предлагает командам методику «разморозки» — выбираете конкретное время для обсуждения, откладываете все дела и смотрите на свою деятельность со стороны.

Цель брейншторминга — найти то, что работает плохо, и варианты, как это улучшить, чтобы достичь желаемого результата. Когда ясно, что менять — дерзайте. Спустя время «заморозьте» все процессы и снова оцените результат.

Анастасия Хижняк:
«Преимущество этого подхода в том, что есть четко выделенный период для изменений. Множество регулярных перемен для любого сложного организма — большой стресс, и для компании в том числе. Здесь организация может подготовиться. Но для неотложных изменений это не вариант. Нужно ждать определенной даты и периодически «замораживать/размораживать» проект».

Модель 7S

(strategy-structure-systems-shared values-skills-style-staff)

Анализируем компанию по семи параметрам: структура, стратегия, системы, навыки, стиль, персонал и общие ценности. Авторы методики — аналитики международной консалтинговой компании McKinsey & Company.

HR может опросить коллег с помощью eNPS (Employee Net Promoter Score) — метода проверки вовлеченности и удовлетворенности работой. Его еще называют «индексом счастья» сотрудников.

Узнайте:

• какова вероятность, что они посоветуют услуги своей компании друзьям и родственникам;
• что надо улучшить в организации;
• как компания может повысить оценку своей эффективности в будущем.

Каждый ответ оценивается по шкале от 0 до 10 баллов. Результаты помогают выявлять проблемные зоны в компании и принимать быстрые решения. Методику активно используют Apple, Amazon, Sony, Procter&Gamble, Philips, American Express.

Анастасия Хижняк:
«Из положительного в этой модели — системный взгляд на организацию. Вы видите ее целиком. Идеально подходит коллективам до 50-ти человек. Крупные холдинги тоже используют такой анализ, но в их случае требуется больше времени и ресурсов. Поэтому компании привлекают внешних консультантов, чтобы не отвлекать сотрудников от текущих задач. Специалисты наблюдают за людьми, общаются с каждым и с их слов готовят общий анализ».

Модель изменений Коттера

Профессор Гарвардской школы бизнеса, эксперт по управлению изменениями Джон Коттер советует создать эффект срочности. Условно говоря: если изменение не произойдет сейчас — это конец. Роль HR-специалиста — «зажечь» сотрудников. Вот советы, как помочь людям пережить изменения и сохранить команду на пути перемен.

1. Расскажите сотрудникам, какие первые видимые результаты они ощутят. Объясните преимущества для всей команды и отдельных участников.
2. Поработайте с возражениями людей. Согласие каждого — основа эффективных изменений. Если нововведения затрагивают переживания, страхи и личностные амбиции работников, им будет сложнее согласиться. В худшем случае — они заблокируют изменение.
3. Разбивайте долгосрочные цели на более достижимые. Ведь при длительных изменениях результат долго не ощущается. И команда может засомневаться, нужны ли вообще перемены. А двигаясь от цели к цели, сотрудники быстрее испытают чувство успеха.
4. Настройте систему поощрений. Пока привычка не сформирована, есть риск вернуться к прошлому сценарию работы. Продумайте, как поддерживать поведение сотрудников согласно новой стратегии и зафиксировать результат изменений. Например, предложите поделиться положительным опытом работы в новых условиях. За самую интересную историю вручите подарочный сертификат.

Анастасия Хижняк:
«Когда проходят большие трансформации, люди часто переживают за свою работу. Думают, что их уволят или уменьшат зарплату. Эти опасения надо как можно раньше выявить и внести больше ясности в процесс трансформации. Если кто-то боится потерять работу, он может не дожидаться этого и уже начать искать новую. Не успеете оглянуться, как лучшие сотрудники уходят, когда они больше всего нужны команде».

Как компании запустить change management

Командам нужен регулярный check-up. Даже если ничего «не болит», последствия неправильного менеджмента могут проявиться позже в более острой форме. Если видите проблемы, которые потенциально потребуют изменений, то:

1. Выясните, почему и что хотите изменить. Причина «Да потому, что так другие делают» во время кризиса — не лучшая мотивация для коллег. Люди и так пережили много стресса: карантин, удаленная работа, практически закрытые границы и бытовые ограничения. В таких условиях изменения на работе могут не найти положительного отклика.
2. Честно оцените состояние компании. Чтобы стать лучше, нужно понять, где есть недочеты и почему. Признание ошибки — первый шаг к изменениям.
3. Ставьте реалистичные цели. Краткосрочное планирование — то, что нужно в наше нестабильное время. Учитывайте текущие ресурсы — время, бюджет, навыки сотрудников. Какие-то цели могут быть вначале недостижимы из-за больших затрат. Если нет возможности нанять новый персонал, может, лучше кому-то из команды пройти дополнительное обучение и помочь с изменениями.

Анастасия Хижняк:
«HR играет важную бизнес-роль — выясняет текущее состояние сотрудников и потенциальные зоны роста в работе с ними. Затем доступно объясняет руководству: пока проблемы не решат, компания не придет к поставленным целям. В процессе трансформации HR помогает вовремя остановиться, трезво оценить проделанную работу, выявить трудности и найти оптимальные пути решения. В будущем с новыми силами и идеями команда быстрее придет к успеху».

Читайте также

«Хочешь выжить в кризис— трансформируйся». 6 правил от Андрея Буренка

Руководитель на ремоуте: как быть эффективным лидером удаленных команд

Маски, гибкость, два кота: как компании обустраивают работу в офисах после карантина