Дом-офис: как эффективно работать на ремоуте и успевать жить

Консультант по стратегии и развитию топ-команд Виктор Дубровин составил список рекомендаций, которые помогут эффективно работать на удаленке и при этом поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью.

Недавно Гарвардская школа бизнеса провела исследования, согласно которым 81% опрошенных респондентов не хотят возвращаться к стандартному рабочему офисному графику. Этот тренд поддерживается и самими компаниями — по данным Deloitte, 74% CEO планирует часть своих сотрудников перевести на постоянную удаленную работу в постковидный период.

Но работа дома — это не всегда продуктивно, а иногда даже наоборот. Родные мешают сконцентрироваться, в календаре — созвон на созвоне, параллельно — общение в рабочих чатах, кот прыгает на компьютер, курьеры доставки звонят посреди переговоров, а еще нужно выбрать подарок другу на день рождения… Как тут поработать?

Вот мои советы, как организовать пространство вокруг и настроить себя на эффективную работу дома.

Обустройте удобное рабочее место

На удаленке вы проводите 8-10 часов за работой, поэтому важно, чтобы вам было максимально комфортно.В идеале, у вас должно быть уединенное рабочее место, где в течение рабочего дня вас не будут отвлекать.

Как правило, в «стандартный набор» входят:

• удобное кресло;
• стол с подставкой для ноутбука;
• стационарная удобная клавиатура и мышь;
• хороший и надежный интернет;
• удобные наушники с микрофоном (лучше со звукопоглощением);
• хорошее дневное освещение;
• возможность вентиляции/проветривания.

Полезно менять позу и периодически работать или совершать звонки стоя, поставив ноутбук на коробку или стопку книг на столе.

Если вы засиделись дотемна, то установите на своем компьютере и телефоне ночной режим освещения. Стандартный голубой свет гаджетов вечером негативно влияет на наши циркадные ритмы, самочувствие и качество сна.

Создайте рабочий ритуал

Кто-то надевает специальные «рабочие» сникерсы или включает «рабочую» лампу. Кто-то начинает день с утренней̆ командной̆ летучки или с просмотра списка приоритетов на день, кто-то пьет кофе из корпоративной чашки, а кто-то начинает день с выхода на улицу или на балкон. Важно, чтобы у вас был ритуал, который бы устанавливал четкие формальные границы между работой и отдыхом — после него вы садитесь за дело!

Аналогично в конце дня — должно быть четкое символичное окончание работы. Такие ритуалы позволяют переключать наш мозг на нейронном уровне в другой режим и проводить черту между разными активностями.

Договоритесь с семьей о режиме работы и отдыха

Разделяйте домашнее и рабочее время. Спланируйте часы работы и отдыха с учетом потребностей̆ семьи и коллег. «Офисные» восемь часов можно разместить в сутках по-разному, лишь бы всем было удобно. Ваше рабочее время может начинаться раньше 9 часов утра, пока все еще не проснулись — часто в это время удается сделать бОльшую часть работы. В течение дня могут быть более продолжительные перерывы, а заканчивать работу можно и позже 19.00. Также очень полезно согласовать с близкими границы и правила взаимодействия в рабочие часы.

Настройте свой режим работы и отдыха оптимально для себя и окружающих. И, конечно, не забудьте рассказать о своем графике коллегам 🙂

Позаботьтесь о здоровье

На работе в офисе и особенно дома мы часто пренебрегаем правилами здорового образа жизни. Хотя несколько простых привычек позволят нам поддерживать тонус в течение всего дня, эффективнее использовать свои ментальные способности, работать более сконцентрировано и результативно, а также поддерживать и даже улучшать свое здоровье и общее состояние.

1. Физические упражнения позитивно влияют как на общее самочувствие и работоспособность, так и на когнитивные и творческие способности. Поэтому в течение дня вам поможет микро-спорт — небольшие воркауты на 3-5 минут каждые полтора-два часа. А утром или вечером — более продолжительная тренировка и нагрузка.
2. Для развития когнитивных способностей в перерывах между задачами вместо того, чтобы залипать в фейсбук, играйте в интеллектуальные игры — mindgames — такие, как Peak, Elevate или Lumosity.
3. Поддерживайте водный баланс в течение дня и всегда держите под рукой бутылку воды. Вода — основное «топливо» для организма и в особенности для мозга.
4. Соблюдайте здоровый режим питания. Заранее запланируйте время завтрака, обеда и ужина и постарайтесь ничего не есть между ними. Ну или, как минимум, придерживайтесь правила не есть на рабочем месте. Организму нужно время качественно переварить пищу и отдохнуть, а вам — уберечь себя от вредных лишних калорий.
5. Делайте перерывы на отдых каждые час-полтора — минут на 10-15 — и используйте это время, чтобы подышать свежим воздухом. В идеале это совместить с микро-спортом. А в середине дня устройте себе даже небольшую прогулку.
6. Воспользуйтесь тем, что работаете дома, и позвольте себе днем 15-20 минут поспать или помедитировать. Это позволит перезагрузиться и вернуться в работу с новыми силами.

Во время работы на удаленке стоит стремиться к тому, чтобы на поддержание себя и своего ресурса вы выделяли не менее 1,5 часа в течение дня.

10 правил, которые помогут организовать свою работу

Эти советы универсальны и будут полезны не только во время работы дома, но и для повышения личной продуктивности в любых условиях.

1. Вначале каждого дня пересматривайте свой календарь и обновляйте приоритеты. Определите 2-3 ключевых дела и результата на день, исходя из целей на неделю, и забронируйте для них соответствующее время в календаре.
2. Не ставьте задачи в календаре «впритык» — у вас должно быть время перевести дух, «выйти» из одной задачи и настроиться на следующую. Ваш день должен состоять из нескольких рабочих циклов с четким началом и завершением.
3. Используйте специальные программы для оптимизации и оценки своего рабочего дня — time trackers (например, toggl). Они позволяют контролировать время, а со временем лучше планировать и оптимизировать тайминг выполнения задач.
4. Определите свои наиболее продуктивные периоды. У большинства людей это четыре часа после пробуждения. Зная свои ритмы, вы можете планировать это время для наиболее важных дел, выполнив которые сможете спокойно разобраться с остальными, требующими меньших усилий и внимания.
5. Придерживайтесь правил цифровой диеты — silent hours and do not disturb mode. Организуйте себе периоды, когда вы отключаете все свои девайсы и можете сконцентрироваться на одной конкретной задаче. Начать можно с пары часов, а дальше прийти к режиму пол дня, несколько раз в неделю. Только не забудьте уведомить своих коллег. Ну и всегда есть телефон — важные новости вас точно найдут.
6. Treat chats and e-mails like sauna — выделите себе время в течение дня, когда вы общаетесь в чатах и в почте. Пусть это будет 3-4 раза в день, но в конкретные, ограниченные периоды. Иначе все ваше время просочится сквозь пальцы, и никаких результатов, как и удовлетворенности, в конце дня не будет.
7. Оттачивайте мастерство письменной коммуникации. Часто описанные задачи и письма требуют уточнений и разъяснений. И за ними, как правило, обращаются не в самое удобное для вас время. Что приводит к расфокусировке и потере времени. Тренируйтесь писать четкие, простые письма и сообщения, которые позволят разобраться без дополнительных консультаций. Так вы сэкономите и свое время, и время своих коллег.
8. Для повышения результативности в работе над конкретным проектом или задачей используйте практику «Pomodoro» или «Технику спринтера» — 30 минут работаете, чтобы достичь определенного результата, далее 5 минут перерыв и следующий спринт с новым «продуктом» на выходе. Через 3-4 таких спринта сделайте более продолжительный перерыв и мини-ревью, исходя из выполненного объема работы. Если у вас получится не отвлекаться, то результаты таких двух часов работы вас могут приятно удивить.
9. Повышению концентрации и продуктивности способствует соответствующая музыка или же использование специальных приложений, например brain.fm (да, такое тоже есть).
10. Заведите себе Дневник продуктивности — наблюдайте и записывайте в течение или в конце дня свои наблюдения и выводы о вашей деятельности: что получается, что нет; что помогает, что мешает вашей работе. Ведение такого дневника в течение 3-4 недель поможет найти свои индивидуальные подходы и модель для наиболее продуктивной организации себя и своего времени.

Удаленка выдвигает свои требования и ограничения к организации жизненного ритма. Основная опасность состоит в том, чтобы стараться быть максимально продуктивным в течение дня, полностью заполняя свое время рабочими задачами и при этом расширяя и размывая границы своего рабочего графика. Таким образом мы, часто незаметно для себя, повышаем нагрузку и напряжение, которые медленно накапливаются и в определенный момент таки выплеснутся наружу или приведут к выгоранию. 

Основной принцип баланса и эффективности — после напряжения должен следовать этап отдыха и восстановления. Работа на ремоуте имеет более высокую насыщенность и плотность, поэтому важно повысить качество и частоту своего восстановления. Работа в течение как дня, так и недели, должна стать серией сфокусированных спринтов, с достаточными паузами для восстановления и полноценной подготовкой к следующему рывку.

В любом ограничении всегда заложена возможность, поэтому удаленка — это хороший повод пересмотреть и переосмыслить принципы организации своей работы и жизненного баланса, чтобы сделать их более результативными, наполняющими и гармоничными.

Читайте также

8 карьерных правил маркетолога Виктора Дубровина

Как перевести компанию на удаленку: вызовы HR-менеджера на карантине

Что такое OKR: как ставить цели, чтобы получить нужный результат