Як українській IT-компанії відкрити філіал в Польщі: досвід Brightech

Від початку повномасштабного вторгнення росії в Україну бізнес зіштовхнувся з різними труднощами. Одним із яких є релокейт співробітників. Як зберегти команду, відкрити IT-компанію в Польщі та з якими труднощами доведеться зіштовхнутись бізнесу в іншій країні, знають в компанії Brightech. Далі розберемо їхній кейс із порадами, аби максимально звести ризики до нуля.

Відкриття філіалу в екстремальних умовах: як це було у Brightech

Можливість відкриття філіалу Brightech у Польщі розглядалася вже давно. Проте, приймати рішення довелося в екстремальних умовах: команда потрапила на іноземний ринок навесні 2022 року вже після початку повномасштабного вторгнення росії в Україну. Як місце нової дислокації був обраний Вроцлав —  IT-столиця Польщі, де свої філіали мають такі відомі компанії, як IBM, Nokia і Google. 

Прийняття таких важливих рішень потребує розуміння цілей та плану дій. У команди Brightech було три основні задачі:

1. Зібрати команду, яка виїхала з України, в одному місці. Таким чином компанія могла зосередити ресурси для якісної підтримки своїх людей з різними питаннями: фінанси, житло, мова, документи, переїзди, необхідні речі й таке інше. 
2. Польський офіс мав стати підтримкою для колег, які залишилися в Україні, а таких була більшість. Відключення електроенергії не давало їм можливості повноцінно виконувати роботу, тож колеги у Вроцлаві стали для них надійним тилом. 
3. Зберегти всі проєкти та робочі місця. Для наших іноземних клієнтів важливо було надати гарантії спроможності продовжувати працювати. Офіс в Європі став однією з таких гарантій. Свою ціль ми досягли: не втратили жодного проєкту та не вдалися до скорочень.

Що важливо враховувати та до яких витрат треба готуватися компанії?

Перші кілька місяців були надскладними та мультизадачними. Компанія допомагала працівникам з переїздом та легалізацією в Польщі, пошуком житла та компенсацією частини вартості оренди. Водночас — облаштовувала робочі місця по всьому світу, паралельно шукаючи приміщення для офісу в Польщі. Протягом місяця нам вдалося орендувати коворкінг. 

Польська частина команди намагалася всіма можливими способами підтримувати своїх колег в Україні: відправляли генератори, старлінки та завжди були готові підхопити задачі. Адже зовнішні клієнти з США не знали всіх процесів і очікували звичного для себе сервісу, додержання строків та якості.

Ми не хотіли зупинятися на досягнутому, тож в пріоритеті для нас було стати привабливим роботодавцем на місцевому ринку праці. Для цього треба було розібратися в податковому і трудовому законодавстві Польщі, що майже неможливо без знання польської мови. Забігаючи вперед, трохи згодом ми навіть запровадили уроки польської для співробітників безпосередньо в офісі.  

До яких витрат треба готуватися компанії, якщо вона планує відкривати для себе нову країну:

1. Послуги юриста. Перед вами постане безліч юридичних та фінансових питань: реєстрація компанії, податкова система, законодавство про працю, легалізація роботи та візові питання для іноземних працівників.
2. Релокейт вашої команди: витрати на документацію, компенсацію оренди житла на певний період, можливо, індексацію заробітної плати. 
3. Оренда коворкінгу чи окремого офісу (все залежить від цілей та можливостей компанії), ремонт приміщення та облаштування робочих місць. 
4. Витрати на додаткові сервіси: консультації, моніторинг ринку, перекладач, рієлтор і таке інше.

HR-процеси також необхідно було переналаштувати, бо між Польщею та Україною існує принципова різниця у розмірі податків та взаємних обов’язках як працівника, так і працедавця. Тут прогресивна система оподаткування: відсоток залежить від заробітної плати — чим вона більше, тим більше платиш. 

Найм в Польщі триває кілька місяців і це норма. Очікуйте зіткнутися ну з дуже великою кількістю паперів і погоджень. А ще тут не поспішають. Система взагалі бюрократична і передбачає багато писанини “руками по паперу”, що в диджиталізованій системі IT в Україні рідкість.

Work & Life balance в Європі — це не просто лозунг чи модний вислів. Тут спеціаліст може отримати догану за перепрацювання, як ознаку майбутнього вигорання та зниження продуктивності. На вихідних чи поза межами робочого часу турбувати працівника робочими питаннями — ознака поганого тону як мінімум. Це просто потрібно врахувати та поважати. Вихідні та святкові дні — особистий час працівників, будь-які справи зачекають до понеділка.

5 порад щодо відкриття ІТ-бізнесу в Польщі

1. Ознайомтесь з податковим законодавством. В Польщі прогресивна система оподаткування: відсоток залежить від заробітної плати. Необхідно враховувати цей факт, пропонуючи вакансії з бонусною частиною.
2. Вивчіть трудове законодавство. Прийняття на роботу і розрив трудових відносин в Польщі займає декілька місяців. Всі етапи мають бути опрацьовані юридично.
3. Живіть без поспіху, будьте готові до великої кількості паперів та погоджень.
4. Виконуйте і поважайте закони країни, де будуєте бізнес. Для цього знайдіть надійних партнерів, які допоможуть розібратися з податковим і трудовим законодавством. 
5. Вчіть мову та намагайтесь частіше звертатися до місцевих саме польською, не бійтесь помилок. Англійської буває недостатньо для побудови довірчих відносин та гарної комунікації. Місцеві жителі завжди тепло реагують на рідну мову. 

За більше ніж півтора року у Вроцлаві ми досягли головного: стали для співробітників острівцем стабільності, на який завжди можна розраховувати. Пропрацювавши майже рік у коворкінгу, в травні ми нарешті переїхали в окремий затишний офіс в новому стильному бізнес-центрі.

Наша команда поступово росте: у вроцлавському філіалі побільшало новеньких, зокрема українців, які перебралися до Польщі. Brightech раді вітати своїх земляків, проте в планах зробити польський офіс більш інтернаціональним. 

Більше про відкриття нового офісу у Вроцлаві можна подивитися на нашому Youtube-каналі Brightech Expands to Wroclaw, Poland.

Читайте також

Як шукати співробітників, якщо ви відкриваєте офіс в Польщі: поради рекрутерки

Для українців у Польщі запустили онлайн-сервіс пошуку роботи

Незручні моменти в розмовах з іноземними колегами: через війну, релігію, мову тощо