Онбординг мрії: як про нових спеціалістів піклуються в компанії Zeeks

Привіт! Мене звати Аліна Топалова, я HR-директорка IT-компанії Zeeks. У цій статті я поділюся нашим досвідом онбордингу нових фахівців. Ми приділяємо адаптації новачків максимум уваги, тому рівень задоволеності цим процесом у Zeeks складає 98% (згідно з опитуванням колег, які успішно пройшли випробувальний термін).

Чому онбординг важливий

На початку своєї кар’єри я отримала негативний досвід онбордингу в іншій компанії. У перший робочий день від мене відмахнулись і сказали: «Сама з усім розберешся». Таке ставлення неабияк засмучувало та демотивувало, і в тій компанії я пропрацювала лише тиждень, так і не отримавши жодної підтримки. 

Насправді ж у перший робочий день і подальші тижні новому спеціалісту потрібна максимальна підтримка та відповіді на побутові й операційні питання на кшталт «Де в офісі кухня?» чи «Як поставити задачу в Jira?».

Тому онбординг — це найважливіший етап адаптації на новому місці. Він формує перше враження про компанію, її процеси й корпоративну культуру та впливає на рішення фахівця продовжити співпрацю.

«Кінцева мета онбордингу — якомога швидше й ефективніше перетворити новачка на продуктивного співробітника».

Цитата з книжки “The Essential HR Handbook”

Створювати комфортний онбординг для нових спеціалістів усіх рівнів потрібно якраз для того, щоб швидко занурити їх у процеси компанії та уникнути передчасного звільнення. Після проходження онбордингу новий спеціаліст відчуває себе більш впевнено, вільно орієнтується в процесах компанії та може повністю зосередитися на своїх завданнях і професійному розвитку.

З чого складається онбординг у Zeeks 

Онбординг у Zeeks триває три місяці: з першого робочого дня до закінчення випробувального терміну. Учасниками цього процесу є сам новачок, його тимлід та наша HR-команда. Ми заздалегідь прописуємо завдання на цей період, аби кандидат мав чітке розуміння, що на нього чекає.

Преонбординг

Це найперший етап онбордингу, який починається після того, як кандидат прийняв оффер. Преонбординг охоплює різні технічні й організаційні моменти, з якими треба розібратися перед першим робочим днем фахівця, а саме: 

• надіслати вітальний лист від рекрутера; 
• узгодити дату та час виходу на роботу; 
• надати маршрут до офісу й оформити перепустку; 
• підготувати Welcome Box; 
• створити доступи до внутрішніх інструментів компанії. 

Крім цього, ми з’ясовуємо, чи має фахівець потребу в додатковій техніці для роботи, щоб встигнути її замовити до першого робочого дня. Тим, хто працює віддалено, ми допомагаємо облаштувати комфортне робоче місце вдома: пропонуємо стілець, стіл, монітор, квіти та інше. 

На етапі преонбордингу ми також інформуємо інших учасників процесу адаптації про вихід на роботу нового спеціаліста та складаємо план його першого робочого дня. Ми знаємо, з якою великою кількістю інформації треба ознайомитися, тож намагаємось організувати цей день так, аби був час на перерви та відпочинок.

Перший робочий день

Перший робочий день — це перше враження від компанії, яке формує подальшу лояльність до неї. Якщо спеціаліст виходить на роботу в офіс у Києві або Івано-Франківську, то рекрутер проводить йому екскурсію, показує робоче місце, кухню, терасу, знайомить із командою та іншими членами Zeeks Team.

З колегами, які працюють віддалено, зустрічаємося в Google Meets або Zoom. Втім, ми завжди пропонуємо ремоут-новачкам відвідати наші офіси, щоб ближче познайомитися з командою. Грошові витрати на таке відрядження компенсує компанія.

У перший робочий день ми також знайомимо кожного спеціаліста з нашими внутрішніми інструментами: Slack, Jira, Hurma, Get Guru та Welcome book. Про деякі з них розповім детальніше.
 

Welcome book

Welcome book — це презентація компанії, яка містить інформацію про наші цінності, графік роботи, вихідні, бенефіти, посилання на соцмережі та потрібні контакти. Колись я надихнулась прикладом компанії Zappos, і розробка Welcome book для Zeeks стала великим проєктом для мене особисто та для наших дизайнерів, які допомогли втілити його в життя. Нам було важливо через дизайн передати стиль комунікацій в компанії: легкий, дружній, теплий, але водночас чіткий і структурований. 

Jira

Особливу увагу ми приділяємо знайомству з таск-менеджером Jira, адже це основний інструмент для роботи в Zeeks. Протягом першого тижня в компанії ми пропонуємо новачку виконати ряд завдань з онбордингу, розміщених у Jira: ознайомитися з політиками компанії, заповнити анкету, надіслати необхідну інформацію команді фінансистів тощо. Такий підхід виконує дві важливі функції:

• допомагає швидко та структуровано розв’язати організаційні питання й інтегруватись у робочі процеси;
• навчитися на практиці працювати з цим інструментом, якщо спеціаліст раніше не мав такого досвіду. 

Робота з тимлідом

До процесу адаптації обов’язково долучається тимлід спеціаліста. Він знайомить новачка з командою, обговорює задачі на випробувальний термін, визначає їхню пріоритетність, організовує наступні робочі зустрічі. 

Деякі тимліди в Zeeks закріплюють за новим спеціалістом ментора, який допомагає йому та підтримує протягом онбордингу. Ми також рекомендуємо проводити тимбілдинги, коли до команди долучається нова людина — це сприяє ближчому знайомству, позитивно впливає на загальну комунікацію в команді та підвищує її продуктивність.

Традиції Zeeks

Про початок роботи нового спеціаліста ми інформуємо всю компанію і робимо це креативно. У розсилку, присвячену новачку, завжди додаємо інформацію про попередній досвід роботи людини, її досягнення та хобі. А замість фото робимо ось таке GIF-зображення, що створює відчуття живого знайомства, особливо важливе в часи віддаленої роботи через ковід і війну. 

А в київському офісі у нас є фотоколаж з усіма спеціалістами компанії, який постійно поповнюється. Фотографії розміщені за датами народження, щоб ті, хто працює в офісі, завжди пам’ятали про свята своїх колег.

Welcome box

Welcome box є важливим аспектом онбординг-процесу, і отримувати такий подарунок від компанії надзвичайно приємно. Ми довго думали, чим можна здивувати нового колегу, окрім брендованих чашок та блокнотів, і придумали свою родзинку — персональний лист від СЕО, який по-справжньому мотивує та зближує з компанією.

Регулярна комунікація

Я проводжу три обовʼязкові зустрічі протягом онбордингу: через тиждень після виходу новачка на роботу, в середині випробувального терміну та в день його закінчення. На зустрічах звертаю увагу на те, як будується комунікація спеціаліста з командою та тимлідом, чи зрозумілі йому обовʼязки, чи комфортні умови роботи.

У день закінчення випробувального терміну отримую від фахівця зворотний звʼязок про онбординг. Саме завдяки чесним коментарям і пропозиціям він у Zeeks стає все якіснішим і працює як годинник. Спеціалісти часто кажуть, що це найкраще організований онбординг у їхньому професійному житті, і це надихає.

Як змінився онбординг з ковідом і війною

Раніше COVID-19, а зараз повномасштабна війна змістили наш фокус у роботі. Тепер ми намагаємось налагоджувати комфортний онбординг і подальшу роботу не лише в офісі, а й у віддаленому режимі. Наприклад, з початком вторгнення ми зіткнулися з проблемою доставки робочої техніки для спеціалістів, які виїхали за межі України, тому зараз виділяємо кошти на покупку техніки за місцем проживання.

А загалом ми швидко реагуємо на зміни та вдало пристосовуємо під них процеси компанії. Бо, як ви вже зрозуміли зі статті, адаптація — це наша суперсила 🙂

Читайте також

Акцент на «‎тут і зараз»‎: як війна змінила роль і функції HR

Співбесіда під час війни: як балансувати між інтересами компанії та співчуттям

Знайшли нову роботу? 11 простих порад, як адаптуватися в колективі