Партнер, а не босс: как эффективно работать с фрилансерами

Работа с фрилансерами — это отличная возможность привлечь в проекты внешних экспертов и недостающий профессиональный опыт. Но чтобы получить максимально эффективный результат от такого сотрудничества, нужен качественный менеджмент. Елена Хлонь, СЕО приложения Fairo в Украине, делится советами, которые помогают ей в работе с фрилансерами.

В отличие от штатных специалистов компании, фрилансеры — это люди гибкого графика и свободы выбора, которые часто работают с несколькими проектами. Например, исследование Dinghy утверждает, что 47.8% фрилансеров одновременно сотрудничают с 3-6 клиентами. Об этом стоит помнить и относиться с уважением к их времени. 

Давайте детально разберем тонкости менеджмента фрилансеров на каждом этапе, чтобы понять, как выжать максимум из фриланс-команды.

1. Формулируйте четкое ТЗ

Качественно прописанное техническое задание избавит от недопонимания, зафиксирует сроки и уточнит детали. ТЗ позволяет сформулировать видение проекта, описать ожидания и желаемый результат. Поскольку у клиента и внешнего специалиста ожидания от проекта и результатов могут отличаться, их нужно проговорить перед стартом работы и расставить все точки над і. В этом помогут четко сформулированные KPI — во время работы над проектом они будут ориентиром и даже мотивацией для фрилансера. 

2. Погружайте специалистов в контекст компании

Фрилансеры не знают тонкостей вашей айдентики, философии и ключевых посылов. Чем лучше они вникнут в специфику проекта, тем качественнее будет ваше сотрудничество. Дайте специалисту хотя бы минимальный базис по внутренним особенностям проекта, его философии, и результат вас обязательно порадует. 

Например, мы в Fairo часто работаем с фрилансерами и заметили, что даже быстрое погружение специалистов во внутреннюю кухню проекта улучшает результаты их работы. Если раньше у фрилансера-дизайнера получался просто баннер в фирменных цветах, то теперь он уже несет философию, глубину бренда и качественно передает наши посылы. 

Ищете работу на фрилансе?

На бирже Freelancehunt доступны задания для новичков и профи в самых разных сферах: от работы с текстами и юридических услуг до программирования.

На биржу

3. Контролируйте поставленные задачи от А до Я

Поскольку фрилансеры одновременно работают над несколькими проектами, важно внимательно следить за сроками каждой задачи. Внезапные дедлайны и неожиданная нагрузка усложняют работу специалиста и влияют на общий результат. Чтобы избежать просрочек, устанавливайте дедлайны для каждой задачи с запасом и назначайте их в специальных программах. 

Например, можно менеджерить простые проекты в Trello: канбан-доски позволяют распределять задачи на три этапа: to do, doing, done. Более сложные проекты можно вести в OpenProject: общие дашборды позволяют всей команде проверять статус задач в удобное время, а менеджер проекта сможет наблюдать за прогрессом и загрузкой каждого специалиста.

4. При необходимости отслеживайте время

Многие специалисты работают почасово, и мониторинг времени поможет корректно посчитать оплату за проделанную работу. Внедрить этот инструмент в свою менеджерскую рутину можно с помощью Hubstaff, Teramind или Time Doctor — это один из самых известных сервисов для трекинга сотрудников. При этом всегда учитывайте сложность задачи: некоторые из них требуют лишь два часа на выполнение, а другие занимают гораздо больше времени.

5. Будьте на связи с командой

Регулярная коммуникация с фрилансерами — залог качественной и продуктивной работы. Исследование Lifesize показывает, что 75% работников, которые регулярно практикуют видеосозвоны, замечают повышение продуктивности после общения с коллегами. Это не значит, что совещания три раза в день — хорошая идея. Но регулярные статусы точно нужны. 

Обсудите механику коммуникации заранее и определите удобные форматы. Например, мне комфортно получать все ситуативные обновления в режиме реального времени, а коллеги предпочитают один список вопросов вместо постоянного спама из писем. 

Переписку с командой можно вести на любых удобных платформах, но я предпочитаю Telegram или Slack. Мессенджеры — крутой инструмент поддержки оперативного контакта. В них удобно запрашивать быструю обратную связь, сверять информацию и моментально обмениваться файлами. Если вопрос важный, но не требует экстренного решения, его можно оставить для рабочей почты.  

6. Не забывайте давать фрилансерам эмоциональную «печеньку»

Поскольку фрилансеры эмоционально не связаны с компанией и проектом, необходимо подкреплять их систему мотивации дополнительно: погружайте их во внутреннюю кухню компании на время сотрудничества, хвалите и давайте регулярный фидбэк, чтобы фрилансеры не теряли мотивацию. Покажите, что цените их труд. 

Также неплохой системой мотивации служит поэтапная оплата — полная предоплата снижает желание продуктивно работать, а денежное вознаграждение после окончания проекта выглядит для специалиста как что-то далекое и неосязаемое. Тогда как регулярные выплаты помогут сохранять мотивацию специалиста.

Менеджмент фриланс-команды требует ресурсов и усилий. Но результат точно того стоит — ведь эксперты-фрилансеры усилят команду любого проекта.

Читайте также

Чем фриланс отличается от проектной занятости? Словарь форматов работы от Анны Мазур

Фриланс в законе: как легально работать на себя

Гид по Upwork: с чего начать фриланс-карьеру?