Партнер, а не бос: як ефективно працювати з фрилансерами

Робота з фрилансерами — це чудова можливість залучити в проєкти зовнішніх експертів і професійний досвід, якого бракує. Але щоб отримати максимально ефективний результат від такої співпраці, потрібен якісний менеджмент. Олена Хлонь, СЕО додатку Fairo в Україні, ділиться порадами, які допомагають їй у роботі з фрилансерами.

На відміну від штатних фахівців компанії, фрилансери — це люди гнучкого графіка й свободи вибору, які часто працюють з декількома проєктами. Наприклад, дослідження Dinghy стверджує, що 47.8% фрилансерів одночасно співпрацюють з 3-6 клієнтами. Про це варто пам’ятати і ставитися з повагою до їхнього часу.

Давайте детально розберемо тонкощі менеджменту фрилансерів на кожному етапі, щоб зрозуміти, як вижати максимум із фриланс-команди.

1. Формулюйте чітке ТЗ

Якісно прописане технічне завдання позбавить від непорозумінь, зафіксує терміни й уточнить деталі. ТЗ дозволяє сформулювати бачення проєкту, описати очікування й бажаний результат. Оскільки у клієнта й зовнішнього фахівця очікування від проєкту й результатів можуть відрізнятися, їх потрібно проговорити перед стартом роботи й розставити всі крапки над і. У цьому допоможуть чітко сформульовані KPI — під час роботи над проєктом вони будуть орієнтиром і навіть мотивацією для фрилансера.

2. Занурюйте фахівців у контекст компанії

Фрилансери не знають тонкощів вашої айдентики, філософії та ключових меседжів. Чим краще вони зрозуміють специфіку проєкту, тим якіснішою буде ваша співпраця. Дайте фахівцю бодай мінімальний базис із внутрішніх особливостей проєкту та його філософії, і результат вас обов’язково порадує.

Наприклад, ми в Fairo часто працюємо з фрилансерами і помітили, що навіть швидке занурення фахівців у внутрішню кухню проєкту покращує результати їхньої роботи. Якщо раніше у фрилансера-дизайнера виходив просто банер у фірмових кольорах, то тепер він уже несе філософію, глибину бренду та якісно передає наші посили.

Шукаєте роботу на фрилансі?

На біржі Freelancehunt доступні завдання для початківців і для профі в найрізноманітніших сферах: від роботи з текстами та юридичних послуг до програмування.

На біржу

3. Контролюйте поставлені завдання від А до Я

Оскільки фрилансери одночасно працюють над кількома проєктами, важливо уважно стежити за термінами кожного завдання. Раптові дедлайни й несподіване навантаження ускладнюють роботу фахівця і впливають на загальний результат. Щоб уникнути затримок, встановлюйте дедлайни для кожного завдання з запасом і призначайте їх у спеціальних програмах.

Наприклад, можна менеджерити прості проєкти в Trello: канбан-дошки дозволяють розподіляти завдання на три етапи: to do, doing, done. Більш складні проєкти можна вести в OpenProject: спільні дашборди дозволяють всій команді перевіряти статус завдань у зручний час, а менеджер проєкту зможе спостерігати за прогресом і завантаженням кожного фахівця.

4. За необхідності відстежуйте час

Багато фахівців працюють погодинно, і моніторинг часу допоможе коректно порахувати оплату за виконану роботу. Впровадити цей інструмент у свою менеджерську рутину можна за допомогою Hubstaff, Teramind або Time Doctor — це один із найвідоміших сервісів для трекінгу співробітників. При цьому завжди враховуйте складність завдання: деякі з них вимагають лише дві години на виконання, тоді як інші займають набагато більше часу.

5. Будьте на зв’язку з командою

Регулярна комунікація з фрилансерами — запорука якісної та продуктивної роботи. Дослідження Lifesize показує, що 75% працівників, які регулярно практикують відеозідзвони, помічають підвищення продуктивності після спілкування з колегами. Це не означає, що наради три рази на день — хороша ідея. Але регулярні статуси точно потрібні.

Обговоріть механіку комунікації заздалегідь і визначте зручні формати. Наприклад, мені комфортно отримувати все ситуативні оновлення в режимі реального часу, а колеги вважають за краще один список питань замість постійного спаму з листів. 

Листуватися з командою можна на будь-яких зручних платформах, але я віддаю перевагу Telegram або Slack. Месенджери — крутий інструмент підтримки оперативного контакту. У них зручно запитувати швидкий зворотний зв’язок, звіряти інформацію та моментально обмінюватися файлами. Якщо питання важливе, але не вимагає негайного вирішення, його можна залишити для робочої пошти.

6. Не забувайте давати фрилансерам емоційне «печивко»

Оскільки фрилансери емоційно не пов’язані з компанією та проєктом, необхідно підкріплювати їхню систему мотивації додатково: занурюйте їх у внутрішню кухню компанії на час співпраці, хваліть і давайте регулярний фідбек, аби фрилансери не втрачали мотивацію. Покажіть, що ви цінуєте їхню працю.

Також непоганою системою мотивації слугує поетапна оплата — повна передоплата знижує бажання продуктивно працювати, а грошова винагорода після закінчення проєкту виглядає для фахівця як щось далеке й неосяжне. Тоді як регулярні виплати допоможуть зберігати мотивацію фахівця.

Менеджмент фриланс-команди вимагає ресурсів і зусиль. Але результат точно того вартий — адже експерти-фрилансери посилять команду будь-якого проєкту.

Читайте також

Чим фриланс відрізняється від проєктної зайнятості? Словник форматів роботи від Анни Мазур

Фриланс у законі: як легально працювати на себе

Гід по Upwork: з чого розпочати фриланс-кар’єру?