Что скрывается за требованием «знание PowerPoint» в вакансиях?

Навыки работы с Microsoft PowerPoint очень часто фигурируют в описаниях разных вакансий. Но что нужно минимально уметь, чтобы с уверенностью утверждать, что вы владеете PowerPoint? Чего конкретно ждут компании от кандидатов? Рассказывает Александр Томилин, сооснователь компании по дизайну презентаций Reprezent.

Сегодня PowerPoint — это необходимый инструмент для самых разных позиций во многих компаниях. Sales-менеджер готовит презентации для потенциальных клиентов. Бренд-менеджер с их помощью рассказывает о новых продуктах. Маркетолог на слайдах отчитывается об успехах маркетинговых кампаний.

Понимая это, навыки работы с PowerPoint добавляют себе в резюме сотни кандидатов, особенно не задумываясь, что на самом деле нужно уметь, чтобы создавать презентации на достойном уровне.    

Что нужно уметь в PowerPoint: 9 главных навыков

1. Соблюдать фирменный стиль компании

В крупных компаниях за соблюдением фирменного стиля тщательно следят. Любой маркетолог расскажет вам, как важно постоянство в коммуникациях с клиентом и партнерами, чтобы выстроить четкий образ бренда.

Чтобы все маркетинговые материалы компании выглядели в одном стиле, создается специальный документ — руководство по фирменному стилю. Его еще называют брендбук или корпоративный гайдлайн.

Зачастую брендбук скидывают новичкам сразу же. Но если этого не произошло,  запросите его у коллег или руководителя, прежде чем приступать к дизайну каких-либо материалов.  

2. Работать с цветом

Сюда входит как понимание функции цвета и его влияния на общее настроение презентации, так и технические навыки работы с цветами.

С помощью цвета можно сделать акцент, добавить контраста или связать всю презентацию одной стилистикой.

Если у компании есть брендбук, то цвета, которые можно использовать, указаны в нем в цветовых моделях HEX или RGB. Зная этот код, вы сможете легко получить нужный цвет в PowerPoint, вписав значение кода для какого-либо объекта или фона вручную либо же с помощью пипетки.

Важно использовать цвета на слайдах осмысленно, у каждого цвета должна быть своя функция. Adobe Color CC и Coolors — два удобных в использовании сайта, которые сами подбирают красивые сочетания цветов и позволяют создать свои. А во вкладке Explore можно подсмотреть уже готовые гаммы от других людей.

3. Визуализировать данные

Большая часть внутренних презентаций в компаниях создается в отчетных целях для руководства и коллег. Уметь выбирать главное и визуализировать, чтобы данные подтверждали или опровергали гипотезы — очень важно в аналитических презентациях.

Советую крутой блог по визуализации данных на английском языке — Darkhorse, а еще книги Эдварда Тафти.

Чего точно не стоит делать — использовать 3D графики и диаграммы, в них очень сложно соотнести данные между собой.

4. Учитывать контекст использования презентации

В зависимости от того, для чего нужна презентация, меняется ее форма и содержание. Например, делать одинаковую презентацию и для выступления, и для отправки по почте — не самая лучшая практика.

Когда вы выступаете, текст в презентации не должен дублировать вашу речь. На слайдах вообще не должно быть много текста, так как люди будут либо читать презентацию, либо слушать вас. Делать одновременно два дела они не смогут 🙂

Тогда как в презентации для рассылки по почте текста должно быть ровно столько, чтобы человек мог понять, о чем речь.

Если высылаете презентацию по почте, показываете на плазме или ноутбуке, то используйте формат слайда 16:9. Если же вы знаете, что изображение будет проецироваться на экран формата 4:3, то лучше сделать презентацию такого же формата. В PowerPoint поменять размер слайда можно во вкладке «Дизайн».  

5. Работать с изображениями и фигурами

Мало уметь скачать картинку в Google, нужно еще знать о лицензиях на использование изображений и где искать изображения высокого качества (если что — в Google-поиске по картинкам есть кнопка «Инструменты», где в выпадающем меню есть возможность выбрать нужный размер и фильтровать картинки по лицензиям). Ресурсы для поиска картинок и фото есть тут.

Без графических редакторов полноценно обрабатывать изображения будет сложно, но знать, как убрать фон, обрезать в кружочек или сделать картинку черно-белой внутри PowerPoint, будет весьма полезно.

6. Работать с шаблонами PowerPoint

Если вы планируете работать в крупной международной компании, то там точно используется шаблон, сделанный с помощью образца слайдов. Выделите время, чтобы проклацать образец, понять, как он устроен и как можно работать с шаблонами.

В случае рутинных задач, таких как вставка логотипа на всех слайдах или создание однотипных слайдов, шаблон экономит много времени и усилий.

7. Работать с анимацией

Умение управлять вниманием зрителя за счет анимации — важный пункт в нашем перечне навыков. Если вы понимаете, как сделать ненавязчивую плавную анимацию, вы можете превратить скучные и статичные слайды в отличную интерактивную поддержку для выступления. Главное — чтобы анимация не отвлекала от смысла слайда и не напрягала аудиторию.

Простой лайфхак: если на слайде много пунктов, то с помощью анимации можно настроить для каждого пункта появление по клику. Таким образом вы сможете показать информацию аудитории порционно, не перегружая слайд текстом сразу.

Примеры использования анимированных слайдов

8. Работать с текстом

Дизайнеры любят говорить, что типографика (или работа с текстом) определяет уровень дизайна. Не стоит игнорировать то, насколько сильно ваши презентации могут поменяться, если просто привести в порядок текст и правильно оформить его для приятного и комфортного чтения.

Немного углубитесь в тему типографики: почитайте пару книг или посмотрите уроки на YouTube. Минимальные усилия в этом направлении помогут существенно улучшить внешний вид ваших презентаций.

9. Разбираться в трендах и новых функциях программы

Мало какая компания хочет выглядеть устаревшей и несовременной. Поэтому умение обновлять презентации, чтобы они выглядели стильно и трендово — важный навык, завершающий наш список.

За последние 30 лет PowerPoint сильно изменился. В Keynote тоже добавляются новые инструменты. А у Prezi за последние пару лет кардинально изменилась концепция, и теперь инструмент специализируется на создании нелинейных интерактивных презентаций.

В блоге Reprezent вы можете следить за новостями мира презентаций, за последними обновлениями PowerPoint (например, Morph, Design Ideas, Zoom, поддержка 3D моделей), и тогда вы сможете с легкостью удивлять коллег крутыми презентациями.

Читайте также

Что нужно знать и уметь графическому дизайнеру. Гайд от Александра Трегуба

Направления в дизайне: кого ищут компании и как стать востребованным?

Украинская дизайнерка — про переезд и работу в США