Що ховається за вимогою «знання PowerPoint» в вакансіях?

Навички роботи з Microsoft PowerPoint часто фігурують в описах різних вакансій. Але що потрібно мінімально вміти, щоб впевнено стверджувати, що ви володієте PowerPoint? Чого конкретно чекають компанії від кандидатів? Розповідає Олександр Томілін, співзасновник компанії з дизайну презентацій Reprezent.

Сьогодні PowerPoint — це необхідний інструмент для різних позицій у багатьох компаніях. Sales-менеджер готує презентації для потенційних клієнтів. Бренд-менеджер з їхньою допомогою розповідає про нові продукти. Маркетолог на слайдах звітує про успіхи маркетингових кампаній.

З огляду на це, навички роботи з PowerPoint додають собі у резюме сотні кандидатів, особливо не замислюючись, що насправді потрібно вміти, аби створювати презентації на гідному рівні.

Що потрібно вміти у PowerPoint: 9 головних навичок

1. Дотримуватися фірмового стилю компанії

У великих компаніях за дотриманням фірмового стилю ретельно стежать. Будь-який маркетолог розповість вам, наскільки важливою є постійність у комунікаціях з клієнтом та партнерами, щоб вибудувати чіткий образ бренду.

Щоб усі маркетингові матеріали компанії виглядали в одному стилі, створюється спеціальний документ — посібник із фірмового стилю. Його ще називають брендбук чи корпоративний гайдлайн.

Найчастіше брендбук скидають новачкам одразу. Але якщо цього не сталося, попросіть його у колег або керівника, перш ніж приступати до дизайну будь-яких матеріалів.

2. Працювати з кольором

Сюди входить як розуміння кольору та його впливу на загальний настрій презентації, так і технічні навички роботи з кольорами.

За допомогою кольору можна зробити акцент, додати розмаїття або об’єднати всю презентацію однією стилістикою.

Якщо компанія має брендбук, то кольори, які можна використовувати, вказані в ньому в колірних моделях HEX або RGB. Знаючи цей код, ви зможете легко отримати потрібний колір PowerPoint, вписавши значення коду для будь-якого об’єкта або фону вручну або ж за допомогою піпетки.

Важливо використовувати кольори на слайдах осмислено, кожен колір має мати свою функцію. Adobe Color CC і Coolors — два зручні у використанні сайти, які самі підбирають красиві поєднання кольорів і дозволяють створити свої. А у вкладці Explore можна переглянути вже готові гами від інших людей.

3. Візуалізувати дані

Більшість внутрішніх презентацій у компаніях створюється у звітних цілях для керівництва та колег. Вміти обирати головне та візуалізувати, щоб дані підтверджували чи спростовували гіпотези — дуже важливо в аналітичних презентаціях.

Раджу крутий блог із візуалізації даних англійською мовою — Darkhorse, а також книги Едварда Тафті.

Чого точно не варто робити — використовувати 3D графіки та діаграми, в них дуже складно співвіднести дані між собою.

4. Враховувати контекст використання презентації

Залежно від того, навіщо потрібна презентація, змінюється її форма та зміст. Наприклад, робити однакову презентацію і для виступу, і для надсилання поштою — не найкраща ідея.

Коли ви виступаєте, текст у презентації не повинен дублювати вашу промову. На слайдах взагалі не повинно бути багато тексту, тому що люди або читатимуть презентацію, або слухатимуть вас. Робити одночасно дві справи вони не зможуть 🙂

Тоді як у презентації для розсилки поштою тексту має бути рівно стільки, щоб людина могла зрозуміти, про що мова.

Якщо ви надсилаєте презентацію поштою, показуєте на плазмі або ноутбуці, використовуйте формат слайда 16:9. Якщо ж ви знаєте, що зображення проєктуватиметься на екран 4:3, то краще зробити презентацію такого ж формату. У PowerPoint міняти розмір слайда можна у вкладці «Дизайн».

5. Працювати із зображеннями та фігурами

Мало вміти завантажити картинку в Google, потрібно ще знати про ліцензії на використання зображень і де шукати зображення високої якості (в Google-пошуку за картинками є кнопка «Інструменти», де у меню, що випадає, є можливість вибрати потрібний розмір і фільтрувати картинки за ліцензіями). Ресурси для пошуку картинок та фото є тут.

Без графічних редакторів повноцінно обробляти зображення буде складно, але знати, як прибрати фон, обрізати в кружечок або зробити картинку чорно-білою всередині PowerPoint, буде корисно.

6. Працювати із шаблонами PowerPoint

Якщо ви плануєте працювати у великій міжнародній компанії, то там точно використовують шаблон, зроблений за допомогою зразка слайдів. Виділіть час, щоб проклацати зразок, зрозуміти, як він влаштований і як можна працювати з шаблонами.

У разі рутинних завдань, таких як вставка логотипа на всіх слайдах або створення однотипних слайдів, шаблон заощаджує багато часу та зусиль.

7. Працювати з анімацією

Вміння керувати увагою глядача за допомогою анімації — важливий пункт у нашому переліку навичок. Якщо ви розумієте, як зробити ненав’язливу плавну анімацію, ви можете перетворити нудні та статичні слайди на чудову інтерактивну підтримку для виступу. Головне, щоб анімація не відволікала від сенсу слайда.

Простий лайфхак: якщо на слайді багато пунктів, то за допомогою анімації можна налаштувати появу по кліку для кожного пункту. Таким чином, ви зможете показати інформацію аудиторії порційно, не перевантажуючи слайд текстом відразу.

Приклади використання анімованих слайдів

8. Працювати з текстом

Дизайнери люблять казати, що типографіка (або робота з текстом) визначає рівень дизайну. Не варто ігнорувати те, наскільки сильно ваші презентації можуть змінитися, якщо просто упорядкувати текст і правильно оформити його для приємного і комфортного читання.

Трохи заглибтесь у тему типографіки: почитайте пару книг або подивіться уроки на YouTube. Мінімальні зусилля у цьому напрямку допоможуть суттєво покращити зовнішній вигляд ваших презентацій.

9. Розбиратися у трендах та нових функціях програми

Мало яка компанія хоче виглядати застарілою та несучасною. Тому вміння оновлювати презентації, щоб вони виглядали стильно та трендово — важлива навичка, яка завершує наш список.

За останніх 30 років PowerPoint сильно змінився. У Keynote також додаються нові інструменти. А у Prezi за останні кілька років кардинально змінилася концепція, і тепер інструмент спеціалізується на створенні нелінійних інтерактивних презентацій.

У блозі Reprezent ви можете стежити за новинами світу презентацій, останніми оновленнями PowerPoint (наприклад, Morph, Design Ideas, Zoom, підтримка 3D моделей), і тоді ви зможете з легкістю дивувати колег крутими презентаціями.

Читайте також

Цього не вчать в дизайнерських школах! 28 важливих порад дизайнерам

Що треба знати і вміти графічному дизайнеру. Гайд від Олександра Трегуба

Вільний художник: як дизайнеру стартувати на фрилансі