«Главное — не бесить людей». Правила делового этикета на рабочем месте

Можно ли писать в рабочие чаты поздно ночью, нужно ли поздравлять коллег с 8 марта и обязательно ли обращаться к начальнику на «Вы»? Поговорили об основных правилах делового этикета в рабочем коллективе с Анной Чаплыгиной, специалистом по этикету и моделированию поведения.

Зачем вообще нужны правила делового этикета? Вовсе не для того, чтобы демонстрировать всем, как хорошо вы воспитаны, а чтобы помогать людям работать эффективнее.

Если с вами неприятно общаться, вы раздражаете других людей и мешаете им делать свою работу, вас будут терпеть, только когда вы единственный в мире обладаете эликсиром бессмертия или знаете, какой провод нужно перерезать в экстренной ситуации — синий или красный.

Хороший человек — это не профессия. Но приятный в общении профессионал — это конкурентное преимущество.

В целом деловой этикет — это о соблюдении личных границ и правил субординации ради комфортного и эффективного взаимодействия.

Правила делового этикета в общении с коллегами

1. Правила должны быть

Поскольку главная цель делового этикета — эффективность, то это не набор универсальных законов и правил, которые работают для всех и всегда. У каждой компании могут быть свои правила, важно лишь, чтобы они были сформулированы — прописаны или проартикулированы.

Молодым компаниям часто кажется, что они приходят работать совершенно по-новому, и никакие правила им не нужны. Это не так. Ваши правила могут быть самыми свободными и демократичными, но они все же должны быть. Точнее, они сформируются со временем, хотите вы того или нет 🙂.

Не хотите конфликтных ситуаций — четко прописывайте правила, оповестите команду и получите согласие их придерживаться. Кто не согласен, может найти другую, более комфортную для себя компанию. Все должно работать на эффективность.

2. Темы, которых лучше избегать

Существуют пресловутые пять тем, на которые не говорят в светском обществе: деньги, политика, религия, здоровье и секс. Но это не конечный список. Суть в том, что это потенциально конфликтные темы, на которые у людей могут быть противоположные взгляды. И если вы узнаете позицию собеседника по этим вопросам, у вас может пропасть желание с ним работать. Соответственно, один разговор на эту тему может помешать эффективности всей команды. Поэтому если вы не умеете владеть собой, любые спорные темы старайтесь обходить.

С другой стороны, если в коллективе собрались люди с абсолютно противоположными взглядами, возникает вопрос, будет ли эффективна эта команда. Ведь наш выбор — это следствие наших ценностей. Так что вполне возможно, что вопрос: «За кого вы голосовали на выборах?» нужно включить в собеседования 🙂. Шутка.

3. Все, что уменьшает эффективность других — под запретом

Главное правило взаимодействия в офисе — что бы вы ни делали, помните о том, что рядом с вами другие люди.

Если ваши действия снижают эффективность другого сотрудника, вы — вредитель. Кто-то не умеет тихо говорить, кто-то слушает музыку так, что даже через наушники ее слышат другие члены команды. Возможно, где-то разрешено обедать за своим рабочим столом, но ведь кто-то может быть на диете или на лечении. Да, ваш стол — это ваши личные границы. Но запахи или звуки ограничить сложнее. Поэтому рыбу в маленьком офисе лучше не есть даже на кухне.

Иногда компании принимают для себя решение быть «хорошими» и никому ничего не запрещать — хоть музыку слушайте, хоть курицу руками ешьте. В итоге все разваливается, потому что всех что-то бесит, но все молчат. Но молчание — это ложное представление о воспитанности. Быть воспитанным и вежливым не значит делать все, чтобы не обидеть человека. Это означает уметь подобрать корректные слова, чтобы без оскорблений объяснить другому свои требования или пожелания.

Договориться никому ничего не запрещать — плохая стратегия. Нужно договариваться так, чтобы хорошо было всем.

Правила делового этикета в общении с руководителем

1. Субординация важна

Самая главная ошибка в общении с руководителем — люди путают характер отношений и нарушают субординацию. Особенно этим страдают все новые индустрии, в частности ИТ. Люди, которые никогда не работали в компаниях с традиционной деловой культурой, думают, что субординация — это пережиток, а руководители — их друзья.

Но компании, которые поначалу разрешили любому сотруднику подойти непосредственно к начальнику и выразить свое недовольство по любому поводу, в итоге все равно приходят к выводу, что так не работает. Субординация не навязана нам из космоса, она свойственна людям на животном уровне: есть вожак и есть группа, которая добровольно согласилась за ним идти. И если вы откинули формальные негласные правила, но так и не прописали свои, то наступает анархия.

Другая распространенная ошибка в деловом общении — люди путают светскую субординацию с деловой. В светской обращают внимание в первую очередь на пол собеседника, и мужчина оказывает знаки внимания женщине. В случае двух мужчин или двух женщин младший ухаживает за тем, кто старше. Если возраст и пол одинаковые, учитывается социальный статус.

Но в деловом общении все наоборот. В бизнесе нет мальчиков и девочек: есть профессионалы. Поэтому там первый критерий — кто руководитель, а кто подчиненный. Именно подчиненный открывает дверь руководителю. Даже если подчиненная — молодая девушка, а руководитель — мужчина. Если начальник-мужчина откроет дверь перед подчиненной — это, скорее, повод задуматься, какой характер отношений у них на самом деле, раз он оказывает ей знаки внимания как женщине.

Часто можно услышать: «Да кому нужна эта субординация!». Но пока в мире есть хоть одна дверь, в которую может пройти только один человек за раз, вам придется выбирать, кто в нее войдет первым, а кто — вторым.

2. Достигать результатов важнее, чем казаться хорошими

Субординация не обязательно означает, что к начальству нужно обращаться только на «Вы». Если в конкретной компании получается эффективнее работать, обращаясь на «ты» — пожалуйста. Но если попробовали и поняли, что это мешает общей дисциплине — меняйте правила. Ваша цель на работе — достигать результатов, а не казаться хорошими.

Частая ошибка — ставить на первое место хорошие отношения с коллегами, а не эффективность работы. Но вы пришли работать, а не дружить. Если чьи-то ошибки, проступки, недочеты мешают другим и вредят достижению общей цели — не бойтесь об этом сказать. Это не стукачество. А вот молчать — уже соучастие. Сообщить о проблеме — не обязательно «сдать» конкретного человека. Но замалчивание нерешенных, проблемных вопросов в конечном итоге потопит компанию.

Как стоит вести себя в конкретных ситуациях

Как этично сделать замечание коллеге

Любые замечания стоит делать тет-а-тет, а не публично. Если ваша претензия окажется необоснованной, вам придется точно так же публично приносить извинения.

Если есть возможность встретиться, то личная встреча всегда лучше, чем переписка: вы видите реакцию человека.

Важно соблюсти и формат замечания: если вы хотите конфликта, вы обвиняете. Если не хотите конфликта, вы спрашиваете, что можно сделать, чтобы человек начал работать лучше. Пример: «Что тебе нужно с нашей стороны, чтобы ты выполнил поставленную задачу?». Делайте акцент не на своих личных желаниях и недовольстве, а на общей задаче.

Нужно ли сообщать коллективу о горе в семье коллеги

Руководителю стоит предупредить коллектив, если один из сотрудников переживает сложный личный период. Можно не уточнять причину, но поставить в известность, что у человека сложный период, он может быть недостаточно эффективен, недостаточно адекватен в реакциях, и нужно быть к нему немного терпимее и внимательнее. И помочь ему в рабочих вопросах, если есть такая возможность. Если у вас такой коллектив, где никто не будет лезть с расспросами, но все будут максимально внимательны — вам очень повезло.

Как выражать соболезнование коллеге

В момент горя даже сам человек не знает, как будет лучше для него: чтобы к нему подходили с утешениями или чтобы оставили в покое. Лучшее, что можно сделать — подойти и сказать: «Прими мои соболезнования». Не нужно сидеть с человеком и рыдать всю ночь, но эта простая короткая фраза означает: «Я знаю, я все понимаю, мне жаль. Я с тобой, мы в общей реальности, я не делаю вид, что ничего не произошло».

Как поздравлять коллег или руководителя с днем рождения

Насколько ярким будет поздравление, зависит от коллектива. Но очень важно помнить, что в бизнесе нужно быть осторожным с личным, — все сотрудники должны получить одинаковую долю внимания, чтобы не вызвать конфликт.

Руководителю все же нужно уделить больше внимания в его день рождения, чем другим сотрудникам. И даже если в коллективе не принято поздравлять сотрудников, то поздравить шефа необходимо. Необязательно подарками, но как минимум общим письмом от коллектива. Письма от каждого сотрудника лучше не отправлять, чтобы не раздражать огромным количеством личных сообщений.

Нужно ли поздравлять коллег с другими праздниками

Светский и универсальный праздник, с которым можно поздравить всех и не прогадать — это Новый год. А вот поздравлять с религиозными праздниками считается дурным тоном: вы никогда не знаете, какую веру исповедует человек. Это то, что не афишируется. В Украине часто католиков забрасывают открытками на православное Рождество или Пасху. 8 марта уже тоже в некотором роде праздник веры, поэтому его также стоит обойти стороной.

Правила этичного онлайн-общения в условиях удаленной работы

Многие из нас только учатся переводить всю рабочую коммуникацию в онлайн. Часто это сопровождается сложностями с разделением рабочего и личного времени: как своего, так и коллег, а также непониманием того, что даже на расстоянии можно отвлекать и раздражать других сотрудников.

1. Соблюдайте дистанцию. Даже удаленно

В сети тоже присутствует дистанция, но об этом часто забывают. Есть почта, есть мессенджеры в соцсетях и привязанные к личному номеру телефона, есть телефонный звонок. Это три разных дистанции:

• в случае почты нормальное время ответа — 1-2 суток. Если вы отправили письмо сегодня вечером, ждите ответ завтра в течение рабочего дня;
• мессенджер — это дистанция поближе, и хорошим тоном считается отреагировать в течение одного рабочего дня;
• телефон — это здесь и сейчас, поэтому не надо злоупотреблять телефонными звонками.

Коллегам стоит писать только в рабочее время, если другое не было оговорено заранее. Если же все согласились, что материалы нужно отправлять по мере их готовности, хоть в три часа ночи, и это только ускорит достижение общего результата, — тогда пишите в любое время, это не будет нарушением этикета. Но если вы это не проговорили, то решайте вопросы исключительно в рабочее время.

2. Рабочие чаты — для работы

В условиях удаленной работы практически вся коммуникация с коллегами перешла в чаты, и распространенная ошибка — превращать чат в подобие живого общения в офисе, когда обсуждается все подряд и это читают все. Когда чат только создался, все соскучились и очень рады друг друга «видеть», это море радости и общения воодушевляет. Но очень скоро сообщения не по делу начнут мешать работе.

Все, что не касается дела, не должно быть в общем чате.

Любое сообщение должно быть адресовано человеку, от которого ждут ответа. Отмечайте нужного вам человека, чтобы он видел, что это вопрос именно к нему. Сообщения без адресата и не по делу, например: «Ребята, с новым годом!» или «Приветствуем в нашем чате», отвлекают и раздражают. Результат будет как в сказке про мальчика и волка: когда в чате появится действительно важное сообщение, на него никто не отреагирует, потому что привыкли к злоупотреблению вниманием.

Если вы видите, что в чатах начались сообщения не по делу или отправка эмодзи отдельными сообщениями — пропишите правила и запретите это.

Вывод: главное правило — не бесить

Деловой этикет — это не о том, что на работу нужно ходить в костюме, какую бы должность вы ни занимали, и даже не о том, что к начальству обязательно обращаться на «Вы». Главное правило делового этикета — не снижать эффективность других людей и следовать тем внутренним нормам, которые прописаны у вас в компании.

Читайте также

Почему мы волнуемся перед собеседованием и как этого избежать

Дважды в один офис: стоит ли возвращаться на старую работу

Как выявить и предупредить эмоциональное выгорание на работе?