«Головне — не дратувати людей». Правила ділового етикету на робочому місці

Чи можна писати в робочі чати пізно ввечері, чи потрібно вітати колег з 8 березня і чи обов’язково звертатися до керівника на «Ви»? Поговорили про основні правила ділового етикету в робочому колективі з Анною Чаплигіною, спеціалістом з етикету й моделювання поведінки.

Навіщо взагалі потрібні правила ділового етикету? Зовсім не для того, щоб демонструвати всім, як добре ви виховані, а щоб допомагати людям працювати ефективніше.

Якщо з вами неприємно спілкуватися, ви дратуєте інших людей і заважаєте їм робити свою роботу, вас будуть терпіти лише за умови, що ви єдиний у світі володієте еліксиром безсмертя або знаєте, який дріт потрібно перерізати в екстреній ситуації — синій чи червоний.

Хороша людина — це не професія. Але приємний у спілкуванні професіонал — це конкурентна перевага.

Загалом діловий етикет — це про дотримання особистих кордонів і правил субординації заради комфортної та ефективної взаємодії.

Правила ділового етикету в спілкуванні з колегами

1. Правила повинні бути

Оскільки головна мета ділового етикету — ефективність, то це не набір універсальних законів і правил, які працюють для всіх і завжди. У кожної компанії можуть бути свої правила, важливо лише, щоб вони були сформульовані — прописані або проартикульовані.

Молодим компаніям часто здається, що вони приходять працювати абсолютно по-новому і жодні правила їм не потрібні. Це не так. Ваші правила можуть бути найвільнішими і найдемократичнішими, але вони все ж повинні бути. Точніше, вони сформуються згодом, хочете ви того чи ні 🙂.

Якщо не хочете конфліктних ситуацій — чітко пропишіть правила, повідомте команду й отримайте згоду їх дотримуватись. Хто не згоден, може знайти іншу, більш комфортну для себе компанію. Усе має працювати на ефективність.

2. Теми, яких краще уникати

Існують горезвісні п’ять тем, на які не говорять у світському товаристві: гроші, політика, релігія, здоров’я і секс. Але це не вичерпний список. Суть у тому, що це потенційно конфліктні теми, на які люди можуть мати протилежні погляди. І якщо ви дізнаєтеся позицію співрозмовника з цих питань, у вас може пропасти бажання з ним працювати. Відповідно, одна розмова на цю тему може нашкодити ефективності всієї команди. Тому якщо ви не вмієте володіти собою, намагайтеся уникати будь-яких суперечливих тем.

З іншого боку, якщо в колективі зібралися люди з абсолютно протилежними поглядами, виникає питання, чи буде ефективною ця команда. Адже наш вибір — це наслідок наших цінностей. Тому, можливо, питання: «За кого ви голосували на виборах?» потрібно включити в співбесіди 🙂. Жартую.

3. Усе, що зменшує ефективність інших — під забороною

Головне правило взаємодії в офісі — що б ви не робили, пам’ятайте, що поруч із вами інші люди.

Якщо ваші дії знижують ефективність іншого співробітника, ви — шкідник. Хтось не вміє тихо говорити, хтось слухає музику так, що навіть через навушники її чують інші члени команди. Можливо, десь дозволено обідати за своїм робочим столом, але ж хтось може бути на дієті або на лікуванні. Так, ваш стіл — це ваші особисті кордони. Але запахи або звуки обмежити складніше. Тому рибу в маленькому офісі краще не їсти навіть на кухні.

Іноді компанії ухвалюють для себе рішення бути «хорошими» і нікому нічого не забороняти — хоч музику слухайте, хоч курку руками їжте. У підсумку все розвалюється, тому що всіх щось дратує, але всі мовчать. Втім, мовчання — це неправильне уявлення про вихованість. Бути вихованим і ввічливим не означає робити все, щоб не образити людину. Це означає вміти підібрати коректні слова, щоб без образ пояснити іншому свої вимоги або побажання.

Домовитися нікому нічого не забороняти — погана стратегія. Потрібно домовлятися так, щоб добре було всім.

Правила ділового етикету в спілкуванні з керівником

1. Субординація важлива

Найголовніша помилка в спілкуванні з керівником — люди плутають характер стосунків і порушують субординацію. Особливо цим грішать нові індустрії, зокрема ІТ. Люди, які ніколи не працювали в компаніях з традиційною діловою культурою, думають, що субординація — це пережиток, а керівники — їхні друзі.

Але компанії, які спочатку дозволили будь-якому співробітникові підійти безпосередньо до керівника і висловити своє невдоволення з будь-якого приводу, в результаті все одно доходять висновку, що так не працює. Субординація не нав’язана нам із космосу, вона властива людям на тваринному рівні: є вожак і є група, яка добровільно погодилася за ним йти. І якщо ви відкинули формальні негласні правила, але так і не прописали свої, то настає анархія.

Інша поширена помилка в діловому спілкуванні — люди плутають світську субординацію з діловою. У світській зважають насамперед на стать співрозмовника, і чоловік приділяє увагу жінці. У разі двох чоловіків або двох жінок молодші догоджають тим, хто старше. Якщо вік і стать однакові, враховується соціальний статус.

Але в діловому спілкуванні все навпаки. У бізнесі немає хлопчиків і дівчаток: є професіонали. Тому там перший критерій — хто керівник, а хто підлеглий. Саме підлеглий відкриває двері керівнику. Навіть якщо підлегла — молода дівчина, а керівник — чоловік. Якщо начальник-чоловік відкриє двері перед підлеглою — це, швидше, привід задуматися, який характер стосунків у них насправді, якщо він виявляє їй знаки уваги як жінці.

Часто можна почути: «Та кому потрібна ця субординація!». Але поки у світі є хоч одні двері, крізь які може пройти тільки одна людина за раз, вам доведеться вибирати, хто в них увійде першим, а хто — другим.

2. Досягати результатів важливіше, ніж здаватися хорошими

Субординація не обов’язково означає, що до керівництва потрібно звертатися тільки на «Ви». Якщо в конкретній компанії виходить ефективніше працювати, звертаючись на «ти» — будь ласка. Але якщо спробували і зрозуміли, що це заважає загальній дисципліні — міняйте правила. Ваша мета на роботі — досягати результатів, а не здаватися хорошими.

Поширена помилка — ставити на перше місце хороші стосунки з колегами, а не ефективність роботи. Але ви прийшли працювати, а не дружити. Якщо чиїсь помилки, проступки, недоліки заважають іншим і шкодять досягненню спільної мети — не бійтеся про це сказати. Це не стукацтво. А ось мовчати — вже співучасть. Повідомити про проблему — не обов’язково «здати» конкретну людину. Але замовчування невирішених, проблемних питань врешті-решт потопить компанію.

Як варто поводитися в конкретних ситуаціях

Як етично зробити зауваження колезі

Будь-які зауваження варто робити тет-а-тет, а не публічно. Якщо ваша претензія виявиться необґрунтованою, вам доведеться так само публічно вибачатися.

Якщо є можливість зустрітися, то особиста зустріч завжди краща, ніж листування: ви бачите реакцію людини.

Важливо зважати й на формат зауваження: якщо ви хочете конфлікту, ви звинувачуєте. Якщо не хочете конфлікту, ви питаєте, що можна зробити, щоб людина почала працювати краще. Приклад: «Що тобі потрібно з нашого боку, щоб ти виконав поставлене завдання?». Робіть акцент не на своїх особистих бажаннях і невдоволенні, а на загальному завданні.

Чи потрібно повідомляти колективу про горе в сім’ї колеги

Керівнику варто попередити колектив, якщо один зі співробітників переживає складний особистий період. Можна не уточнювати причину, але довести до відома, що у людини важкі часи, вона може бути недостатньо ефективною, недостатньо адекватною в реакціях, і потрібно бути до неї трохи терпимішими й уважнішими. І допомогти в робочих питаннях, якщо є така можливість. Якщо у вас такий колектив, що ніхто не буде лізти з розпитуваннями, але всі будуть максимально уважні — вам дуже пощастило.

Як висловлювати співчуття колезі

У момент горя навіть сама людина не знає, як їй буде краще: щоб до неї підходили зі співчуттями чи щоб дали спокій. Найкраще, що можна зробити — підійти й сказати: «Прийми мої співчуття». Не потрібно сидіти з людиною і ридати всю ніч, але ця проста коротка фраза означає: «Я знаю, я все розумію, мені шкода. Я з тобою, ми в спільній реальності, я не вдаю, що нічого не сталося».

Як вітати колег або керівника з днем ​​народження

Наскільки яскравим буде привітання, залежить від колективу. Але дуже важливо пам’ятати, що в бізнесі потрібно бути обережним з особистим, — усі співробітники повинні отримати однакову частку уваги, щоб не спровокувати конфлікт.

Керівнику все ж потрібно приділити більше уваги в його день народження, ніж іншим співробітникам. І навіть якщо в колективі не заведено вітати співробітників, то привітати керівника необхідно. Не обов’язково подарунками, але як мінімум загальним листом від колективу. Листи від кожного співробітника краще не відправляти, щоб не дратувати величезною кількістю особистих повідомлень.

Чи потрібно вітати колег з іншими святами

Світське універсальне свято, з яким можна привітати всіх і не прогадати — це Новий рік. А ось вітати з релігійними святами вважається поганим тоном: ви ніколи не знаєте, яку віру сповідує людина. Це те, що не афішується. В Україні часто католиків закидають листівками на православне Різдво чи Великдень. 8 березня вже теж певною мірою свято віри, тому його також варто обійти увагою.

Правила етичного онлайн-спілкування в умовах віддаленої роботи

Багато хто тільки вчиться переводити всю робочу комунікацію в онлайн. Часто це супроводжується труднощами з поділом часу роботи та дозвілля: як свого, так і колег, а також нерозумінням, що навіть на відстані можна відволікати й дратувати інших співробітників.

1. Дотримуйтесь дистанції. Навіть віддалено

У мережі теж присутня дистанція, але про це часто забувають. Є пошта, є месенджери в соцмережах і ті, що прив’язані до особистого номеру телефону, є телефонний дзвінок. Це три різні дистанції:

• у разі пошти нормальний час відповіді — 1–2 доби. Якщо ви відправили лист сьогодні ввечері, чекайте на відповідь завтра протягом робочого дня;
• месенджер — це ближча дистанція, і хорошим тоном вважається відреагувати протягом одного робочого дня;
• телефон — це тут і зараз, тому не треба зловживати телефонними дзвінками.

Колегам варто писати тільки в робочий час, якщо інше не було обумовлено заздалегідь. Якщо ж всі погодилися, що матеріали потрібно відправляти у міру їхньої готовності, хоч о третій годині ночі, і це тільки прискорить досягнення загального результату, — тоді пишіть в будь-який час, це не буде порушенням етикету. Але якщо ви це не проговорили, то вирішуйте питання винятково в робочі години.

2. Робочі чати — для роботи

В умовах віддаленої роботи практично вся комунікація з колегами перейшла в чати, і поширена помилка — перетворювати чат на подобу живого спілкування в офісі, коли обговорюється все підряд і це читають усі. Коли чат тільки створився, всі скучили й були дуже раді один одного «бачити», це море радості і спілкування надихає. Але дуже скоро сторонні повідомлення почнуть заважати роботі.

Усе, що не стосується справи, не повинно бути в загальному чаті.

Будь-яке повідомлення має бути адресоване людині, від якої чекають відповіді. Відзначайте потрібну вам людину, щоб вона бачила, що це питання саме до неї. Теми без адресата, що не стосуються справи, наприклад: «Хлопці, з новим роком!» або «Вітаємо в нашому чаті» відволікають і дратують. Результат буде як у казці про хлопчика і вовка: коли в чаті з’явиться дійсно важливе повідомлення, на нього ніхто не відреагує, бо звикли до зловживання увагою.

Якщо ви бачите, що в чатах почалися неділові повідомлення або полізли емодзі окремими повідомленнями — пропишіть правила і забороніть це.

Висновок: головне правило — не дратувати

Діловий етикет — це не про те, що на роботу треба ходити в костюмі, яку б посаду ви не обіймали, і навіть не про те, що до начальства обов’язково звертатися на «Ви». Головне правило ділового етикету — не знижувати ефективність інших людей і дотримуватись тих внутрішніх норм, які прописані у вас у компанії.

Читайте також

Чому ми хвилюємось перед співбесідою і як цього уникнути

Двічі в один офіс: чи варто повертатися на стару роботу

Як виявити і попередити емоційне вигорання на роботі?