Всё и сразу: как оставаться эффективным в режиме многозадачности

Как часто вам приходится буквально разрываться между задачами и решать несколько дел одновременно? Наверняка частенько. Сегодня умение работать в режиме многозадачности — важный навык для специалиста практически любой сферы. Как эффективно «жонглировать» рабочими делами и не терять результативность? Советует Юлия Бойко, старший бизнес-тренер компании BogushTime.

1. Не держите задачи в голове

Это первое правило. Выписывайте задачи на любой носитель: лист бумаги, заметки в телефоне, Excel-таблицы, планировщик, специальное приложение для планирования и т.п. Что бы вы не выбрали — всё будет лучше, чем задачи в голове.

2. «Разгружайте» голову в течение дня

По ходу дня выписывайте незавершенные дела в список задач, не носите их в голове. Чем больше вы пытаетесь запомнить, тем ниже ваша способность быстро принимать решения, хуже концентрация, ниже уровень энергии и выше уровень стресса и замешательства.

3. Доводите задачи до конца

Сортируйте почту, как только ее обработали; зафиксируйте резюме встречи с партнером по ее окончании; обрабатывайте материал сразу после обучения. Не делать этого означает добавлять еще одну незавершенную задачу в свой архив и как следствие — столкнуться с прокрастинацией и потерей энергии. Ведь обилие незавершенных задач лишает нас свободы и креативности.

4. Анализируйте итоги дня и делайте выводы на завтра

Вечером подводите итоги прожитого дня и выписывайте дела на завтра и на ближайшие дни в связи с теми событиями, которые произошли сегодня. Кстати, если до момента засыпания выпишете все задачи, которые «висят» у вас в голове — спать будете однозначно лучше.

5. Составляйте расписание в начале дня

Это помогает держать фокус на самых важных событиях, не упускать ключевое, а также позволяет вовремя сказать «нет» приходящим в течение дня, но менее значимым задачам.

6. Записывайте задачи, как только их получаете

Не думайте, что запишете их через 10 минут: практика показывает, что в итоге о таких задачах можно просто забыть и тем самым создать себе еще больше форс-мажоров и внеплановых задач.

7. Используйте СRМ-системы для работы с клиентами

Они помогают фиксировать всю необходимую информацию для будущего качественного взаимодействия с клиентом и при этом не надеяться на память, а иметь все нужные данные в письменном виде.

8. Используйте правило двух минут

Если задачу можно выполнить быстро, делайте это сразу же и не переносите ее на потом. Практика показывает, что подобные задачи занимают меньше времени, если выполнить их немедленно. Например, поработав с документами, положить их в папку и сразу же поставить ее на место займет меньше времени, чем тратить час на разгребание заваленного стола. 

9. Не принимайте задачи устно

Одна из проблем современных компаний — это «коридорный менеджмент»: когда, выйдя из одного кабинета и не успев дойти до другого, сотрудник встречается в коридоре с парой-тройкой коллег и, как бы между делом, получает список задач. И в итоге, придя в пункт назначения, забывает, зачем пришел. 

Не совершайте подобных ошибок. Отвечайте коллегам: «Если хочешь быть уверен, что задача принята и будет выполнена — продублируй ее письменно». А если задачу в устной форме вам поставил руководитель и просить его дублировать свой запрос не представляется возможным — сразу же зафиксируйте задачу сами.

10. Заранее планируйте свою недоступность

Многим сотрудникам, тем более руководителям, иногда нужно время на выполнение важных или стратегических задач, которые требуют полной концентрации. Но сосредоточиться часто не получается, потому что приходится отвлекаться на решение текущих задач. 

Во избежание таких ситуаций заблаговременно (как вариант — за день до), запланируйте себе время, когда будете недоступны. Сообщите коллегам или партнерам, которым вы можете понадобиться: «Коллеги, завтра с 14 до 16 я буду недоступен. Поэтому, если буду вам необходим, прошу решить со мной задачи до 14 либо после 16. В экстренных случаях обращайтесь к [оставьте координаты человека, который может принять решение, пока вы не на связи]».

11. Фиксируйте отвлечения по ходу дня

Эта техника позволяет увидеть, на что вы реально отвлекаетесь по ходу дня, сколько времени это по факту занимает, из-за чего или кого возникают внеплановые задачи и можно ли на это как-то повлиять. 

Используя эту технику, вы сможете оптимизировать расход своего времени и сделать выводы, как лучше вести себя в подобных ситуациях в будущем. Для этого по ходу дня прямо в расписание записывайте, что происходит на самом деле и сколько времени занимает. 4-5 дней такой фиксации позволят вам многое осознать и улучшить.

12. Планируйте время на форс-мажоры

Многие знают, что это нужно делать, но мало у кого это правило действительно работает. Планировать форс-мажоры означает делать временные промежутки между основными задачами. Не назначайте одну встречу с 10 до 11, а следующую за ней — с 11 до 12. Оставьте между ними промежуток в 15-20 минут, и это если встречи проходят на одной локации. А если следующая встреча в другом месте, то прибавьте ко времени, которое вы предположительно потратите на дорогу, еще немного на форс-мажор (около 20% от общего времени на дорогу).

Применение этих правил позволит вам быть более эффективными, успевать больше, а уставать меньше. Даже работая в режиме многозадачности.

Читайте также

Как достигать успеха, прикладывая минимум усилий: 10 заповедей эссенциалиста

Средство от прокрастинации: техника Помодоро

Дом-офис: как эффективно работать на ремоуте и успевать жить