Усе й одразу: як лишатися ефективним у режимі багатозадачності

Як часто вам доводиться буквально розриватися між завданнями та вирішувати кілька справ одночасно? Напевно частенько. Сьогодні вміння працювати в режимі багатозадачності — важлива навичка для фахівця майже будь-якої галузі. Як ефективно «жонглювати» робочими справами та не втрачати результативність? Радить Юлія Бойко, старша бізнес-тренерка компанії BogushTime.

1. Не тримайте завдання в голові

Це перше правило. Виписуйте завдання на будь-який носій: аркуш паперу, нотатки в телефоні, Excel-таблиці, планер, спеціальний додаток для планування тощо. Що б ви не обрали — усе буде краще, ніж завдання в голові.

2. «Розвантажуйте» голову протягом дня

По ходу дня виписуйте незавершені справи до списку завдань, не носіть їх у голові. Що більше ви намагаєтесь запам’ятати, то нижча ваша здатність швидко приймати рішення, гірша концентрація, нижчий рівень енергії і вищий рівень стресу та збентеження.

3. Доводьте завдання до кінця

Сортуйте пошту, щойно її обробили; зафіксуйте резюме зустрічі з партнером після її закінчення; обробляйте матеріал, щойно закінчили навчання. Не робити цього означає додавати ще одне незавершене завдання до свого архіву та як наслідок — зіткнутися з прокрастинацією та втратою енергії. Адже велика кількість незавершених завдань позбавляє нас свободи та креативності.

4. Аналізуйте підсумки дня та робіть висновки на завтра

Увечері підбивайте підсумки прожитого дня та виписуйте справи на завтра й найближчі дні у зв’язку з тими подіями, що відбулися сьогодні. До речі, якщо до моменту засинання випишете всі завдання, які «висять» у вас у голові — спати будете однозначно краще.

5. Складайте розклад на початку дня

Це допомагає тримати фокус на найважливіших подіях, не впускати ключове, а також дозволяє вчасно сказати «ні» завданням, які надходять до вас протягом дня, але є менш важливими.

6. Записуйте завдання, щойно їх отримали

Не думайте, що запишете їх за 10 хвилин: практика показує, що в результаті про такі завдання можна просто забути й тим самим створити собі ще більше форс-мажорів і позапланових завдань.

7. Використовуйте СRМ-системи для роботи з клієнтами

Вони допомагають фіксувати всю необхідну інформацію для майбутньої якісної взаємодії з клієнтом і при цьому не сподіватися на пам’ять, а мати всі необхідні дані в письмовій формі.

8. Використовуйте правило двох хвилин

Якщо завдання можна виконати швидко, робіть це відразу й не переносіть його на потім. Практика показує, що подібні завдання займають менше час, якщо виконати їх негайно. Наприклад, попрацювавши з документами, покласти їх у папку й одразу ж поставити її на місце займе менше часу, ніж витрачати годину на розгрібання заваленого стола.

9. Не приймайте завдання усно

Одна з проблем сучасних компаній — це «коридорний менеджмент»: коли, вийшовши з одного кабінету й не встигнувши дійти до іншого, співробітник зустрічає в коридорі пару-трійку колег і, ніби між іншим, отримує список завдань. І в результаті, діставшись пункту призначення, забуває, навіщо прийшов.

Не робіть подібних помилок. Відповідайте колегам: «Якщо хочеш переконатися, що завдання прийняте й буде виконане — продублюй його письмово». А якщо завдання в усній формі вам поставив керівник і просити його дублювати свій запит неможливо — відразу ж зафіксуйте завдання самі.

10. Заздалегідь плануйте свою недоступність

Багатьом співробітникам, тим паче керівникам, іноді потрібен час на виконання важливих або стратегічних завдань, які потребують повної концентрації. Але зосередитись часто не виходить, бо доводиться відволікатися на вирішення поточних завдань.

Щоб уникнути таких ситуацій, заздалегідь (як варіант — за день до), заплануйте собі час, коли будете недоступні. Повідомте колегам або партнерам, яким ви можете знадобитися: «Колеги, завтра з 14 до 16 я недоступний. Тому, якщо буду вам потрібен, прошу вирішити зі мною завдання до 14 або після 16. В екстрених випадках звертайтеся до [залиште координати людини, яка може прийняти рішення, поки ви не на зв’язку]».

11. Фіксуйте відволікання протягом дня

Ця техніка дозволяє побачити, на що ви реально відволікаєтесь протягом дня, скільки часу це насправді займає, через що або кого виникають позапланові завдання і чи можна на це якось вплинути.

Використовуючи цю техніку, ви зможете оптимізувати витрати свого часу і зробити висновки, як краще поводитися в подібних ситуаціях у майбутньому. Для цього протягом дня прямо в розкладі записуйте, що відбувається і скільки часу займає. 4-5 днів такої фіксації дозволять вам багато чого усвідомити та покращити.

12. Плануйте час на форс-мажори

Багато хто знає, що це потрібно робити, але мало в кого це правило дійсно працює. Планувати форс-мажори означає робити часові проміжки між основними завданнями. Не призначайте одну зустріч з 10 до 11, а наступну за нею — з 11 до 12. Залиште між ними проміжок у 15-20 хвилин, і це якщо зустрічі відбуваються на одній локації. А якщо наступна зустріч в іншому місці, то додайте до часу, який ви, найімовірніше, витратите на дорогу, ще трохи на форс-мажор (близько 20% від загального часу на дорогу).

Застосування цих правил дозволить вам бути ефективнішими, встигати більше, а втомлюватися менше. Навіть працюючи у режимі багатозадачності.

Читайте також

Як досягати успіху, докладаючи мінімум зусиль: 10 заповідей есенціаліста

Засіб від прокрастинації: техніка Помодоро

Дім-офіс: як ефективно працювати на ремоуті і встигати жити