Інструменти професії: з чим працює HR People Partner

Продовжуємо розпитувати фахівців різних професій про те, які інструменти вони використовують у роботі та як планують своє навантаження. З чим працює HR People Partner, розповідає представниця цієї професії Аліна Правдива з Master of Code Global.

За 5 років досвіду у сфері HR з впевненістю можу сказати, що це моє покликання. Робота з людьми та покращення рівня задоволеності працівників — чи не найкраща моя особиста мотивація.

Для ефективної роботи HR People Partner дуже важливо використовувати правильні інструменти. Особисто я при виборі HR-інструментів керуюся основними принципами:

• автоматизація процесів — інструменти мають допомагати скоротити кількість часу, який ви витрачаєте на рутину;
• збереження контексту — як кажуть: «досвідчений HR той, хто завжди пам’ятає всі деталі своєї роботи». Тобто потрібні інструменти, щоб відстежувати ефективність проведення зустрічей та виконання певних домовленостей;
• адаптивність — інструменти мають бути багатофункціональними та легко адаптуватися до процесів компанії й трансформацій бізнесу.

Сподіваюсь, перелік HR-інструментів, які допомагають мені, стане в пригоді як досвідченим професіоналам, так і початківцям, котрі лише планують побудувати ефективну систему HR-процесів.

Інструменти для щоденної діяльності HR People Partner

BambooHR — дозволяє проводити всі основні процеси життєвого циклу працівника: онбординг, Performance management (управління ефективністю персоналу), зустрічі one-on-one, офбординг та багато іншого. Окрім того, система чудово поєднує рекрутинг і HR, коли People Partner починає відстежувати статуси потенційного працівника ще з етапу співбесід. Інструмент розробили в США, є підтримка 24/7, але будьте готові вести комунікацію англійською мовою. Підходить для невеликих та середніх за розміром компаній. 

Module — внутрішня платформа компанії Master of Code Global. Це власний продукт, що дозволяє легко адаптувати його до актуальних запитів компанії відповідними технічними рішеннями. Першочергово система була створена для загального збору даних персоналу відповідно до структури компанії, а згодом стала чудовим функціоналом для проведення Performance management процесу. Вже другий рік поспіль ми користуємось Module для автоматизованого процесу консолідації даних під час оцінки 360 (метод оцінки персоналу). Це дає змогу генерувати форму зі всіма зібраними фідбеками та залишати її в архіві компанії та в персональному профілі працівника.

Інструменти для планування та ефективності проведення HR-процесів

Google Classroom — безкоштовна онлайн-платформа від Google. Ми використовуємо її як основну платформу для навчання працівників під час онбордингу. Classroom дозволяє створити окремі тренінги, розділити їх на блоки, а також прикріпити всі необхідні матеріали у будь-якому форматі. Ми заклали туди Information Security тренінги, політики компанії та іншу корисну інформацію для новачків. Платформа дає змогу відстежити, коли тренінг пройдений, також з її допомогою працівник може отримати консультацію HR-спеціаліста на будь-якому етапі адаптації. Наприкінці HR може створити в системі опитувальник, щоб перевірити, як людина сприйняла інформацію.

Google Calendar — це розумний та ефективний інструмент планування робочого часу. Проведення комунікацій, планових сесій, фоллов-апів з працівниками — будь-яку з цих подій можна запланувати наперед і змінити час її проведення за потреби. Неймовірно вражає постійне удосконалення системи. Одне з останніх, Focus Time, дає можливість зосередитись над виконанням завдання. Це дуже важливо для HR People Partner, коли потрібно прийняти правильне рішення або інтенсивно попрацювати. 

Asana — простий та потужний інструмент для глибокого розподілення зон відповідальності між окремими людьми як в проєкті, так і в команді. Великою перевагою Asana є те, що вона багатофункціональна і немає жодних обмежень в створенні проєктів. З цим інструментом HR-спеціаліст може відстежувати статуси завдань та бути залученим в контекст, де це необхідно. Asana — один з небагатьох інструментів, який систематизує та упорядковує етапи виконання завдання і дає змогу інформувати декількох учасників одночасно. 

Інструменти для комунікацій

Workplace — ми обрали цей канал для корпоративного спілкування як один з найбільш мобільних і простих у використанні. Він має ряд переваг: швидкість обміну інформацією, розподіл комунікацій на чати та групи, можливість  публікувати відеоматеріали та транслювати онлайн-конференції в прямому ефірі. За допомогою Workplace всі працівники отримують свіжі анонси про наші проєктні досягнення, офісні будні, івенти та корпоративні сесії. Також ми можемо створювати тут бібліотеки й публікувати матеріали для обміну знаннями. А синхронізація з Facebook дозволяє поєднувати особисті й робочі контакти.

Google meet  —  найчудовіший інструмент, який міг створити Google. Майже 90% нашої роботи забезпечують Google meet відео/аудіо зустрічі. Всі загальні церемонії, мітинги, 1:1 та інші комунікації підтримуємо в цьому інструменті.

Zoom — використовуємо, коли кількість учасників онлайн-зустрічі перевищує 15 осіб. Всі тренінги та воркшопи, які потребують якісного запису та розподілу учасників по групах, також проводимо в Zoom. Окрім того, Zoom-конференції можна транслювати в прямому ефірі  Workplace.

Загальні інструменти

G-drive та Docs —  зручні інструменти для зберігання всіх шаблонів, архівів даних, матеріалів, записів, документів. З метою швидкого пошуку необхідної інформації, раджу побудувати правильну структуру папок (цільова назва — дата (місяць/рік) — сам матеріал). Така структура допоможе знайти будь-яку інформацію, навіть 5-річної давності, за 2-3 хвилини.

Gmail — імейли — це наше все ! Робочий день завжди починається з відкриття пошти. HR People Partner часто відправляє фоллоу-ап листи, запрошення на сесії та запити до керівництва для офіційного підтвердження тієї чи іншої активності. Оптимізувати використання пошти раджу через мітки — це окремі папки в самому Gmail. Наприклад, якщо ми не встигаємо відповісти на всі листи протягом дня, то можемо зробити це пізніше. А щоб не забути — листа позначаємо відповідною міткою. Мітки можна виділити кольором та назвати на власний розсуд для зручності опрацювання листів у списку. Наприклад, «Потребують відповіді», «Опрацьовані листи» тощо. 

Google-таблиці — це головний інструмент для аналітики та консолідації даних будь-якого змісту. Завжди можна швидко та ефективно провести аналіз та розрахувати такі показники як eNPS (лояльність співробітників), KPI, коефіцієнт плинності кадрів, медіана зарплат на ринку та багато інших.

Нотатки (або стікери)  — тут є безліч цікавих варіантів для використання. Це можуть бути стандартні програми на ПК або окремі веб/мобільні аплікації з яскравою візуалізацією та дашбордами. Рекомендую використовувати контрольний список, де можна відразу відмічати галочками, які завдання вже виконані, а також додавати нові. Нотатки дозволяють також пріоритезувати завдання.

Корисні та пізнавальні ресурси для HR-спеціалістів

Телеграм-канали:

• Hurma system — канал з новинами з HR-сфери та корисними статтями для HR та рекрутерів.
• Make HR not war — тут можна отримати корисну інформацію та поради щодо адаптації HR-процесів у період трансформацій (пандемія, війна).
• PROкачка HR — в каналі публікують аналітику ринку праці в Україні, а також інформацію про вебінари, безкоштовні тренінги для HR, та пишуть про використання сучасних HR-метрик та підходів в роботі.
• HR Лайфхак — ресурс для HR, рекрутерів, керівників IT-компаній і не тільки. Цікава та корисна інформація для новачків і профі: психологічні поради, консультації, вебінари, лекції. Також можна зустріти багато смішних історій з буднів HR-ів та рекрутерів.
• HR-events — тут зібрані всі актуальні HR та рекрутмент-івенти, більша частина з них безкоштовна. 

Сайти:

• HRPro — сайт Української асоціації HR-професіоналів. 
• Scrum Ukraine — тут багато інформації, як покращити організаційний дизайн та культуру компанії. Основна ціль ресурсу — представити Agile-трансформації та допомогти бізнесу навчитися швидко реагувати на зміни.

Не забувайте, що у Happy Monday є ще телеграм-канал, де ми щодня оновлюємо вакансії, ділимось новинами та статтями, зокрема й порадами для HR-ів!

Підписатися

Ще більше корисних інструментів

З чим працює технічний рекрутер

З чим працює інтернет-маркетолог

З чим працює проєктний менеджер в IT