Інструменти професії: з чим працює технічний рекрутер

Продовжуємо розпитувати фахівців різних професій про те, які інструменти вони використовують у роботі та як планують своє навантаження. З чим працює технічний рекрутер, розповідає Ірина Сулацька — рекрутерка, викладачка та авторка статей про рекрутинг.

Я працюю в технічному рекрутингу майже 7 років. І точно знаю, що рекрутеру доводиться дбати не лише про вакансії, кандидатів, стратегічні цілі та бренд компанії. Такий фахівець має тримати руку на пульсі новин і змін у сфері та постійно поповнювати свою колекцію інструментів, які допоможуть впоратись із величезним обсягом роботи, інформації та щоденних задач. 

Сподіваюсь, мій список інструментів допоможе зрозуміти, як виглядає щоденне життя технічного рекрутера, та стане у пригоді початківцям і професіоналам. Хоча він точно не вичерпний: адже будь-який рекрутер, команда рекрутерів і компанія мають свою унікальну культуру найму та власний список сервісів. 

Інструменти для комунікації з кандидатами й колегами

Google Calendar / Calendly 

Календар для рекрутерів — суперважливий інструмент. Ми відкриваємо його ледь не з початком робочого дня: тут заплановані всі співбесіди, дзвінки з командою та замовниками, а ще десятки нагадувань типу «зібрати зарплатну аналітику», «запланувати мітинг із командою», «написати повідомлення колегам про відкриті позиції» тощо. 

Calendly — додатковий інструмент, що полегшує життя і рекрутерам, і кандидатам. Він синхронізується з календарем і дозволяє співрозмовнику обрати будь-який інтервал серед вільних у вашому розкладі, що допомагає уникнути тривалих обговорень дати та часу зустрічі. 

Zoom / Hangouts / Skype

Відеоспівбесіди займають у середньому 20-40% часу рекрутера, тож усі інструменти для проведення онлайн-дзвінків у нас завжди під рукою. А от смартфон — ні: інтерв’ю телефоном в ІТ — рідкість.

Інструменти масової розсилки, тестування імейлів та перевірки текстів

Надсилання листів — щоденна задача рекрутерів, особливо якщо ми шукаємо досвідчених кандидатів або рідкісних спеціалістів. Робити це можна по-різному: 

• просто використовувати Gmail, 
• створювати кампанії у сервісах масової розсилки на кшталт MailChimp або ж за допомогою функціоналу внутрішньої системи рекрутингу, 
• писати на професійних майданчиках або у соціальних мережах. 

Корисний інструмент, який дозволяє знизити ймовірність потрапляння листа в теку «Спам» — це Mail Tester: просто надішліть йому свій імейл і отримайте оцінку. І, звісно, ми використовуємо інструменти на кшталт Grammarly, OnlineCorrector, LanguageTool, щоб уникнути помилок у текстах, бо дрібниці мають значення. 

Google Presentations 

Сервіси для створення презентацій також входять до списку базових інструментів рекрутерів, бо час від часу ми виступаємо всередині команди і поза нею: презентуємо нову реферальну систему, ділимось підсумками найму за рік, розповідаємо про компанію на конференції чи дні відкритих дверей в університеті.

Slack 

Рекрутинг — це про величезну кількість не лише зовнішньої, а й внутрішньої комунікації: з колегами-рекрутерами та HR-менеджерами, лідерами команд, внутрішніми замовниками, бізнес-стейкхолдерами. У технічних компаніях найчастіше комунікують у Slack, бо він зручний і дозволяє під’єднати багато додаткових сервісів, які можуть бути корисними зокрема й для рекрутерів: наприклад, для надсилання автоматичних нагадувань чи опитувань колегам щодо якості процесу найму.

Інструменти, що допомагають з аналітикою

Google Forms / Delighted 

На мою думку, не лише компанія має ділитись зворотним зв’язком із кандидатом, але й кандидат із компанією. Не всі рекрутери й компанії так вважають, але поступово все більше організацій переймаються досвідом кандидата під час рекрутинг-процесу незалежно від його результату. Тож у роботі ми також використовуємо інструменти для аналізу вражень кандидата: наприклад, Delighted, CultureAmp, коротку Google-форму або функціонал внутрішньої системи рекрутингу.

Excel 

Не всі компанії використовують уже готові системи рекрутингу, тож Excel і досі не рідкий друг рекрутерів. За допомогою цього сервісу ми збираємо й аналізуємо різні рекрутинг-показники, зберігаємо фінансові очікування кандидатів чи причини відмов від пропозицій, створюємо й оновлюємо бюджет, плануємо сорсинг-стратегію, ведемо статистику щодо роботи над вакансією для команди найму, керівництва, внутрішнього чи зовнішнього замовника.

Bit.ly

Цей сервіс дозволяє скорочувати посилання на додаткову інформацію (про вакансію, компанію, команду, культуру), а потім аналізувати поведінку кандидатів: за якими посиланнями вони переходять, а за якими ні. Це допомагає визначити, яка інформація для кандидатів важлива, а яка не грає ролі, а також — як змінити структуру й акценти в листах на майбутнє. 

Інструменти для пошуку кандидатів

X-Ray / Boolean-запити

Здебільшого технічні рекрутери працюють із пасивними кандидатами: тобто ми йдемо до них, а не вони до нас. Тому пошукові запити за допомогою спеціальних логічних операторів, що дозволяють отримати релевантні результати, — інструмент, без якого неможливо уявити технічний рекрутинг практично. X-ray / Boolean-запити використовуються для пошуку доречних та унікальних профайлів кандидатів на різних сервісах і майданчиках (здебільшого у Linkedin та пошукових системах на кшталт Google). 

Розширення для сорсингу 

Крім ручного пошуку технічні рекрутери також мають у своєму арсеналі безліч розширень, які полегшують цей процес: наприклад, показують, які з Linkedin-профайлів вже були переглянуті, допомагають відшукати пошту кандидата, агрегують результати пошуку з кількох майданчиків одразу, автоматично відправляють запрошення на професійних майданчиках групі кандидатів чи допомагають побудувати пошуковий запит на основі вказаних ключових слів. 

Розширення для скрапінгу 

Технічним рекрутерам доводиться працювати з великим обсягом інформації та переглядати десятки, а інколи й сотні профайлів щодня. Тому ми також використовуємо інструменти, що допомагають зберегти й опрацювати одразу десятки профайлів кандидатів, аби пришвидшити процес пошуку. 

Сервіси для публікацій вакансій

Публікації відкритих вакансій не завжди працюють, проте всі технічні рекрутери використовують і цей підхід до пошуку, тож реєструються і розміщують свої вакансії на DOU, Djinni, Happy Monday, AIN, Linkedin, Facebook. А ще постійно поповнюють список інструментів для публікації та змінюють його залежно від рівня та напрямку вакансії: наприклад, публікують можливість для дизайнера у Facebook-групі для дизайнерів, оголошують про пошук Ruby Engineer у Slack-каналі Ruby-спільноти “Pivorak”, а про пошуки рекрутера повідомляють учасників спільноти Ukrainian Sourcing Community. 

Сервіси для пошуку кандидатів 

Люблю казати, що не Linkedin єдиним! Рекрутери постійно поповнюють свою скарбничку сервісів для пошуку кандидатів новими інструментами: пробують пошук на Facebook і Telegram, пишуть свої запити не лише в Google, реєструються на Dribbble, коли шукають дизайнера, на Kaggle — якщо формують базу Data Scientists, на Github / Stackoverflow — якщо працюють з інженерними вакансіями.

Інструменти для менеджменту процесу рекрутингу

Jira / Trello 

У рекрутингу планування відіграє велику роль. Для постановки задач, маркування статусу їх виконання, закріплення відповідальних осіб за певною вакансією чи проєктом ми можемо використовувати внутрішню систему рекрутингу або безліч зовнішніх інструментів: найпоширеніші в ІТ-сфері — Jira, Trello, Asana. 

ATS (Applicant Tracking System)

Ведення кандидатів та історії взаємодії з ними, аналітика з найму загалом і з кожної вакансії зокрема, планування співбесід та збереження нотаток після інтерв’ю, інтеграція з інструментом для відеозв’язку, налаштування критеріїв оцінки, надсилання пропозицій, відмов і ще багато іншого, що стосується управління процесом рекрутингу, — це все про Applicant Tracking System. 

Ринок пропонує багато варіантів програмного забезпечення для рекрутингу, деякі компанії створюють власні системи, а хтось використовує для цих задач Excel або Trello. Але незалежно від формату, інструмент для управління рекрутинг-процесом обов’язковий для кожного рекрутера.

Confluence / Google Docs 

Рекрутери працюють не лише з листами кандидатам, а й з іншими текстами: описами позицій, постами для соціальних мереж, внутрішньою рекрутинг-документацією, пошуковими запитами. Найчастіше ми використовуємо для зберігання, публікації і роботи над документами Google Docs, Confluence, Notion або внутрішній сервіс, який дозволяє ділитись інформацією з командою та кандидатами. 

Інструменти для особистого планування

Блокнот

Я прихильник «паперового» планування: у своєму блокноті планую одразу на кількох рівнях: сьогодні ввечері — роботу на завтра, у понеділок — активності на тиждень, на початку кварталу й року — на весь наступний період. У моїй останній команді ми використовували підхід OKR, тому всі щоденні або щомісячні дії були підпорядковані загальним цілям компанії, які слугували орієнтиром при плануванні кожного окремого дня.

Trello / Jira

Для ведення вакансій та оновлення їх статусу зручно використовувати будь-який інструмент для планування — наприклад, той же Trello, де можна створювати картки як для кожної вакансії, так і для кожного фінального кандидата чи внутрішніх проєктів, які дозволять покращити досвід кандидатів або процес найму.

Аналітика

Систематичний збір та аналіз різноманітних рекрутинг-показників, а також дослідження ситуації на ринку і компаній-конкурентів допомагає рекрутерам відповісти на величезну кількість питань і спланувати свою роботу: скільки листів відправити, чи варто зупинити пошук нових кандидатів, провести десять перших співбесід чи більше. 

Бонус: корисні ресурси для рекрутера
 

• Sourcecon. Найвідоміший і найкорисніший, на мою думку, сайт для сорсерів і рекрутерів, де своїм практичним досвідом діляться рекрутери з усього світу. 

• Блоги Ірини Шамаєвої, Jan Tegze, Glen Cathey, розсилка HungLee. Мене часто питають про найкращу книгу для рекрутера-початківця, і я гублюсь, бо технічний рекрутинг і, зокрема, сорсинг — це сфера, що змінюється щодня. Тому рекомендую підписуватись на Facebook-сторінки, блоги й розсилки досвідчених колег з усіх куточків світу, аби постійно бути в курсі всіх новин, трендів і змін.

• Ukrainian Sourcing Community, Nuances of Sourcing. Це Telegram-канали, які не просто розміщують новини й тексти про рекрутинг, але й формують спільноту: там можна поставити питання, уточнити, попросити про допомогу, обговорити якусь зміну в пошуці і не сумніватись, що колеги відгукнуться.

• PeopleFirstClub. Це спільнота не лише для рекрутерів, але й рекрутери знайдуть там повноцінні курси та корисні відео на Youtube-каналі — наприклад, про побудову стратегії пошуку.

• Офіційна документація різних ресурсів. Сорсинг починається з розуміння логіки пошуку і з вивчення офіційної документації пошуку на Linkedin, в Google, на Github.

Читайте також

Як шукати й наймати ІТ-фахівців в умовах високої конкуренції?

Голгофа, твітер і лего: 7 типів вакансій та хто на них відгукується

Рекрутинг здорової людини: як рекрутерам та кандидатам налагодити стосунки