Закон Паркінсона: як досягати більшого за меншу кількість часу

Незалежно від того, скільки часу ви виділяєте на завдання, його все одно буде недостатньо. Це неписане правило працює в багатьох сферах життя. І навіть має назву — закон Паркінсона.

У цій статті ми детальніше розглянемо принципи та недоліки закону Паркінсона, а також поділимося порадами, як ефективно застосовувати закон у роботі та житті.

Що таке закон Паркінсона

У 1955 році британський історик та есеїст Сіріл Норткот Паркінсон написав у журналі The Economist: «Відомо, що робота заповнює весь час, відпущений на її виконання». Цю думку пізніше охрестили «законом Паркінсона». Він описує дивне явище, з яким ми усі регулярно стикаємося: якщо на виконання завдання ми маємо 8 годин або тиждень, то воно займе усі 8 годин або тиждень, навіть якщо насправді справа потребує значно менше часу.

Закон Паркінсона може трактуватися значно ширше і стосуватися не тільки тайм-менеджменту. Зокрема, він також говорить про те, що:

• складність та важливість завдань зростають пропорційно виділеному на них часу;
• люди обирають передовсім прості та неважливі завдання — замість складних та важливих;
• бюрократія має схильність розширюватися, не впливаючи на продуктивність тощо.

Осмислення та розуміння закону Паркінсона може допомогти обрати правильні пріоритети, оптимізувати час і використання ресурсів і навіть врятувати компанію від краху. 

Принципи закону Паркінсона

Опишемо декілька принципів закону Паркінсона, які допоможуть зрозуміти його краще. 

1. Робота розтягується до моменту, поки не заповнить весь вільний час.

Ми часто знаходимо додаткові кроки або деталі, які можна було б включити у процес виконання завдання. Вони не є важливими чи вкрай необхідними, тож просто призводять до збільшення обсягу роботи.

Закон Паркінсона також каже: якщо керівник жодним чином не контролює виконання завдання, воно може зайняти у працівника більше часу, ніж необхідно, і стати причиною невпевненості виконавця у результаті.

2. Витрати рівняються до доходів.

Чим більше ви заробляєте, тим більше витрачаєте. І здається, що усі витрати конче необхідні й уникнути їх неможливо. Це працює з особистими фінансами, доходами компаній і окремими проєктами. Витрати збільшуються до розміру бюджету, який був виділений на проєкт.

3. Кількість працівників має тенденцію до зростання.

Коли виникає нове завдання або процес, з’являються нові посади, розширюється бюрократія, навіть коли в цьому немає реальної потреби.

4. Чим більше виконавців, тим більше часу забере завдання.

Здається, чим більше людей залучені в проєкт, тим швидше його можна буде реалізувати. Логічно, але ні. Кожен учасник процесу додає свої власні процедури та затримки, що призводить до збільшення часу виконання.

5. Розширення веде до ускладнення, а ускладнення — до колапсу.

Коли організація зростає, операції стають складнішими, збільшуються витрати часу та ресурсів. Натомість втрачаються гнучкість, здатність швидко діяти у непередбачуваних ситуаціях, справлятися із можливими загрозами. Це може загрожувати компанії крахом. 

Але ключ до ефективного управління — в тому, щоб усвідомлювати цей процес та контролювати його.

Як використовувати знання закону Паркінсона

Закон Паркінсона діє в багатьох аспектах життя: від побутових справ до управління бізнес-проєктами. Тож важливо бути свідомими його принципів і використовувати їх для досягнення більшого.

1. Встановіть жорсткі дедлайни.

Це допоможе зберегти час та підвищити ефективність зусиль. Згадайте, як ефективно ви справлялися з роботою та домашніми обов’язками минулої осені під час блекаутів, усвідомлюючи, що маєте на усе жорстко обмежені чотири години часу. 

Такі обмеження можна і варто встановити собі самостійно. Наприклад, якщо проєкт зазвичай займає тиждень, ви можете поставити собі за мету завершити його за п’ять днів, якщо завдання забирає годину — можна встановити термін 45 хвилин. Це змусить працювати швидше.

2. Зменште кількість зустрічей та нарад.

Існує велика спокуса в команді усе обговорювати на спільних зустрічах. І на кожній такій нараді ви домовляєтеся про ще дві та використовуєте щоразу увесь виділений на розмову час. Якщо свідомо обмежити кількість зустрічей та нарад, а також скоротити їх тривалість, це допоможе зосередитися на важливіших справах.

3. Розділіть завдання на частини.

Замість того, щоб виділяти цілий день на виконання одного завдання, можна розбити його на кілька частин і призначити для кожної окремий проміжок часу. Так легше слідувати плану, уникати відкладання «на потім» і отримати стабільний прогрес у роботі.

Також, якщо ви працюватимете в рамках строго виділеного часу, не буде місця для надмірного перфекціонізму та нескінченного виправлення дрібниць. Зате ви все виконаєте вчасно та уникнете вигорання.

4. Встановіть пріоритети.

Робота розширюються до доступного часу, тому важливо визначити, які завдання є найбільш важливими та пріоритетними. Це забезпечить вищу ефективність, аніж виконання багатьох менш важливих завдань.

5. Делегуйте завдання.

Щоб підтримувати оптимальний рівень продуктивності, можна розподілити менш важливі обов’язки між колегами, а за можливості — автоматизувати якісь процеси.

6. Встановіть межу витрат.

Якщо чітко розписати місячний бюджет, не витрачати зайвого буде легше, хай би яким високим не ставав дохід.

7. Організуйте свій простір.

Речі заповнюють весь вільний простір. Тому, щоб був порядок, встановіть межі для їхнього накопичення. Наприклад, кожного разу, коли купуєте нову річ, можна позбутися однієї старої.

Недоліки закону Паркінсона

Жодне із правил тайм-менеджменту — не універсальне. І в закону Паркінсона є й своя тіньова сторона, що може негативно впливати на роботу та життя. Наприклад:

• збільшення кількості завдань та обов’язків: намагаючись бути продуктивними і встигати більше за меншу кількість часу, можна перевантажити себе, а це веде до стресу та виснаження;
• зниження якості виконаної роботи: якщо поспішати та не приділяти достатньої уваги деталям, це може призвести до помилок, незадоволення з боку клієнтів або керівництва, а також до втрати довіри та репутації;
• відсутність балансу між роботою та життям: якщо безперервно працювати, не знаходячи часу для розваг, можна прийти до вигорання, проблем зі здоров’ям та у відносинах з близькими.

Тому корисно комбінувати закон Паркінсона з іншими принципами та інструментами, які допомагають організувати всі процеси легко та органічно.

Наприклад, в таймері Moody від Happy Monday, що працює за принципом Помодоро, ви можете самостійно визначити, скільки триватиме сесія інтенсивної роботи або навчання, а потім — такого ж якісного відпочинку, який дозволить взятися за наступні таски з новими силами.

Також стане в пригоді принцип Парето, який свідчить, що концентрація на досягненні 20% найголовніших цілей дасть змогу отримати найкращі результати.

Пам’ятайте, що будь-які методики — це засіб, а мету встановлюєте ви.

Читайте також

Як встигати все? Поради з тайм-менеджменту від успішних жінок

Як взяти власне життя під контроль: корисні ритуали для самомотивації

Як стати продуктивнішим і водночас не нашкодити собі? Практичні поради