Як стати продуктивнішим і водночас не нашкодити собі? Практичні поради

Мене звати Марія Насєдкіна, я консультантка зі стратегічного управління та сертифікована нейрокоучиня. За 300+ індивідуальних консультацій мені ще жодного разу не трапився клієнт, що сказав би: «У мене з продуктивністю все окей». Усі ми час від часу прокрастинуємо, лінуємося, губимо фокус і втрачаємо час, який могли б використати для досягнення наших мрій і цілей.

У цій статті я розкажу, чому іноді ми буваємо непродуктивними, як знайти мотивацію це змінити, як стати продуктивнішим, а найголовніше — як не втратити себе в намаганні «встигнути все».

Що заважає вашій продуктивності? 

На продуктивність впливають багато факторів, тому кожна історія індивідуальна. Але є кілька найбільш типових причин, чому ви можете бути непродуктивні. 

1. Вам не подобається робота, яку треба виконати. Це може стосуватися як конкретного завдання (наприклад, написати звіт), так і професії загалом. Зазвичай люди прокрастинують, коли не мають інтересу чи мотивації.
2. Страх перед складними й об’ємними завданнями. Якщо робота вимагає багато часу й зусиль, мозок може спробувати «відмовити» вас від неї. 
3. Відсутність дисципліни й звички планувати. Якщо ви не вмієте розподіляти час та енергію, щоб вистачало і на роботу, і на відпочинок — у вашому власному розумінні балансу, — тоді про продуктивність не може бути й мови.
4. Стрес та психологічні травми. Уже півтора року українці живуть у контексті повномасштабної війни, що спричиняє постійний стрес. Окрім цього, є й інші види стресу, які можуть «вибивати» нас із продуктивності. 

Як стати продуктивнішим? 4 кроки до себе 

1. Шукайте, що надихатиме вас діяти

Ключовим фактором у досягненні продуктивності є мотивація. 

Ви більш наполегливі й орієнтовані на результат, коли знаєте, для чого вам це потрібно.

Тому важливо знайти те, що надихатиме вас діяти. Це може бути що завгодно: фінансова винагорода, довгоочікувана покупка, визнання, здобуття певного статусу, омріяний стиль життя тощо. 

Ось кілька порад, як знайти те, що буде дієвим мотиватором саме для вас 👇

• Почніть робити бодай щось. Мотивація може прийти в процесі. Можна довго чекати на знак, щоб розпочати якусь справу, а можна почати діяти й зрозуміти, що ви кайфуєте та хочете якомога швидше отримати результат.
• Перевіряйте гіпотези. Часто люди ставлять собі ціль, але не розуміють, що отримають у разі її досягнення. Наприклад, якщо ви мрієте про якусь посаду, спершу поспілкуйтеся з людьми, які вже її займають. З’ясуйте, чим вони живуть і чи дійсно це те, чого ви прагнете.
• Візуалізуйте бажаний результат. Якщо ваша ціль — купівля машини, не думайте про неї лише як про предмет. Зосередьтеся на тому, як ви почуватиметеся, коли купите її, які можливості це для вас відкриє, які проблеми вирішить тощо.
• Думайте не лише про результат, а й про процес. Уявіть, чим вам треба займатися щодня, щоб досягти своєї мети. Чи подобається вам це? Якщо процес вас драйвує та мотивує, ви з більшою ймовірністю досягнете бажаного.

2. Знайдіть власний шлях до продуктивності

Не існує універсальних правил чи інструментів досягнення продуктивності. Кожній людині потрібно знайти власний підхід, який має ґрунтуватися на спостереженнях за собою, спробах і помилках. Протестуйте різні підходи та знайдіть той, що працює для вас. 

Наприклад, хтось вміє сам себе дисциплінувати та контролювати, а комусь для цього потрібен підзвітний партнер. Це людина, якій ви «звітуєте» про виконану роботу: наприклад, добре працює робота з коучем чи бадді. За статистикою, люди, що мають підзвітних партнерів, на 60% продуктивніші за тих, хто їх не має.

Також раджу дослідити свої таланти та спиратися на них. Наприклад, я знаю, що один із моїх талантів — дисциплінованість. Я обожнюю планувати, вести таблички й списки, тому можу налаштувати себе на продуктивність стандартними інструментами планування. А в когось дисципліна, навпаки, — слабке місце, а сильна сторона — творчість. Таким людям варто використовувати креативніші методи самомотивації та інструменти планування (наприклад, кольорові ручки, наліпки, гейміфіковані додатки).

Те саме стосується графіка, формату роботи й атмосфери. Диво п’ятої ранку точно не працює для всіх. Вивчіть свої біоритми та з’ясуйте, в які години ви найбільш продуктивні, а коли краще відпочивати. Протестуйте різні формати: ремоут, в офісі, гібридний — та оберіть найкомфортніший для себе. Визначте, як вам краще працюється: під музику чи в тиші, з яскравим освітленням чи в напівтемряві, за чашкою кави чи без жодних напоїв або їжі, сидячи, стоячи, лежачи тощо. 

Коли ви знайдете свої ідеальні умови для роботи, продуктивність не змусить себе чекати.

3. Переходьте до планування

Отже, ви вже визначилися з метою, зрозуміли, коли й за яких умов працюєте найкраще, та маєте чітку картинку бажаного результату. Що ж, час братися до справи. Як правильно планувати? Пропоную розглянути на прикладі планування тижня. 

1. Створіть список абсолютно всіх справ, які ви тримаєте в голові. На цьому етапі треба просто розвантажити голову, бо для планування мозку потрібен простір.
2. Подивіться на цей список. Впевнена, що там є завдання з різних сфер вашого життя. Розподіліть їх за категоріями: побутові справи, робота, сім’я тощо.
3. Запитайте себе:
   • що з цього я можу НЕ робити;
   • які завдання я можу делегувати й кому; 
   • що з цього я маю зробити насамперед.
4. Додатково подумайте, звідки ви візьмете на все це ресурс. Якщо серед списку завдань немає категорії «Відпочинок» або «Хобі», саме час її створити та вписати туди бодай одну справу, яка допоможе відновити сили.

Що ж, тепер ви готові планувати свій тиждень. Найкраще це робити в неділю, окремо виділивши для цього час. Використовуйте зручний формат: блокнот, електронний календар, аркуш А4. Ваше завдання — розсортувати всі першочергові завдання за днями та категоріями. Не забувайте планувати й побутові справи на кшталт «Відвести дитину в садочок» чи «Сходити на манікюр», а також обов’язково плануйте відпочинок. 

Будьте готові до того, що можете не встигнути реалізувати все заплановане. Так буває, це нормально. Просто прийміть це та врахуйте при плануванні наступного тижня.

4. Розставляйте пріоритети

Якщо ж вам доводиться постійно переносити завдання на наступний день, тиждень чи навіть місяць і ви просто-таки нічого не встигаєте, це сигнал, що вам потрібно переглянути й правильно розставити свої пріоритети. 

Дайте собі чесні відповіді на наступні запитання:

• «Що ви готові робити, навіть якщо ніколи не побачите кінцевий результат?»;
• «Чи сприятиме справа Х вашому зростанню, розвитку чи прогресу в інших завданнях?»;
• «Якби ви могли зробити до кінця тижня/місяця/року лише одну справу, що б це було?»;
• «Якщо ви завершите завдання Y, чи зробить це решту завдань легшими чи неактуальними?». 

Також хорошим інструментом, що допомагає визначити пріоритети, є матриця Ейзенхауера. Розподіліть всі свої завдання на 4 категорії:

Розподіливши завдання в такий спосіб, ви будете точно знати, з чого варто розпочати та куди рухатись. Це допоможе ефективніше керувати своїм часом і досягати кращих результатів. 

Вам не потрібно встигати все. Навчіться встигати те, що вам дійсно важливо, та безжально відсікайте все, що не має для вас цінності.

Корисні програми й застосунки

• Google-календар — це класика. Навряд чи я розкажу про нього щось нове. Усе просто й зрозуміло, можна користуватись у телефоні та на ПК.
• Focus To-Do — фіксує та впорядковує завдання, має таймер фокусування, встановлює нагадування, відстежує час за роботою тощо.
• Todoist — цифровий планер, куди ви можете додавати всі свої справи, виставляти періодичність та визначати пріоритетність.
• Any.do — додаток для телефону і ПК, схожий на Todoist, але з функцією фокусування.
• Habitty — трекер звичок, що відстежує виконання завдань, які ви хочете зробити регулярними, як-от ранкова зарядка, читання, дзвінок мамі тощо.
• Simple Sticky Notes — найпростіший цифровий метод фіксації завдань. Це як паперові кольорові стікери з нагадуваннями, але для вашого ПК.

І найважливіше: як не втратити себе в гонитві за продуктивністю?

Звісно, бути продуктивним — це класно. Але через намагання все встигати можна втратити фокус, розпорошити власні сили на непотрібні речі та вигоріти. Тим паче коли в суспільстві панує культ «успішного успіху» і вам повсякчас здається, що ви робите замало. Протистояти соціальному тиску та внутрішньому критикові важко, але можливо. Ось кілька порад, як це зробити.

• Спостерігайте за собою. Дослідіть свої глибинні бажання та вподобання, відкинувши верхній шар «бажанок», нав’язаних іншими. Ведіть щоденник спостережень за собою: записуйте, що вам подобається робити, а що лише «з’їдає» дорогоцінні ресурси. Якщо вам не вдається самому зрозуміти себе, зверніться за допомогою до коуча чи ментора.
• Зрозумійте, що вас тригерить. У кожного викликають заздрість різні речі: гроші, подорожі, щасливі стосунки, краса тощо. Те, що привертає вашу увагу в чужих успіхах, і є тим, чого ви насправді прагнете. Звертайте на це увагу та враховуйте при постановці власних цілей.
• Тримайте фокус на своїх цілях. Пропишіть свої коротко- й довгострокові цілі та намагайтеся робити лише те, що веде до них. Буквально до кожного завдання ставте запитання, чи приведе це вас до мети. Якщо ні — не робіть.

• Ніколи не порівнюйте себе з іншими. У кожного свій шлях, і якщо ви порівнюватимете свій початок із чиєюсь серединою або кінцем, звісно, це вас засмутить. Ми помічаємо чужий успіх, але не знаємо, що за ним стоїть. Порівнюйте себе лише зі вчорашнім собою. 
• Навчіться помічати не лише власні промахи, а й досягнення. Якщо ви постійно себе критикуєте, мозок звикає тримати фокус лише на негативі. Щоб побачити власні успіхи, потрібно свідомо звертати на них увагу: наприклад, сідайте щовечора та виписуйте в блокнот бодай три речі, які вам сьогодні вдалися. Так ви натренуєте мозок бачити не лише негатив.
• Святкуйте свої перемоги. Щойно навчитеся помічати власні досягнення, переходьте до наступного етапу — їх святкування. Не сприймайте свої успіхи як належне: хваліть себе за них, купуйте подарунки, відпочивайте.
• Займайтеся з психологом або психотерапевтом. Це практика, що не завадить нікому. 

Ефективне управління часом і продуктивність — це стиль життя, а не п’ятихвилинна практика. Сподіваюся, мої поради допоможуть вам краще планувати, встигати найважливіше для вас і проживати якісніше та більш усвідомлене життя.

Читайте також

Керувати не часом, а увагою: як я відкрила для себе фокус-менеджмент і стала ефективнішою

3 лайфхаки з управління часом від Анни Мазур

Як досягати успіху, докладаючи мінімум зусиль: 10 заповідей есенціаліста