Що таке принцип Парето та як його застосувати в роботі та житті

Принцип Парето — це потужний інструмент для покращення ефективності у всьому, починаючи з управління часом і закінчуючи стратегією бізнесу. Він показує, що зосередження на 20% найважливіших завдань може привести до 80% успіху.

Це неточне співвідношення, і може коливатися залежно від ситуації. Однак воно також може стати цінною опорою для планування та прийняття рішень. Розповідаємо, як працює інструмент.

Як з’явився принцип Парето

Правило «вісімдесят на двадцять» має ім’я відомого економіста Вільфредо Парето, який жив на межі XIX-XX століть. Він помітив, що 80% багатства в Італії було зосереджене в руках 20% населення.

Згодом цей принцип застосовували до різних інших сфер та виявили, що найкращі результати часто випливають з найменших зусиль.

Нині він широко відомий завдяки Річарду Коху, викладачеві Школи бізнесу при Бірмінгемському університеті, а також автору книги «Принцип 80/20» (КМ-Букс, 2019). Кох визначив цей принцип так: незначна частка інвестованих ресурсів або використаних зусиль відповідає за значну частину отриманих результатів, продукції або заробітку.

Як працює принцип Парето: приклади

Закон 80/20 — універсальний, тому його можна відстежити в багатьох аспектах нашого життя:

• приблизно 80% світового багатства належить 20% людей на планеті;
• більша частина прибутку компанії залежить від продуктивності меншої групи співробітників;
• 20% покупців приносять 80% доходу компанії;
• 20% користувачів створюють приблизно 80% всього контенту, і яким би не було число підписників, найчастіше коментарі лишає активна меншість;
• більшість іспитів базуються на невеликій частині освітнього матеріалу;
• навіть з великого гардероба ми зазвичай обираємо лише кілька предметів одягу;
• 80% вашого вільного часу ми проводимо з 20% кола друзів.

Тож чи прагнете ви започаткувати власну справу, стати кращим професіоналом, опанувати особистий тайм-менеджмент чи розкрити творчий потенціал — закон Парето може бути корисний для будь-яких завдань.

Як застосовувати закон Парето на практиці

Закон Парето допомагає краще організувати роботу та досягти успіху в різних сферах діяльності.

Бізнес

Значна частина прибутку компанії зазвичай залежить від невеликої частини її асортименту. Щоб визначити ці 20% найрентабельніших продуктів, потрібно вивчити статистику продажів за кожним із них. Прибирати решту товарів не варто, але можна зменшити їхню кількість.

Крім того, значну частину прибутку приносять лише приблизно 20% постійних клієнтів, і зазвичай з ними легше працювати. Тому краще зосередитися на тому, як зберегти їхню лояльність, витрачаючи менше ресурсів на приваблення нових клієнтів.

Маркетинг

Плануючи рекламну кампанію, перш за все варто знати свою цільову аудиторію, а потім зібрати про неї максимум інформації, щоб орієнтуватися саме на своїх клієнтів, а не випадкових глядачів. 

Зверніть увагу й на канали, якими ви користаєтеся для просування продукту або послуги. Наприклад, якщо маєте вебсайт та соцмережі, може виявитися, що найчастіше люди купують у вашому магазині на фейсбук, а на сайті — просто переглядають товар. І потрібно вирішити, чи потрібен він вам у нинішньому вигляді.

Особистий бюджет

Не кожна покупка — справді вартісна. І буває, що бажану річ ми потім беремо до рук лише раз чи двічі, натомість 80% часу використовуємо 20% найпотрібніших та найулюбленіших речей. Та хоча не можна повністю виключити «некорисні» придбання, варто переглянути їхню частку у місячному або річному бюджеті. А зекономлені гроші можна відкласти, інвестувати або задонатити на ЗСУ чи котиків. 

Саморозвиток

Зараз для українців пропонують дуже багато безкоштовних онлайн-курсів. І є спокуса пройти їх усі. Або прочитати усі рекомендовані книжки. Не піддавайтеся цьому. І річ не тільки в тому, що банально не вистачить часу. Просто засвоєні знання можуть не знадобитися, а обраний напрямок — розчарувати.

Щоб цього не сталося, спершу краще визначити свої сильні та слабкі сторони, обрати напрям розвитку, що їх враховує, а потім зосередитися на цій сфері й, можливо, деяких суміжних із нею спеціалізаціях. Тоді набуті знання стануть опорою, а не розсіюватимуть вашу увагу.

Тайм-менеджмент

Дистанційна робота, на яку останнім часом перейшли багато людей, створила нові проблеми з управління часом. Проте й в офісах робочі години часто витрачаються непродуктивно. Тому незалежно від середовища, в якому ви працюєте, варто спочатку зосередитися на 20% пріоритетних завдань, а потім приділити решту часу менш важливим.

Також протягом дня враховуйте свої індивідуальні особливості: деякі люди найбільш продуктивні вранці, тоді як інші — ближче до обіду. Тож найцінніші години приділіть найскладнішим процесам, і те, що зазвичай забирає цілий день, ви зможете виконати за пару годин.

Як побудувати діаграму Парето

Один зі способів використати принцип Парето для планування — це діаграма, в якій вісь Y представляє процент зусиль, а X — результатів.

Приклад діаграми Парето:

1. Визначте проблеми, з якими ви зіткнулися, щоб зрозуміти, які з них варто вирішити першими.
2. Обчисліть частоту для кожної проблеми: вирахуйте, скільки разів вона виникає за певний проміжок часу.
3. Впорядкуйте проблеми за частотою їх виникнення: від найвищої до найнижчої.
4. Побудуйте діаграму: проблеми представляються у формі стовпців, висота яких відповідає частоті їх виникнення. Більш важливі знаходяться зліва, а менш важливі — справа. Паралельно можна накреслити криву розподілу, яка показує кумулятивний відсоток проблем — від 0 до 100.

Застосування принципу Парето в цьому випадку показує, що усунення проблеми D може значно покращити ситуацію, оскільки вона складає 30% від усіх проблем.

Недоліки принципу Парето

Попри широке визнання, цей закон має й свої обмеження: 

• невідповідність пропорції 80/20: деколи потрібно значно більше часу та ресурсів, аби виконати частину роботи;
• невизначеність зусиль: не існує конкретних критеріїв для визначення, що саме входить до цих важливих 20% зусиль, і це призводить до плутанини при виконанні завдань;
• недостатність оцінки якості: так, 20% докладених зусиль можуть дати до 80% результатів, але це не гарантує, що робота буде виконана на високому рівні.

Сліпе дотримання закону Парето може мати небажані наслідки.

Наприклад, якщо повністю прибрати з продажу нерентабельні товари, це призведе до нової нерівноваги серед решти. А в галузях, де важлива точність — наприклад, IT або медицина, без 70-80% зусиль, які ніби менш важливі, решта 20-30% втрачають ефективність. Тому потрібен баланс.

Принцип Парето корисний у плануванні та встановленні пріоритетів. Та все ж важливо використовувати його у комбінації з іншими методами та інструментами.

Читайте також

5 TED Talks, які допоможуть працювати ефективніше, а жити щасливіше

Як досягати успіху, докладаючи мінімум зусиль: 10 заповідей есенціаліста

Як вижити бізнесу в умовах війни: 5 порад від Яни Матвійчук