Нетворчий безлад: 15 порад, як навести лад на робочому місці

Помічали, що безлад довкола дратує, а порядок, навпаки, заспокоює? Ми прочитали книгу Ґретхен Рубін «Порядок довкола — спокій у душі», переклад якої нещодавно вийшов друком у «Видавництві Старого Лева», і знайшли там чимало порад, які допоможуть звільнити розум і робочий стіл для дійсно важливих речей.

«Порядок довкола — спокій у душі»

— Ґретхен Рубін

Можливо, до карантину ви менше часу проводили вдома і навіть не помічали, що ваш хатній простір зовсім не сприяє зосередженій та продуктивній роботі. Втім, навіть якщо ви працюєте з офісу чи коворкінгу, з часом він теж може наповнитися речами, які роботі лише заважають. 

Подруга дослідниці порядку Ґретхен Рубін якось сказала їй: «Я нарешті викинула зайве з холодильника і тепер розумію, що можу змінити кар’єру». Ми не будемо радити вам розсилати резюме, щойно розберете шафу. Але поділимося порадами Ґретхен, як впорядкувати справи й думки, позбувшись зайвих речей на своєму робочому місці.

Коли йдеться про щастя, безлад на робочому столі чи переповнений гардероб — проблема дрібна, та все-таки, повернувши собі контроль над матеріальним, ми одразу відчуємо, що загалом контролюємо своє життя.

Ґретхен Рубін

15 порад, як навести лад на робочому місці вдома та в офісі

1. Цінуйте робочі поверхні

Чи є у вас у столі шуляда, вміст якої ви можете охарактеризувати як «усілякі дрібниці»? А може, весь ваш стіл — це осередок дрібничок, сувенірів та фотографій, які займають багато місця, але цінності не мають? 

Ґретхен Рубін не пропонує залишити на робочому місці лише якийсь спартанський мінімум речей. Але радить прискіпливіше ставитися до вибору того, що оточує вас під час роботи. Робочий стіл — найбільш цінна робоча поверхня, тож варто якнайретельніше вибирати, що на ньому стоятиме. Наступні за пріоритетністю — полиці та легкодоступні шухляди. Наприклад, не варто тримати на столі книжку, якщо тільки ви не читаєте її щодня. А якщо маєте три коробки ручок улюбленої марки, не зберігайте їх усі у верхній шухляді столу.

Те саме стосується і вашого віртуального робочого місця: зберігати на робочому столі комп’ютера купу файлів, аби були під рукою — не завжди виправдана ідея. Якось Ґретхен створила папку з назвою «Актуальні корисні документи» і більше жодного разу в неї не заглядала. 

2. Упорядкуйте робочий стіл відповідно до поточних завдань

Коли на роботі доводиться жонглювати різними завданнями, дуже легко заплутатися в  матеріалах, пов’язаних із окремими проєктами. Для збільшення власної продуктивності спробуйте визначити пріоритетний напрям роботи на певний відрізок часу й оточити себе тільки тим, що стосується пріоритетного завдання. А решту приберіть з-перед очей.

Наведіть лад і на комп’ютері — наприклад, закрийте ті вікна у браузері, які не стосуються поточного проєкту. Сховайте смартфон, щоб він не лежав у вас під рукою. 

3. Позбудьтеся нічийних та забутих речей в офісі

Часом в офісі ніхто не може взяти на себе сміливість викинути річ, яка належить невідомо кому. Побачивши щось схоже на мотлох, попитайте людей і з’ясуйте, чи це дійсно комусь потрібне. Ви здивуєтеся, як часто речі виявляються нічийними. 

Те саме стосується й офісного «складу». 5 пар змінного взуття, 2 парасольки, 7 контейнерів для їжі… Часом ми приносимо на роботу речі, але забуваємо забрати їх додому, тож вони просто валяються там забуті. Через таку звичку й виникає безлад. Щовечора оглядайте своє робоче місце і перевіряйте, чи не треба щось забрати з собою.

4. Викиньте непотрібні папери 

Викидати старі папери не так приємно, як звільняти гардероб чи шухляду письмового столу. Втім, Ґретхен Рубін радить передивитися кожен документ, який ви зберігаєте: подумайте, які шанси, що він вам знадобиться, пригадайте, чи є він у вас в електронному форматі (чи наскільки легко його відновити) і хто ще має паперову версію. Можливо, вам не потрібно стільки роздруківок. 

5. Не зберігайте зайву канцелярію

Ми легко накопичуємо начебто корисне канцелярське приладдя на робочому столі, але задумайтесь, чи часто ви користуєтесь пробивачем на три отвори, лінійкою, калькулятором, затискачами для паперу та всіма вашими блокнотами? Зберігайте лише ті речі, які вам справді потрібні. 

6. Намагайтеся підтримувати лад у спільному офісному просторі 

Поширена проблема у офісі: кухнею та переговорними кімнатами користуються всі, але не всі прибирають за собою. Бруд у місцях загального користування може стати причиною багатьох сварок. Найкраще рішення — призначити для кожної зони людину, яка відповідатиме за підтримання порядку.

7. Приберіть свої «підземелля» 

Так звані підземелля можуть бути як вдома, так і в офісі. Позбудьтеся усього липкого, вкритого пліснявою чи пилом: старої банки меду на спільній кухні, флакона з косметичним засобом, що вже багато місяців як закінчився, але досі лежить у вашому столі, пакетика несвіжих горіхів або чаю, який ніхто не п’є. 

8. Будьте обережні з безкоштовними сувенірами 

На конференціях ми отримуємо не лише корисні знання і нові знайомства, а ще й чашки, футболки, блокноти, ручки… Іноді цими речима потім дійсно користуються, але частіше вони перетворюються на мотлох. І рішення — не брати такі безкоштовні речі взагалі. Бо безневинна на перший погляд дрібниця пізніше в підсумку може забрати у вас багато місця й енергії. 

9. Сфотографуйте робочий простір перед і після прибирання

Якщо вам важко взятися за прибирання удома чи на роботі, зробіть кілька фотографій «до»: це допоможе по-новому побачити знайомий простір і вирішити, які речі варто залишити, а яких — позбутися. Сфотографуйте робоче місце й після прибирання: результат ваших старань зазвичай дуже надихає і доводить, що час було витрачено не дарма. 

10. Дотримуйтеся «правила однієї хвилини» 

Не відкладаючи, виконуйте завдання, на які піде менше хвилини: прочитайте листа й дайте на нього відповідь; покладіть документ у папку; викиньте ручку, що не пише. Оскільки виконання таких завдань потребує дійсно мало часу, дотримуватися цього правила зовсім не важко. Ви здивуєтеся, як багато можна встигнути за кілька тижнів, виконуючи завдання згідно з «правилом однієї хвилини». 

11. Додайте краси

Ця краса може проявлятися по-різному: наприклад, у формулюваннях, які ви використовуєте, плануючи тиждень. Або додайте краплину розкоші в облаштування простору: наприклад, винятково якісні інструменти або красиве канцелярське приладдя, яке приємно використовувати. 

12. Остерігайтеся бутафорної роботи

Наведення ладу — це гідна мета, але краще не вигадувати собі завдань, в яких немає потреби. Пошук непотрібної інформації, наклеювання ярликів на блокнот, що не потребує ярликів… Порядок та організованість цінні тоді, коли вони допомагають нам легше й ефективніше працювати, але стежте, щоб вони не стали кінцевою метою. 

13. Вчіться на своїх успіхах

Приміром, вам добре вдається відсортувати кореспонденцію, але погано — одяг. Може, варто застосувати до одягу той самий підхід, що й до пошти? Або у вдома у вас безлад, а на роботі — порядок, чи навпаки. Завдяки чому вам легше підтримувати порядок у певному середовищі, тоді як в іншому це не вдається? Поміркуйте над тим, що конкретно допомагає вам підтримувати лад, і зробіть висновки, які зможете застосувати деінде. 

14. Упорядковуйте робоче місце в кінці дня 

Перш ніж закінчити роботу, витратьте десять хвилин на те, щоб упорядкувати стіл. Так ви позначите кінець дня, а вранці, повернувшись, будете приємно вражені порядком. Що варто зробити:

• викиньте сміття, як-от обгортки з-під продуктів чи висохлі ручки, і помийте брудний посуд;
• складіть ручки, скріпки, гумки та інше канцелярське приладдя;
• викиньте непотрібні папери або покладіть на місце потрібні;
• зачиніть усі шухляди й двері;
• приберіть усе, що лежить не на місці, як-от папки, які ви «на хвилинку» поклали на стіл;
• заберіть додому все, що треба (якщо працюєте в офісі).

15. Знайдіть свій власний спосіб упорядкувати безлад

І нарешті чи не найголовніша порада: кожен має справлятися із безладом у той спосіб, який підхо­дить саме йому. Усі ми різні — як за своїми звичками, так і за тим, яке середовище буде для нас приємним. І не існує єдино правильного чи найкращого способу облаштувати комфортний простір. 

Щойно постане порядок довкола, скористайтеся нагодою порадіти йому, відчути легкість, свободу й позитивні зміни, Насолодіться ним! Виділіть час, щоби зупинитися і відчути щастя. 

Ґретхен Рубін

«Порядок довкола — спокій у душі» Ґретхен Рубін — це саме та книга, яку варто додати до вашої бібліотеки, навіть якщо вам здається, що у вас забагато книг. У ній ви знайдете поради, які допоможуть облаштувати не лише робочий простір, але й весь дім. А ще — порозумітися з батьками, які не викидають ваші шкільні зошити, чи чоловіком, який не дає позбутися футболки, яку він носив у коледжі. Бо іноді мотлох — це вираз любові. І ця книга саме про те, як віднайти свій спосіб наведення порядку і стати щасливішим, не порушуючи чужих кордонів.

Читайте також

Як виглядає робоче місце людей різних професій?

7 лайфхаків, як зробити роботу з дому комфортнішою

Карбовану монету вперед: 20 порад фрилансерам від героїв фільмів і серіалів