Що таке матриця Ейзенхауера та як її використовувати у роботі та житті

Буває, що, займаючись численними справами впродовж дня, ми не здійснюємо ані кроку до виконання головних цілей. І навіть проставивши позначку «Виконано» навпроти кожного із завдань, можемо відчувати, що стоїмо на місці.

Тож основна проблема — не у продуктивності, а у вмінні правильно визначати мету та дії, які допоможуть до неї привести. І чудовим інструментом для планування може стати матриця Ейзенхауера, знана як метод ефективного планування.

Раніше ми вже писали про інші техніки управління часом та цілепокладання: наприклад, принцип Парето, закон Паркінсона та піраміду Франкліна.

В цій же статті розберемо, що таке матриця Ейзенхауера і чим цей інструмент може бути корисний для успіху в кар’єрі, навчанні та досягненні будь-якої особистої мети.

Що таке матриця Ейзенхауера

Концепція, яка в кінцевому результаті була втілена у формі матриці Ейзенхауера, походить від 34-го президента США — Дуайта Д. Ейзенхауера. Він говорив:

«У мене є два типи проблем: термінові та важливі. Термінові не завжди важливі, а важливі не завжди термінові».

Це полегшувало президенту впорядкування щоденних робочих графіків, дозволяючи використовувати час більш ефективно.

А пізніше Стівен Кові, автор книги «7 звичок надзвичайно ефективних людей» (КСД, 2023) розібрав, як створити матрицю керування часом на практиці. Так вона стала ще відомішою.

Чотири квадранти матриці Ейзенхауера

Щодня потребують уваги багато питань. Матриця Ейзенхауера допомагає структурувати їх, розподіливши поміж чотирьох секторів:

1. «Зробити»

Це завдання, які значно впливають на довготривалі плани, і при цьому їх потрібно розв’язати терміново.

2. «Відкласти»

Завдання з цього блоку теж важливі у перспективі, але не мають нагального характеру. Тому значно легше планувати, коли саме братися за їхнє втілення.

3. «Делегувати»

Це поле призначене для завдань, які потрібно виконати якнайшвидше, проте не є ключовими для довгострокових цілей. Тому їх можна передати, наприклад, колегам. Це допоможе підвищити ефективність роботи, оптимізувати загальне навантаження і створити можливість для розвитку навичок у всіх членів команди через делегування.

4. «Видалити»

Коли перші три секції вже наповнені, декілька пунктів зі списку завдань, скоріше за все, залишаться неврахованими. Вони ані термінові, ані надто важливі, але часто забирають час, і можуть стати на шляху до цілей. Тому найкраще буде перенести їх до квадранта «Видалити».

Як побудувати матрицю Ейзенхауера

Візьміть записник, де складаєте комплексний список всіх задач, включаючи терміни їхнього виконання. До кожної із них поставте питання:

1. Чи узгоджується ця задача з життєвими цілями та пріоритетами?
2. Чи обов’язково виконувати її саме зараз?
3. Чи можна відкласти її або делегувати комусь іншому?

Відповіді на ці питання допоможуть визначити, до якого саме квадранта матриці Ейзенхауера належить конкретна задача. Таким чином, можна ефективно управляти своїм часом, відповідно до пріоритетів та важливості кожної задачі.

Далі потрібно візуалізувати квадрант Ейзенхауера: за допомогою онлайн-таблиць або звичайного аркуша, ручки та лінійки.

Його створюють дві лінії: вертикальна вісь відсортовує завдання за їхньою важливістю, горизонтальна  — за терміновістю.

Розкресліть сторінку на чотири рівні частини, давши кожній заголовок.

A: «Важливо і терміново»

В цьому сегменті розміщуються завдання, які обов’язково потрібно виконати:

• завершення проєкту із чіткими строками;
• важливий дзвінок;
• виклик технічної підтримки тощо.

Втім, часто терміновими стають важливі завдання, які довго відкладаються «на потім». І навпаки: якщо робити їх завчасно, можна уникнути зайвого стресу через нагальність справи. Тому матриця вважається вдалою, якщо сектор A залишається порожнім.

B: «Важливо, але не терміново»

Це найважливіший розділ матриці. Сюди включаються всі поточні справи, з якими ми стикаємося щодня:

• розробка нової ідеї;
• підбиття попередніх підсумків;
• побудова зв’язків із клієнтами тощо.

Ті, хто надає перевагу справам з категорії «Важливо, але не терміново», лишаються більш ефективними та мають менший ризик вигоряння, адже можна зосередитись на якості виконання — без поспіху і стресу. А методичне виконання цих завдань допомагає системно покращувати результат і досягти успіху в майбутньому.

Однак якщо затягнути цю роботу до останнього моменту, вона стане нагальною та перейде до сектору A.

C: «Не важливо, але терміново»

До цього розділу можна винести завдання, що потребують уваги, але віддаляють від початкової мети:

• обмін думками у неформальному робочому чаті;
• незаплановані зустрічі;
• пошук в інтернеті відповіді на випадкове питання.

У повсякденні ці справи можуть видаватися важливими, але насправді вони часто відвертають увагу та занурюють у рутину. Тому важливо не сплутати їх із тими, що належать до сектору A, і за можливості — передати комусь іншому, або ж не втікати до них надто часто.

D: «Не важливо і не терміново»

Це хронофаги, або «пожирачі часу»: 

• серіали;
• соціальні мережі;
• порожні телефонні розмови тощо.

Вони дозволяють перемкнутися та відпочити, й тому не потрібно відмовлятися від них цілком. Проте найкраще залишити їх на потім — коли буде виконано справи з інших блоків.

Наприкінці кожного дня можна проводити аналіз своєї ефективності, щоб оцінити результати та визначити, що могло завадити виконати заплановане.

Як визначити пріоритети в матриці Ейзенхауера

Матриця Ейзенхауера допомагає зрозуміти взаємозв’язок між терміновістю й важливістю справ. Та визначити пріоритети майбутніх завдань може бути непросто.

Ці поради спростять процес розподілу завдань по окремих квадрантах.

1. Приберіть зайве

Розпочинайте обробку завдань з четвертого квадранта, і лише потім переходьте до інших. Уважно переглянувши список справ, подумайте, чи всі вони є обов’язковими.

Буває складно визначити, що саме відвертає увагу від запланованого. Та формуючи стратегію, можна поставити два питання:

1. Коли ви плануєте вирішувати важливі, але не термінові завдання?
2. Коли ви зможете зайнятися важливими завданнями до того, як вони стануть нагальними?

Пам’ятайте, що завдання можуть переміщатися між квадрантами. Наприклад, в разі невідкладної ситуації, пріоритети можуть швидко змінитися, і така проблема займе верхню лінію в матриці.

2. Не перевищуйте кількість завдань

Кожен квадрант може містити декілька пунктів, але краще, щоб їх було не більше восьми. Якщо буде більше, це може відвертати увагу від головної мети — виконання.

За бажанням, можна також розділити професійні та особисті таски, побудувавши два окремі квадранти Ейзенхауера.

3. Позначте квадранти кольорами

Маркування допоможе візуалізувати, на чому потрібно зосередитися якомога швидше.

Встановіть на свій розсуд чотири пріоритетні рівні, кожен із яких представлений окремим кольором. Наприклад:

• зелений = найвищий пріоритет;
• жовтий = другий пріоритет;
• помаранчевий = третій пріоритет;
• червоний = без пріоритету.

Таким чином, «зелені» завдання потраплять до першого квадрата (їх варто «виконати»), «жовті» — до другого («запланувати»), «помаранчеві» треба «делегувати», а від «червоних» краще «відмовитися».

Недоліки матриці Ейзенхауера

Попри безліч переваг, як і будь-який інший метод управління часом, квадрат Ейзенхауера має певні нюанси:

• метод ефективний лише для короткострокового планування – на день або тиждень: важливо правильно визначити важливість та терміновість справ, оскільки успіх використання матриці залежить від точності цих параметрів;
• щоб ефективно контролювати свій час, список задач потрібно періодично переглядати та оновлювати: чи потрібно додати нові, чи позбутися старих;
• можна впорядкувати завдання, але не оцінити ефективність їхнього виконання: для цього в пригоді можуть стати інші техніки — наприклад, «Помодоро».

Та одна з найвидатніших особливостей методу — простота використання. Достатньо хоча б виявити та виключити з щоденних активностей ті, що потребують багато часу, але не дають результату.

Почніть свій день з такої техніки, і до кінця тижня зможете оцінити свій прогрес.

Читайте також

Управління проєктами у повсякденному житті: основні етапи й інструменти

Як стати продуктивнішим і водночас не нашкодити собі? Практичні поради

Крижані ванни, 20 чашок чаю та підйом о 4.30: щоденні ритуали успішних людей