6 порад, як фрилансеру організувати свою роботу

Навички самоорганізації та тайм-менеджменту прискорюють виконання задач та впливають на продуктивність. Без них важко уявити, зокрема, роботу фрилансерів, які маневрують від одного дедлайну до іншого. 

Олена Хлонь, CEO додатку Fairo в Україні, радить, як фрилансеру організувати свою роботу за допомогою структуризації робочих процесів та систематизації побуту.

Як структурувати робочі процеси

1. Шукайте постійних клієнтів та розвивайте ваші професійні стосунки

Важко знаходитись у безперервному пошуку та балансувати від одного нового клієнта до іншого. Завжди потрібен час, аби «відчути» замовника та до кінця зрозуміти його запити. Статистика Clockify показує, що не менше 30% фрилансерів із різних сфер витрачають на пошуки нового проєкту 3-6 годин на тиждень. Цей час можна зберегти, якщо мати налагоджену мережу постійних клієнтів. 

Дотримання дедлайнів, відповідальне ставлення до роботи та її добросовісне виконання спонукає замовників повертатися до фрилансерів. Також варто пам’ятати, що довготривалу співпрацю потрібно винагороджувати. Продумайте програму лояльності для постійних клієнтів, у рамках якої вони отримуватимуть вигоду. Наприклад, один текст у копірайтера коштуватиме дешевше, якщо замовляти одразу декілька. А дизайнери чи програмісти можуть надавати приємну знижку на кожне четверте замовлення тощо.

2. Робіть статус на початку та наприкінці робочого дня

Ранкові статуси дисциплінують і фокусують на найважливіших завданнях. А вечірні — допомагають відстежити, чи раціонально ви розподілили навантаження на день, скільки роботи встигли виконати та що варто зробити завтра. Одразу після вечірніх статусів розписуйте свої цілі та завдання на наступний день. І завжди фіксуйте «стоп-годину» — час, після якого ви більше не працюєте, а займаєтесь собою та відпочиваєте. Якщо не мати такого стоперу, то робота затягнеться до глибокого вечора. 

3. Ставте собі довгострокові цілі

Рухатися вперед легше, коли маєш орієнтири. І це має бути не просто ціль «закінчити поточний проєкт», а повноцінна мапа професійного зростання. Щоб її зробити, треба чесно відповісти собі на кілька питань.

• Які професійні навички необхідні у вашій сфері?

Проаналізуйте, на яких спеціалістів клієнти звертають увагу частіше. Що робить цих фрилансерів такими особливими? Що вони вміють робити такого, чого не вмієте ви? Занотуйте всі навички на папері: від хард до софт скілів. 

• Які мої сильні та слабкі сторони?

Складно об’єктивно оцінювати самого себе. Згадайте, які останні відгуки ви отримували від замовників. Можливо, вони відзначали круту комунікацію, проте були трохи невдоволені швидкістю виконання? Проаналізувавши всі відгуки, ви отримаєте об’єктивну мапу своїх професійних плюсів та мінусів. 

• Куди я хочу рухатися далі? 

Відповіді на попередні два питання допомагають скласти конкретний список якостей і навичок, над яким вам треба працювати. Де та як ці навички потім застосовувати? Проаналізуйте свої професійні перспективи. Наприклад, копірайтер, який опанував SEO, може стати більш затребуваним спеціалістом. 

Як систематизувати робочий побут

4. Організуйте своє робоче місце

Банальне, проте золоте правило — тримайте в чистоті свій робочий простір. Серед безладу набагато складніше знайти важливу нотатку чи зарядний пристрій від ноутбука. Витрачених на пошук хвилин за день може назбиратися на годину, а то й більше. Також забезпечте собі джерело денного світла поряд із робочим місцем. Дослідження Future Workplace показало, що 43% працівників відчувають себе більш втомленими, якщо не мають доступу до природного світла. 

5. Контролюйте свої фінанси

Згідно з нашим дослідженням, фрилансери витрачають до 8 годин на тиждень на неоплачувану адміністративну роботу, левову частку якої складає бухгалтерський облік. Систематизувати свої фінансові потоки можна за допомогою таблиць або застосунків у смартфоні. В останніх є всі інструменти для проведення якісного порівняльного аналізу своєї бухгалтерії — горизонтального та вертикального:

• горизонтальний аналіз полягає у зіставленні статей витрат поточного звіту з попереднім — так ви можете виявити в ньому абсолютні та відносні зміни; 
• вертикальний аналіз проводиться, коли необхідно побачити вплив кожної статті витрат на загальний результат за певний проміжок часу. 

За допомогою першого методу можна простежити, наприклад, що літній період менш активний, ніж весняний. А другий метод допоможе побачити, на що ви витрачаєте найбільше коштів, щоб надалі оптимізувати ці витрати.

6. Підлаштуйте робочий день під свої біоритми

Важливо чути та розуміти своє тіло та мозок: в які години вони найпродуктивніші, а в які — ні. Вчені провели дослідження серед людей з різними біоритмами, у рамках якого запропонували їм виконати тести на увагу. Цілком очікувано, що «жайворонки» продемонстрували найкращі результати вранці, а «сови» — ввечері. 

Проаналізуйте, як ваша продуктивність залежить від ваших біоритмів. Якщо ви почуваєтеся краще, коли засинаєте раніше, то найвдалішим варіантом для вас буде лягти до 23:30 та встати близько 7-ї години ранку. Якщо ж продуктивність, навпаки, підвищується ввечері, то вам краще активно попрацювати до 1-2 години ночі та відсипатися до 11-ї ранку. 

Самоорганізація — це завжди комплексна робота. Спочатку вам здаватиметься, що ви витрачаєте багато часу на менеджмент-рутину, але це гра на перспективу. Якщо всі робочі процеси налагоджені й автоматизовані, а плани на день і найближчі пів року чітко зафіксовані, то ви будете виконувати робочі завдання швидко й безболісно.

Читайте також

Фриланс у законі: як легально працювати на себе

6 уроків, які я засвоїв, працюючи фрилансером

Робота в кайф: 5 порад, як працювати собі в задоволення