Як проводити ефективні тимбілдинги онлайн і чи на часі вони взагалі? Досвід MobiDev

Привіт усім, на зв’язку HR-команда ІТ-компанії MobiDev. За 2022 рік ми не просто адаптувалися до реалій повномасштабної війни в Україні (маючи частину офісів у Харкові та Миколаєві), а ще й провели приблизно сотню онлайн-заходів для колег із різних департаментів. У статті ми розповімо про наш підхід до підтримки команди та поділимося досвідом, як проводити онлайн-тимбілдинги. 

Чи потрібні зараз тимбілдинги?

Зараз багато українських компаній стикаються з проблемою переходу всіх активностей, зокрема й тимбілдингів, в онлайн. У 2020-2021 роках через пандемію у нас уже була спроба адаптуватися до зустрічей здебільшого через екран монітора, але тоді це все ж мало інший контекст. Сьогодні люди частіше відчувають тривогу, апатію, самотність, постійну загрозу життю, відірваність від родин і дому та багато інших емоцій. Тож чи взагалі на часі зараз будь-які розваги та навіщо їх проводити? 

За підсумками 2022 року можемо сказати, що неформальні командні зустрічі можливі навіть під час вимкнення світла, води й іноді в дуже екстремальних умовах. За минулий рік нам вдалося провести 99 онлайн-активностей, середня відвідуваність склала приблизно 70%. За словами команд, що брали участь, ці зустрічі їм дуже допомогли. Вони піднімали настрій, робили атмосферу більш дружньою та невимушеною, розкривали нових учасників і показували з іншого боку тих, хто вже давно працює в команді.  

Звісно, після початку повномасштабного вторгнення потрібно було швидко адаптуватися до змін як у робочих процесах, так і в організації онлайн-тимбілдингів: шукати нові платформи, інтерактиви тощо. Період адаптації тривав приблизно місяць: стільки часу нам знадобилося на прийняття нових реалій та пошуки безпечних місць. 

Перші з 24 лютого онлайн-тимбілдинги пройшли в останні дні березня та перші дні квітня 2022 року. Вони мали на меті психологічне розвантаження й підтримку команди. На зустрічах ми обговорювали позитивні новини (принаймні намагалися їх знайти), розповідали про нові «офіси»: хтось працював з квартири в новому місті, хтось — із коворкінгу, хтось адаптувався до життя в селі, а хтось виходив на зв’язок із бомбосховищ і підвалів. Також ділилися одне з одним практиками, які відволікають і розслабляють, та активностями, що наповнюють ресурсом. Усе це об’єднувало людей, давало їм розуміння, що саме в команді вони можуть знайти підтримку, прийняття, свободу жартувати, проявляти себе. 

Навесні до компанії приєднались 50+ новачків, тож у тимбілдингів з’явилася ще одна мета — допомагати їм дізнаватися про компанію та її цінності, знайомитися з командами, розкриватися та знаходити нових друзів.

Оскільки наші команди розкидані по всім куточкам України та навіть Європи, саме тимбілдинги допомагають відчути єдність, підтримку й допомогу. Команда — це завжди про спільне досягнення цілей згуртованими під час робочого процесу людьми. Для їхньої продуктивності важливо налагоджувати соціальні зв’язки, тож навіть в онлайн-форматі це завжди буде на часі. 

Звісно всі сумували за живими зустрічами й офлайн-спілкуванням, тож очікування від онлайн-формату були доволі занижені. Це було мотивацією зробити щось цікаве та особливе, щоб онлайн себе виправдав. Судячи зі зворотного зв’язку, нам це вдалося. Ділимося досвідом. 

Як тримати увагу людей в онлайні?

Сьогодні існує багато цікавих і корисних інструментів для айс-брейкінгу (налагодження взаємодії між учасниками — прим. ред.) на онлайн-зустрічах, як безкоштовних, так і з платною підпискою. Які радимо ми? 

Miro

Здавалося б, це інструмент для проведення ретроспектив, планування та щоденних мітингів, але цим його користь не обмежується. У Miro можна створити дошки загальних цінностей, помалювати, додати наліпки, зробити мудборд команди та навіть сходити у віртуальний похід та прикрасити ялинку напередодні свят.

Ось, наприклад, фрейм, який ми створили для новорічних зустрічей команд. 

Фасилітатор зустрічі занурював команду у святкову атмосферу, пропонував кожному учаснику обрати й приміряти на себе образ казкового героя, прикрасити командну ялинку та поділитися назвою страви, яка традиційно є на його святковому столі. Після інтерактиву всі учасники обирали комфортне місце біля вогнища. Це лише одна з модифікацій такої зустрічі. Завдяки візуальному контенту командам вдавалося поринути в атмосферу та приємно провести час разом.

Canva 

Ідеальний інструмент для створення візуального контенту для тимбілдингу. Краще використовувати у випадках, коли фізична залученість і додаткові пристрої не потрібні, а необхідна лише візуальна увага та концентрація на тому, що відбувається на екрані.

Головна перевага Canva в тому, що тут є все потрібне для візуального оформлення: гіфки, картинки, фото, різні шрифти та широка добірка кольорових палітр. Це допомагає створювати цікавий тематичний контент, який підніме настрій команді та підвищить її залученість. Наприклад, нашим командам сподобалися музичні зустрічі з ось такими правилами:

Aha Slides

Це наш улюблений інструмент, який ми найчастіше використовували для онлайн-тимбілдингів за цей рік. У програмі можна створювати різні варіації квізів (з англ. quiz— вікторина), цікаві опитувальники, давати розгорнуті відповіді. Навіть всім відому «Мемологію» вдалося перевести в онлайн! Як це працює: учасники бачать картинку і пишуть свій варіант підпису, а потім голосують за найсмішніший.

Своїми враженнями від тимбілдингу з використанням цих інструментів поділилася проєктна менеджерка MobiDev Дар’я Йосипенко: «Наш тимбілдинг проходив 5,5 годин! Ми провели гру “Вгадай хто” з дитячими фотокартками колег. Кожен ділився історією про себе чи розповідав про ситуацію на фото. Потім ми вгадували пісні за емоджі (це дуже сподобалося команді), а далі ділились улюбленими піснями. Ми розійшлися вже вночі, сповнені енергії та теплоти від зустрічі. Гадаю, це не останній онлайн-тимбілдинг у такому форматі, бо ще залишилися активності на кшталт “Мемології”».  

Що важливо для ефективного тимбілдингу?

• Підтримка лідера команди. Найкраще, коли лідер ініціює спілкування та подає приклад залученості. Якщо наше завдання — допомогти лідеру створити для його команди подію, що допоможе перепочити, підтримати одне одного, краще познайомитися, зблизитися, то завдання лідера на зустрічі — бути разом із командою та залучатися до валідації ідей, зважаючи на інтереси колег. 
• Згода всіх учасників команди. Для цього важливо давати людям можливість вибору теми, дати, часу та формату події. 
• Час. Плануйте зустріч заздалегідь, запрошення також краще надсилати за 1-2 тижні до тимбілдингу. Цікавий факт: п’ятниця — не найкращий час для онлайн-події, у цей день у багатьох є особисті плани. Для нас ідеальними днями виявилися середа та четвер.
• Тема. Завжди цікаво провести вечір тематично. Можна розробити фонові зображення та продумати персонажів. У кожної команди є свої особливості, цілі, інтереси, локальні приколи, ситуації на проєктах тощо, тож ми заздалегідь дізнаємося всі необхідні для організації події дані: від кількості учасників, командних уподобань і традицій до тем, які вже були раніше.

Як вимірювати ефективність онлайн-тимбілдингів?

Про це багато дискутують і скептики, і прибічники різноманітних підтримувальних активностей. Мабуть, універсальної формули взагалі не існує. Наш підхід — це   календар тимбілдингів, адаптований під вимірювання ROE — показника, який демонструє, чи були підтверджені очікування від зустрічі та що завадило їм реалізуватися на 100%. Дані ми збираємо через зворотний зв’язок від лідерів команд.

Також ми вносимо до календаря інформацію про кількість людей на онлайн-заході —  це дозволяє відстежувати залученість і явку учасників. Далі фіксуємо дату проведення та сезон, щоб відстежувати сезонність і те, як давно в тій чи іншій команді проводився тимбілдинг. Ще додаємо опис активностей, щоб вони не повторювалися. І кінцевий результат — зворотний зв’язок від лідера, де ми бачимо, чи справдились очікування від зустрічі, що цьому завадило та які є пропозиції щодо наступної. Усе це допомагає створювати такі тимбілдинги, що на 100% досягають своєї цілі.

Загалом онлайн-тимбілдинги — це дієвий спосіб підтримувати спілкування всередині команд, коли всі колеги, попри відстань і часові пояси, можуть зібратися разом і провести час за розмовами, іграми та вирішенням нескладних, але цікавих завдань поза робочими чатами. Такі заходи допомагають відчути себе в безпечному просторі, де можна поділитися, довіритися й отримати підтримку, щоб продуктивно працювати далі.

Читайте також

Керівник на ремоуті: як бути ефективним лідером віддалених команд

Тимбілдинг, що рятує життя: як курси першої допомоги стають трендом

Як створити здорову атмосферу в команді: 4 поради для керівника