Делегувати правильно: кому, як і навіщо передавати свої повноваження?

Необхідність поділитися своїми обов’язками — ознака професійного зростання. Ви отримуєте підвищення, щоб вирішувати більш глобальні задачі, натомість частину своєї рутини делегуєте іншим. Але іноді, замість розділити свої обов’язки, ви виконуєте подвійну роботу. Розбираємось, як делегувати, щоб не ускладнювати собі життя.

Як наважитись делегувати?

Здавалося б, ніхто не відмовиться трохи розвантажити себе. Але довірити іншій людині задачі, за які ви несете відповідальність, буває складно. Як подолати цей психологічний бар’єр?

Зрозумійте, навіщо це вам 

Якщо ви любите свої обов’язки, вам цікаво їх виконувати і на все вистачає часу, можливо, і не варто завантажувати інших. Але делегування необхідне, якщо:

• у вас не вистачає часу на відпочинок або вирішення глобальних питань;
• підлеглим потрібні більш складні завдання для розвитку;
• ви хочете згодом довірити керування одному зі співробітників. 

Розпишіть для себе, чому вам потрібно делегувати обов’язки. Такий список допоможе зважитись. 

Проаналізуйте можливості співробітників

Щоб делегувати без страху, важливо повірити в компетентність та вмотивованість колег. У цьому допоможе аналіз кожного співробітника. Так ви дізнаєтесь, хто вже зараз готовий виконувати частину ваших завдань, а кого ще потрібно довчити або мотивувати. 

Розписати, хто на якому рівні знаходиться, можна за допомогою такої таблиці.

Вмотивовані та компетентні — це співробітники, яким сміливо можна делегувати свої завдання просто зараз. З невмотивованими та некомпетентними краще взагалі не працювати. А для інших потрібно скласти індивідуальні плани, де прописати, як збільшити їхню мотивацію або чого ще навчити. 

Також буде корисно скласти перелік навичок кожного співробітника, а також його сильних і слабких сторін, щоб більш грамотно розподілити завдання. 

Передавайте повноваження поступово

Якщо вам важко делегувати навіть ідеальному співробітникові, почніть з невеликих завдань. Доручіть щось нетермінове / менш важливе і за жодних обставин не втручайтесь у процес, а наприкінці обов’язково надайте колезі зворотний зв’язок. Коли підлеглий впорається із цим, вам буде легше довірити йому більш масштабні проекти. 

Як делегувати свої задачі?

Щоб делегування не стало причиною непорозумінь, радимо користуватись цими правилами.

1. Фіксуйте у письмовому вигляді усі інструкції, дедлайни та побажання. Бо усні зауваження забуваються й перекручуються.

2. Якомога детальніше поясніть задачу і бажаний результат, наприклад розпишіть завдання за SMART-методикою. Людина буде більш вмотивованою, якщо зрозуміє, що і навіщо робить. 

3. Як визначити, чи не буде задача занадто складна чи, навпаки, проста для іншого? Зазвичай, якщо людина здатна виконати 70% задачі, вона впорається і з іншими 30%. 

4. Не втручайтесь у процес виконання роботи. Нехай співробітник відчує повну відповідальність. Ваш обов’язок — дати зрозуміле ТЗ та перевірити результат. Підлеглий може піти не тим шляхом, який ви собі уявляли. І це нормально.

5. Будьте відкриті до обговорень і запитань. Так, спочатку це забиратиме у вас багато часу, але згодом допоможе зекономити набагато більше. 

6. Обов’язково аналізуйте виконану роботу і давайте зворотний зв’язок.

7. Не переробляйте за іншими. Якщо колега не впорався з першого разу, поясніть його помилки і дайте час на виправлення. Не робіть за нього, бо тоді і втрачається вся користь від делегування, і людина нічого не навчиться. 

Коли та що варто делегувати?

Як делегувати так, щоб не позбавити себе дійсно важливих справ? Складіть список завдань, які ви виконуєте за тиждень, і розподіліть їх одним із двох способів.

Матриця Эйзенхауера 

Це таблиця з чотирма категоріями, куди слід вписати всі свої справи.

Усі важливі завдання (як термінові, так і не дуже) керівник має виконувати самостійно. Неважливі та термінові слід делегувати. А нетермінові та неважливі можна або взагалі викреслити, або використати для перевірки співробітника.

Закон Парето

Згідно із законом Парето, у вашому списку всього 20% справ, від яких залежить 80% результату. Ваше завдання — визначити їх і залишити собі. Як це зробити? Порахуйте, наприклад, вирішення яких питань, приносить найбільше прибутку компанії. Це можуть бути зустрічі з важливими клієнтами або розробка стратегії розвитку. 

І наостанок

Якщо ви боїтеся, що ваші колеги навчаться виконувати вашу роботу та замінять вас, то ми вважаємо, що наслідки будуть зовсім іншими. Делегують зазвичай рутинні завдання. Якщо ви це зробите, у вас з’явиться більше часу для стратегічних питань, і ваша цінність як співробітника тільки виросте.

Читайте також

5 порад для керівника-початківця

Як отримати свободу і автономність в роботі?

Як зрозуміти, чи підійде вам роль начальника?