На зв’язку: як етично спілкуватися з колегами в онлайні

Як знайти компроміс між тим, щоб ефективно розв’язувати робочі питання та не турбувати колег без зайвої необхідності? Як правильно поводитися на відеодзвінках чи в чатах? І як не перейти межу в неформальному спілкуванні?

У колективах може існувати власний онлайн-етикет: правила робочої комунікації та неформального спілкування з колегами. Якщо ж їх немає (або ви про них ще не знаєте), варто дотримуватися базових принципів. Яких саме? Розповідає Анна Чаплигіна, фахівчиня з етикету й моделювання поведінки.

Пошта, месенджер, дзвінки: коли що доречно?

Інструменти, які команда використовує для спілкування, відрізняються не тільки призначенням, а й дистанцією контакту, тобто часом, який ви даєте іншій людині на відповідь.

• Пошта передбачає, що в людини є 1-2 дні на відповідь. Поштою ми також надсилаємо об’ємну інформацію та важкі файли: документи, договори тощо. Там їх легше шукати, і ці повідомлення ніхто не зможе видалити, тобто йдеться ще й про безпеку листування. 
• У месенджерах ми вирішуємо завдання в межах одного робочого дня. У кожного члена команди — свої особливості роботи, не в усіх цілий день відкрита пошта. А в месенджері можна написати, наприклад: «Відправив(ла) тобі на пошту матеріали. Подивишся, коли буде зручно».
• Дзвінки та голосові повідомлення — найшвидший спосіб отримати відповідь, але питання має бути справді термінове. Адже дзвінок — це те саме, що й зустріч, тож якщо ви хочете більшої уваги співрозмовника, варто домовитися про зручний для нього час. Або на початку розмови обов’язково перепросити за незручності, якщо про дзвінок не було домовлено завчасно.

Будь-який канал комунікації варто використовувати тільки за потреби. Якщо ви можете про щось не питати та щось не надсилати — не питайте й не надсилайте. Усі мають бути зосереджені на роботі, а не на тому, щоб обмінюватися інформацією.

Правила спілкування на відеодзвінках

1. Зустрічайтеся лише за потреби

Після пандемії люди почали зловживати відеозустрічами. Але вони забирають забагато часу й іноді заважають виконувати робочі обов’язки. Якщо питання можна вирішити не під час відеорозмови, а, наприклад, у листуванні, краще так і зробити.

2. Вмикайте камеру під час відеозустрічей

Якщо екран ввімкнений лише в однієї людини, вона відчуває себе як на допиті: усі її бачать, а вона — нікого. Їй доводиться більше напружуватися, щоб зчитувати реакцію інших лише через один канал — аудіо. Натомість коли добре видно обличчя співрозмовників, вони не затінені й не закриті волоссям чи фільтрами, в людини швидше вибудовується довіра, вона розслабляється та фокусується на суті, а не на самій комунікації.

3. Обговорюйте питання за принципом «перевернутої піраміди»

Спочатку варто обговорювати питання, що потребують участі всіх членів команди, і поступово відпускати тих, хто вже не потрібен. Бо буває, що людина сидить дві години на зустрічі заради одного питання, що підніметься аж наприкінці. Це забирає не тільки час, а й мотивацію відвідувати такі зустрічі.

4. Поводьтеся як на зустрічі вживу

Модератор, який надсилає запрошення, першим заходить на зустріч і «впускає» інших учасників. А після завершення потрібно дати гостям кілька хвилин, щоб з усіма попрощатися та вийти. Бо якщо припинити трансляцію раптово, виникне відчуття, ніби гостя виштовхали з кімнати та зачинили перед носом двері.

Правила спілкування в чатах

1. Використовуйте різні канали для різної комунікації

Часто люди думають, що якщо в чаті є потрібна людина, то з нею можна обговорити всі питання одночасно. Але використання каналів не за призначенням може розфокусовувати та дратувати співрозмовників. Тому можна використовувати різні канали залежно від характеру стосунків: наприклад, у Slack чи Telegram вести ділове листування, а у Facebook — спілкуватися як друзі.

2. Робіть окремі чати для різних тем

Буває, люди ведуть одну й ту саму розмову в різних чатах, через що потім важко згадати, де та про що домовлялися чи знайти потрібний документ. Тому варто створити окремі чати для різних цілей, пояснити правила іншим та стежити за їх дотриманням: тут — обговорюємо проєкт, тут — надсилаємо привітання з днем народження.

3. Ставте питання особисто

Якщо вам потрібно в когось щось запитати, важливо не просто написати: «А хто підкаже, де договір?», а звернутися до конкретної людини. Питання ні до кого означає, що й відповіді вам ніхто не дасть.

Тому краще пишіть людині в особисті повідомлення. Або, якщо потрібно, щоб всі колеги були в курсі питання, — у спільний чат, але з відміткою конкретної людини.

4. Не переживайте, якщо вам не відповідають одразу

Принцип робочого чату або месенджера — у тому, що вам дадуть відповідь, щойно це буде зручно й можливо. Якщо цього не сталося відразу, це не обов’язково означає, що вас ігнорують.

Тому за можливості не надсилайте повідомлення в останній момент, щоб дати співрозмовнику більше часу на відповідь. А якщо вона затягнулася на день чи довше — нагадайте про себе.

5. Визнавайте помилки

Якщо ви помилково відправили повідомлення не тій людині або не в той чат, просто видалити його — не варіант, адже воно вже привернуло увагу й змусило замислитися. Тому варто перепросити за помилку. Якщо ж ви написали щось, чого не мала бачити якась конкретна людина, особливо якщо це було щось образливе — варто перепросити й публічно, і особисто.

Поради для неформального онлайн-спілкування

Ми завжди схильні допомагати людям, які нам подобаються, і вишукувати більше зауважень до тих, хто не подобається. Тому в колективі важливо розвивати неформальні стосунки. Яких базових принципів етикету варто дотримуватись у неформальному спілкуванні?

1. Не цурайтеся small talk

Часто в командах організовують заходи, які допомагають колегам краще познайомитися. Наприклад, це може бути Zoom-кава. Щоб такі зустрічі пройшли цікаво та залишили після себе приємні враження, варто застосувати принципи small talk.

Наприклад, завчасно приділіть 5-10 хвилин соцмережам людини, щоб знайти з нею щось спільне чи, навпаки, зрозуміти, що з нею краще не обговорювати. На зустрічі розкажіть, як вам сподобалися її фото чи думки, якими вона ділиться на своїх сторінках. Це стане початком цікавого спілкування. Але не торкайтеся потенційно конфліктних тем: гроші, здоров’я, релігія, секс і політика. Сюди ж можна додати виховання дітей. Також не варто піднімати важкі теми, бо такі зустрічі з колегами — не для того, щоб говорити про скруту. Про це ми говоримо з людьми, які нам ближчі.

До речі, розмови про погоду теж мають своє призначення 🙂 Адже з того, як відгукується про неї співрозмовник («Знову цей дощ» або «Нарешті дощ»), можна зрозуміти, в якому він чи вона гуморі: якщо в доброму, то й спілкуватися легше, а якщо в поганому — ви відразу зрозумієте, що треба бути обережнішим у розмові.

2. Будьте частиною колективу, але в міру

Якщо людина ніколи не долучається до неформальної комунікації, її не будуть сприймати як частину колективу. Однак якщо в якийсь період ви зайняті терміновим проєктом і не маєте змоги відволікатися на small talks, це нормально.

Люди іноді плутають колектив із сім’єю: занадто стараються вибудувати теплі стосунки. Втім, першочерговим є ефективне виконання кожним своєї роботи. А стосунки треба «утеплювати» рівно настільки, щоб вам було легше цю роботу виконувати, тобто не створювати зайвих перешкод через негативне ставлення до себе. Але не більше. 

3. Тримайте дистанцію та дотримуйтесь субординації

Якщо вас не напружує неформальна комунікація і ви можете щиро поспілкуватися з іншими — це позитивно впливатиме на ваше кар’єрне зростання. Але не робіть себе її заручником: не варто фокусуватися лише на тому, щоб справляти хороше враження. З одного боку, неформальні стосунки допомагають, а з іншого — вашим дружнім ставленням можуть і зловживати. Колезі ви можете відмовити, а другу — ні. Тому іноді витримувати ділову дистанцію в комунікації — у ваших інтересах. Хоча буває так, що на роботі ви знаходите справжніх друзів, з якими продовжите спілкування навіть після компанії.

Також враховуйте, що навіть якщо все спілкування в команді — онлайн, воно є віддзеркаленням того, як це відбувалося б в офісі. Наприклад, зменшення та збільшення дистанції в комунікації — завжди привілей того, хто вищий за статусом. Керівник першим пропонує перейти на «ти», виявляє емоції та дозволяє собі надіслати гіфку. Тільки після цього така опція відкривається для решти команди.

Наостанок пам’ятайте, що головний принцип ділового (та й будь-якого іншого) спілкування — це повага до співрозмовника. Бути комфортним у комунікації професіоналом означає зробити так, щоб іншій людині було зручно з вами співпрацювати й не доводилося додатково напружуватися, щоб вас зрозуміти.

Читайте також

30 правил віддаленої роботи для команд, лідерів та початківців

Як вирішувати спірні ситуації на роботі: 5 шаблонів для email-листування

Як листуватися англійською з колегами та партнерами: табу та правила