Як підготуватися до закордонної виставки чи туру? 8 порад культурним менеджерам

Своїм досвідом підготовки до мистецьких івентів за кордоном діляться експерти агенції освітніх і культурних подій proto produkciia: її засновниці Альона Каравай та Ольга Дятел, а також координатор мистецької продукції Володимир Бурковець. 

За останні пів року ми провели й відвідали дев’ять мистецьких подій у країнах Європи. Що з нами тільки не траплялось у дорозі: від поломки машини до приїзду не на той пункт пропуску. До того ж ми майже скрізь везли з собою різний реквізит: мішок із вугіллям, голову Леніна, декілька кілограмів старих труб… Таке дивне поєднання речей викликало як мінімум подив митників, а як максимум — прискіпливий обшук зі сканерами та собаками. 

Зрештою, все завжди закінчувалось добре. З кожного факапу ми винесли уроки й зібрали поради для інших. Нехай вони стануть у пригоді всім менеджерам культури, які організовують закордонні виставки / гастролі митців або беруть у них участь. Майте на увазі: наші поради є універсальними, тому радимо вам додатково продумати декілька сценаріїв «А якщо раптом…?» з урахуванням особливостей вашого проєкту.

1. Сплануйте маршрут, щоб мати вдосталь часу про запас

До розрахованої тривалості дороги додайте мінімум 12 годин, а краще — добу. Бо непередбачувані ситуації трапляються частіше, ніж можна уявити. До прикладу, якось у нас дорогою до Берліна серйозно зламалася коробка передач, коли ми проїжджали Польщу. На жаль, це був не той випадок, коли можна за день полагодити авто на місцевій СТО й рушити далі. Довелося тягнути машину евакуатором до України, що зайняло багато часу. Тож план поїздки корегували на ходу.

Також врахуйте, що з великою командою кожна зупинка «на кілька хвилин» у підсумку виллється в годину простою. Коли ми їдемо на гастролі з артистами Opera Aperta, в автобусі більш ніж 10 осіб. Звісно, час від часу всі хочуть зупинись то на перекур, то на каву чи в туалет. З такою кількістю людей це вже +40 хвилин до загального часу в дорозі.

2. Оберіть зручний пункт перетину кордону

Нещодавно Прикордонна служба України змінила правила перетину КПП у воєнний час. Це пов’язано з великим напливом волонтерів, які їдуть на легкових машинах або мікроавтобусах і затримують фури з іншими необхідними товарами. Щоб розділити ці потоки, на КПП запровадили нові правила: наприклад, транспорт із вантажем до 7 тонн має проїжджати тільки визначеними пунктами перетину, іншими не рекомендовано. Враховуйте це перед виїздом.

Не завжди хочеться їхати через угорський кордон, але з нашого досвіду там значно менший час проходження митного контролю, ніж на львівських КПП. Ми не застали там ані довгих черг із фур, ані туристичних автобусів. Польський же кордон завжди з чергами, і їхати туди довше, ніж повертатися назад. Хоча буває по-різному: у декого й на маленьких кордонах у селах доходить до обшуків кожної сумки.

3. Складіть список речей, які вивозите за кордон

По-перше, так ви побачите загальний об’єм усього і вчасно зрозумієте, що вам, можливо, знадобиться більший або додатковий транспорт. По-друге, з повним переліком ви знатимете, для яких речей необхідні дозволи на вивезення за кордон. 

Якщо вартість якогось предмета перевищує €10 тис., його треба декларувати. В інших випадках це вважається особистими речами. Але й тут є нюанс. Ми, наприклад, інколи гастролюємо з декораціями, серед яких багато труб, залізяк, пакетів і багато такого, що може викликати питання у митників. Тоді ліпше зробити відповідний документ — спокійніше буде. 

Вивіз картин чи музичних інструментів ми часто оформлюємо через Торгово-промислову палату в місті Києві, яка видає нам ATA Carnet (уніфікований міжнародний митний документ — прим. ред.). Вартість документа залежить від кількості одиниць та оцінної вартості у гривнях, а його оформлення займає кілька днів. Якщо робити документ не пізніше ніж за 10 днів до поїздки, вийде дешевше й менш стресово.

Вага та стан творів мистецтва мають бути однакові як при вивезенні, так і при поверненні роботи. Якщо у вас інсталяція з декількох частин, а при ввезенні в Україну виявиться, що чогось бракує — чекайте проблем на кордоні. Якось ми везли за кордон старе фортепіано. Воно було частиною вистави, і на завершення дійства його розбили кувалдами. Аби без проблем завезти інструмент назад до України, ми повинні були зібрати докупи всі залишки, зважити їх і вага мала збігатися. Митницю турбувало не так те, що інструмент був у напіврозібраному стані, як те, щоб вага і марка фортепіано були ті самі.

Перед кожним виїздом ми позначаємо пакування, що стосуються мистецьких робіт. Так на кордоні буде простіше й швидше показати митникам, де в нас твори мистецтва, де особисті речі чи додатковий інвентар. Картини пакуємо в прозору плівку, щоб було відразу видно, що всередині та що ми ніде не ховаємо коштовне каміння, золото тощо. На кожен витвір клеїмо паспорт роботи. Це невеликий папірець із фотографією картини, зазначенням авторства та митного документа, згідно з яким картина вивозиться за кордон.

4. Проконсультуйтеся з юристом та/або митним брокером

Це може бути юрист з авторського права або той, хто знається на митних законах. Не пошкодуйте грошей на консультацію з фахівцем або пошукайте знайомих серед людей, які працюють на митниці. Одна детальна бесіда може допомогти сформувати систему, яку ви будете використовувати в наступних закордонних поїздках. І це буде набагато дешевше, ніж потім сплачувати штраф або в останній момент переплановувати поїздку.

Перелік документів, необхідних для вивезення за кордон мистецьких об’єктів, залежить від таких моментів:

• який різновид твору перетинає кордон;
• скільки часу тому був створений мистецький об’єкт;
• кому він належить (зокрема чи не включений у Музейний фонд України); 
• куди їде та скільки часу перебуватиме за межами України;
• яка ціль вашої поїздки;
• чи будете ви продавати цей твір, чи лише презентуєте й повернете назад;
• чи виїжджає автор разом зі своїм твором.

Відповідно до вашої ситуації оберіть з юристом потрібну форму для виїзду і починайте збирати дозволи. У кожному конкретному випадку це може бути різний пакет документів.

Зверніть увагу: живопис, пластика малих форм, авторська графіка, гобелени, вироби декоративно-ужиткового мистецтва з кераміки, фарфору, фаянсу, скла, дерева, металу, текстилю та інших матеріалів, створені після 1950 року, де-юре не потребують дозволу на виїзд. Інші твори мистецтва, які можуть бути інтерпретовані як культурні цінності, потребують більшої кількості узгоджень, дозвільних документів, нервів. Тут варто ознайомитись із порядком вивезення культурних цінностей і чітко його дотримуватись. Цей процес охоплює подачу клопотання в Мінкульт та може потребувати проведення додаткових експертиз. 

У кожному випадку краще завчасно поговорити з юристом. Рішення щодо (не)пропуску товарів через митний кордон належить до виключної компетенції митників. Якщо в них будуть підстави вважати, що мистецькі об’єкти, які ви вивозите, є культурними цінностями, у вас можуть запитати відповідні документи. Ми в команді за потреби кожен свій крок узгоджуємо з юристом через імейл чи в месенджері. Набагато спокійніше їхати, коли впевнився, що все робиш правильно.

До речі, для вивозу за кордон власних робіт додаткові документи не потрібні. Єдине — митники можуть попросити підтвердження авторства згідно з Законом України про авторське право. Це не обов’язково має бути свідоцтво про авторство: вистачить підпису на картині, фото з каталогу, де вказаний автор(ка) твору чи будь-який інший формат задокументованого авторства.

5. Подумайте, які речі можуть викликати в митників питання

Будьте готові пояснити, навіщо везете голову Леніна чи мішок із вугіллям. Ми, наприклад, саме це вивозили зовсім нещодавно. Така вже особливість мистецького продакшену — інколи на виставки чи гастролі команда везе доволі дивний набір речей. 

Подивіться на свій список поглядом митника: що може викликати в нього питання чи сумніви? І відразу продумайте аргументи, навіщо вам це потрібно. Подумайте про можливі документи для підтвердження — наприклад, попросіть організацію, яка вас запросила, написати листа в довільній формі й підтвердити, що ви дійсно везете ці речі на мистецьку подію, що це декоративний матеріал, реквізит на виставу тощо.

6. Потурбуйтесь про документи на виїзд для чоловіків

Якщо їдете з чоловіками, заздалегідь оформте документи, необхідні для перетину кордону під час воєнного стану. У нашому випадку спеціальний документ для виїзду чоловіків видає Міністерство культури. Подати запит до Мінкульту варто щонайменше за два тижні до запланованої поїздки. До заявки додаємо запрошення від організаторів, які пояснюють необхідність присутності на заході конкретних митців.

7. Після приїзду в Україну підтвердьте повернення мистецьких творів

Звісно, якщо форма для вивезення робіт за кордон передбачає цю процедуру (той же ATA Carnet від Торгово-промислової палати). Тоді після приїзду в Україну ви маєте передати установі відповідний протокол про повернення твору. Якщо під час перебування за кордоном у вас придбали якусь із робіт, потрібно надати документи для підтвердження факту купівлі-продажу та сплатити відповідний податок у держказну.

8. У дорозі будьте готові до будь-чого

Аби з поспіху нічого не забути, до виїзду звіряємо свої кроки з загальним документом, розробленим для поїздки. Це може бути звичайна таблиця з тематичними вкладками: логістика, графік, документи на авто, контактні й паспортні дані учасників команди, реквізит, витрати. Можете комбінувати вкладки на власний розсуд. Особисто нас цей чек-лист дуже рятує, тому радимо й вам зробити собі такий.

Не забуваємо про безпеку й оформлюємо страховки для всіх людей у команді, а за можливості — і для найцінніших об’єктів. Пакуємо аптечку, беремо з собою маски, антисептики, таблетки від захитування й експрес-тести на COVID-19.

Втім, скільки не готуйся до робочих поїздок, інколи щось може піти не за планом. Проте, хто добре підготовлений, той легше переживає будь-які труднощі. Та й додатковий час, закладений у маршрут, може стати хорошим буфером якраз для такого випадку. 

Читайте також

Все про індивідуальні мистецькі програми та як на них подаватися

Хто такий креативний продюсер і чим займається у рекламній індустрії

Інструменти професії: з чим працює культурний менеджер