Інструменти професії: з чим працює культурний менеджер

Продовжуємо розпитувати фахівців різних професій про те, які інструменти вони використовують у роботі та як планують своє навантаження. З чим працює культурний менеджер, розповідає Ольга Дятел, співзасновниця агенції proto produkciia та культурна менеджерка.

Лише останні 5 років я усвідомлено називаю себе культурною менеджеркою, хоча працюю в цій сфері вже понад 10 років. Навички та знання отримувала на практиці та від колег: перші мистецькі події організувала ще під час навчання в університеті, потім почала працювати з освітніми програмами громадської організації Insha Osvita. Останні роки я працюю з проєктами перформативного мистецтва, зараз координую культурний проєкт «Сила тут», а також викладаю в Дніпровському фаховому мистецько-художньому коледжі культури.

Сьогодні серед моїх обов’язків як культурної менеджерки переважає фандрейзинг — я шукаю фінансування для проєктів, покриття гуманітарних запитів і потреб ЗСУ. Також на мені фінансове планування: аналіз наявних коштів і витрат, забезпечення оперативного руху коштів на нагальні потреби. Рахувати та розбиратися з бюджетами я люблю й добре вмію — можливо, тому що фінансистка за освітою. Крім того, я спілкуюся з українськими та іноземними партнерами, адже безпосередньо зараз організовую закордонний тур для вистави.

У цій статті я поділюсь інструментами для виконання щоденних завдань і планування, які використовую в роботі сама та раджу іншим.

Інструменти культурного менеджера для щоденної роботи

Для письмового спілкування

Slack — корпоративний месенджер для команд зі зручною навігацією між темами/каналами. З-поміж кількох подібних продуктів саме його вибрала команда нашої агенції та залишилась задоволеною: все просто, чітко, й ефективно.

Microsoft Teams — корпоративний месенджер, інтегрований з іншими сервісами та застосунками Microsoft. Зручно, що його також використовують наші партнери, до прикладу Британська Рада. Таким чином маємо спільну систему робочих дзвінків між різними організаціями. Проте зручність програми та її швидкість залишають бажати кращого. 

Language Tool — інструмент для перевірки помилок у текстах. Можна використовувати вебверсію або встановити розширення для автоматичного виправлення друкарських, орфографічних чи пунктуаційних помилок під час роботи в Google Documents. Я помітила, що в ці воєнні дні стала робити більше одруків, тому вже важко уявляю роботу без цього сервісу.

Email Tracker — розширення для електронної пошти, яке показує, чи відкрив адресат ваш лист. Це майже не потрібно в повсякденному робочому листуванні, але в разі першого запиту до незнайомої людини (наприклад з пропозицією партнерства) добре бачити, чи відкрили взагалі твій мейл. У мене була ситуація, коли після розсилки кільком людям я побачила, що повідомлення майже ніхто не відкрив. Виявилось, що листи з моєї пошти потрапляли в спам. Тоді я надіслала запит з іншої пошти — і справа пішла краще.

Hunter.io — сервіс для тих, хто не має потрібних контактів, але дуже хоче їх знайти. На сайті можна спробувати пошукати їх через доменне ім’я або назву компанії. Я так знаходила контакти конкретних людей з європейських театрів. Безкоштовний доступ має обмеження, але за бажання можна оформити платну підписку на місяць і мати необмежений доступ до всіх функцій ресурсу.

Для відеозв’язку

Zoom. Ми з колегами тестували багато різних платформ, але у співвідношенні універсальність-функціональність це все-таки, як на мене, найкраще рішення. 

Google Мeet використовуємо для заздалегідь організованих розмов із багатьма учасниками. Зручно, що цей інструмент дозволяє розділяти одну спільну зустріч на велику кількість окремих зідзвонів для різних груп співрозмовників. До прикладу, ми періодично організовуємо в Google Meet масові онлайн-консультації для випускників однієї з наших програм, і в такому разі в рамках однієї онлайн-зустрічі може паралельно проходити 15 зідзвонів між різними учасниками.  

Для фіксування та моніторингу завдань

Notion.so чудово підходить як для проєктного менеджменту, так і для ведення нотаток. Ми використовуємо Notion для щоденної роботи над проєктами, і водночас це ще й розгалужена база даних та інформації про агенцію. Є навіть функція трекінгу виконання завдань, хоч якраз вона для мене не надто оптимальна з точки зору функціонала. Однак як компроміс — багаторівневість програми в поєднанні з іншим функціоналом — це зручно.

Зауважу, що від початку повномасштабної війни наша команда набагато менше стала користуватись Notion як таск-менеджером. Зараз швидкість процесів настільки висока, все так швидко відбувається й змінюється, що інколи просто не встигаєш фіксувати це в програмі. 

Microsoft Planner орієнтований на командну роботу, це система проєктів у вигляді дошки завдань. На рівні команди ми вже відійшли від сервісів Microsoft, проте як особистий планувальник він мені дуже подобається. Тут зручно збирати лінки й додатки, з чим не так приємно працювати в Notion.

Google Documents. Маю спеціальний документ (таку собі «чернетку») абсолютно для всього, що треба занотувати. Записую як власні завдання, так і глобальні для всього проєкту. Додатково зазначаю, кому їх потрібно делегувати та за ким простежити процес виконання. Вирішені задачі видаляю.

Синхронізаційні зустрічі / SCRUM зустрічі — це радше спосіб, у який ми тестуємо вищезгадані інструменти. Наша команда щопонеділка зустрічається онлайн для обговорення поточних справ і найближчих планів. Також маємо щоденні короткі зідзвони у форматі SCRUM. Застрибнути на пів години в Zoom-кімнату, уточнити в колег, що та як відбувається в різних напрямах роботи або конкретних проєктах — зручно й оперативно, як на мене.

Окремо хочу сказати про роботу з проєктною документацією, грантовими заявками та іншими документами. У мене був досвід користування конструктором для написання грантових заявок, але поки що, як то кажуть, «не зайшло». Тому наразі виручає наявність спільної теки на Google Drive з усіма шаблонами та прикладами вже заповнених заявок. Будь-хто в команді може за потреби знайти їх, ознайомитись і взяти звідти релевантні частини або й цілий текст для складання власного документа. Так само з проєктною або фінансовою документацією. Мрію про конструктор для фінансових документів, але ще маємо наростити фінансові оберти, щоб купівля такого онлайн-інструменту стала дійсно доцільною.

Інструменти для планування на тиждень / місяць / пів року

Google Calendar. Завжди дивуюсь, що досі є люди, які не користуються цим інструментом, тому нагадую про нього й тут. Це мій основний інструмент для фіксування справ на тиждень, а також для планування подій на рік.

Toggl — інструмент для трекінгу витрат часу. Це дозволяє аналізувати роботу над кожним завданням та прогнозувати, скільки часу може займати певний проєкт або зона відповідальності. Трекінг часу допомагає оптимально планувати навантаження — своє та команди загалом. До речі, безкоштовної версії Toggl для цього цілком вистачить.

Google Documents. Та сама «чернетка для всього» слугує мені для фіксації планів, до яких я завжди можу оперативно повертатись.

Поради для підтримки особистої продуктивності

Розуміння, що й для чого я роблю. Всі ми зараз бачимо, як спільна жага до перемоги мобілізує людські можливості. Так само і я з радістю прокидаюсь зранку й біжу писати чергову заявку на фінансування проєкту. Адже знаю, що це збільшує ймовірність того, що команда опери Chornobyldorf, яку продюсує наша агенція, попри війну зможе зустрітися й підготується до європейського туру. Думаю, по-справжньому продуктивним або продуктивною можна бути саме тоді, коли є для чого: для особистих, командних або суспільних цілей.

Окремий час для різних завдань. Ближче до середини дня завжди починають «горіти» месенджери від нових повідомлень, приходити мейли. Тому роботу, яка потребує концентрації, я зазвичай переношу на ранок або вечір, щоб не розсіювати увагу. А ви можете обирати той проміжок часу, коли почуваєтесь найбільш ефективним / ефективною.

Делегування. Мова про роботу, на яку недоцільно витрачати особистий час та свої компетенції. Я вмію багато чого і швидко вчусь нового. Втім, якщо хтось у команді за наявності меншої компетентності може щось зробити замість мене, це означає, що такі завдання треба делегувати по максимуму. Так ви звільните собі час для того, з чим ніхто, крім вас, не впорається. До того ж це точно швидше принесе результат.

Корисні ресурси для культурних менеджерів

Culture and Creativity — сайт для менеджерів культури з публікаціями та короткими відеокурсами. Часто раджу цей ресурс своїм студентам та менеджерам-початківцям.

Бібліотека лекцій від Projector. Це велика база відео на різні теми: комунікації, маркетинг, дизайн тощо. Підписка платна, але за це ви отримаєте постійний доступ до експертизи українських професіоналів з різних питань, у яких хотіли би поглибити свої знання.

Аналітичні дослідження. І початківцям, і досвідченим фахівцям у сфері важливо стежити за всім, що стосується їхньої діяльності. Тим паче останнім часом з‘являється все більше фахових досліджень про креативні та культурні індустрії в Україні. Читаючи такі дослідження, ви матимете цілісну картину культурної сфери. Що це може бути? Наприклад, дослідження умов праці у сфері креативних та культурних індустрій від Cedos, дослідження фінансування креативних індустрій від PPV Knowledge Networks, огляд музичного ринку України від Soundbuzz. Я ще окремо стежу за аналітичними матеріалами про освіту в культурі.

Медіа Forbes. Я вважаю, що культурні менеджери мають дружити з цифрами й добре орієнтуватися в економічних процесах. Так ви зможете чіткіше пояснювати собі та іншим, яке місце конкретного проєкту в загальноекономічній картинці країни, зможете краще розуміти економічну ситуацію та новини фінансів. Зараз Forbes регулярно пише про підрахунки втрат під час війни, плюс є класна друкована версія воєнного журналу.

Ще більше корисних інструментів

З чим працює SMM-менеджер в агентстві

З чим працює технічний рекрутер

З чим працює проєктний менеджер в ІТ