Поради для тих, хто нічого не встигає: як справлятися з робочим навантаженням

Як часто робота нагадує вам поїздку на палаючому велосипеді, під час якої ви не встигаєте навіть  звірятися з навігатором чи дивитися навсібіч, аби лишень швидше закрити свої завдання? Тим часом саме визначення пріоритетів і критичне осмислення завдань безпосередньо впливає на нашу ефективність. У цьому переконана менеджерка освітніх і соціальних проєктів Ганна Дерев’янко, яка у своїй статті радить, як вийти з замкненого кола «я нічого не встигаю».

Робота менеджерки освітніх і соціальних проєктів передбачає жонглювання великою кількістю різнопланових завдань, підв’язаних під таймінг. За 10 років у ролі проджекта я помітила: якщо я в стані «нічого не встигаю», то, ймовірно, потрапила в одну з трьох ментальних пасток, у яку можете потрапити й ви. 

«Я надто зайнята / зайнятий!» 

У цій ментальній пастці нам здається, що якщо уповільнитися й витратити час на роздуми над завданнями, а не на їх фактичне виконання, то ми нічого не встигнемо. У короткостроковій перспективі (у рамках одного дня чи тижня) ми, можливо, дійсно встигнемо менше. Але скільки часу можна зекономити в майбутньому, якщо правильно визначити пріоритети, автоматизувати певні дії, відсіяти або делегувати зайві завдання? 

Наведу приклад рішення, яке зекономило мені купу часу. Я мала відправити учасникам одного проєкту лист-привітання — однаковий, але зі звертанням на ім’я до кожного. Раніше я створювала потрібну кількість чернеток, копіювала туди однаковий текст, а потім по черзі вставляла імена й email-адреси та надсилала листи один за одним. Я розуміла, що напевно існує рішення, як автоматично відправляти листи з індивідуальним звертанням. Але не мала часу на його пошуки. Мені потрібно було виконати завдання тут і зараз, тож я продовжувала використовувати перевірений спосіб. 

Зрештою, я вирішила вийти з замкненого кола та виділила час на пошук рішення з автоматизації. Так я дізналась про функцію Mail Merge, яка поєднує текст листа зі списком адресатів і робить масові розсилки з індивідуальними елементами (як-то ім’я в моєму випадку). Деякий час я присвятила оглядам і тренуванню, зате відтоді я більше не відправляю листи вручну, оптимізувавши час на це завдання, ще й знизивши ймовірність фактору людської помилки до нуля. 

Якщо раніше на співбесідах я часто запитувала, який ритм роботи в компанії та чи вистачає там часу, щоб подумати, то зараз розумію, що це лише питання моєї власної пріоритезації, і свідомо присвячую час прокачуванню цієї навички.

«Я встигну виконати всі задачі!» 

У цій ментальній пастці ми пишемо довгі переліки справ на день, а якщо не вдається виконати всі, то розчаровуємось і критикуємо себе. Але ж ми працюємо не у вакуумі, тому наш ідеальний план на день можуть скорегувати термінові завдання від керівника, незаплановані зустрічі тощо. Аби попри все ви були задоволеними виконаною роботою, маю кілька рекомендацій. 

1. Визначте три пріоритетні завдання на тиждень і тримайте їх у фокусі. Це мають бути об’ємні та дійсно важливі завдання, що наближають вас до мети. Важливий критерій відбору — навіть якщо за тиждень ви виконаєте лише ці три завдання, ви будете задоволені собою і своєю роботою. 
2. Щодня визначайте три пріоритетні завдання на день і залишайте не менше 40% часу на незаплановані справи. Це допомагає підлаштувати робочі плани під реальність і впоратися з тривожністю, якщо щось піде не за планом.
3. Захищайте свій фокус на пріоритетних завданнях. Бувало, що ви запланували попрацювати над чимось важливим, а вас несподівано запросили на якусь зустріч? Аби цього уникнути, виділяйте час для сфокусованої роботи не лише у записнику, а й у календарі, особливо якщо у ваших колег є до нього доступ і вони призначають зустрічі з урахуванням ваших вільних слотів. Щоб ні в кого не виникало запитань, чим ви зайняті, можете навіть дати назву зустрічі з собою.
4. Групуйте маленькі завдання, які займають до 10 хвилин часу. Я такі називаю жабками, бо якщо їх не згрупувати, вони «розстрибаються» по робочому дню, крадучи енергію. А якщо їх згрупувати й зробити разом, це дасть відчуття задоволеності собою і зарядить енергією на наступні завдання. 
5. Багато часу й енергії забирають електронні листи. Але ж у ваші KPI, найімовірніше, не входить кількість оброблених мейлів або швидкість, з якою ви це робите (якщо тільки ви не працюєте в підтримці клієнтів). Тому ви можете визначити для себе час перевірки пошти й робити це 2-3 рази на день, а не щоразу, як чуєте / бачите нове сповіщення. Це допоможе сконцентруватися на пріоритетних завданнях і менше відволікатись. 

«Завжди кажи “так”, інакше подумають, що ти поганий працівник»  

У вас бувало таке, що немає часу навіть пообідати, але коли з’являються нові завдання, ви продовжуєте брати їх на себе? Ваш рівень стресу зростає, а якість роботи починає знижуватись. Потрібно зупинитись, але як сказати «ні»? У цій ментальній пастці вам здається, що у разі відмови керівник чи колеги подумають, що ви поганий співробітник: невмотивований, повільний, неефективний, конфліктний, некомандний гравець — підставте свій варіант. 

А що як змінити фокус і розглянути ваше «ні» не як відмову, а як управління своїм робочим навантаженням, головна мета якого — висока продуктивність і фокус на тому, що в пріоритеті? Нижче наведу декілька прикладів, як сказати «ні», не кажучи «ні», в різних ситуаціях. 

Якщо ваш керівник просить вас взяти на себе новий проєкт / завдання. Покажіть йому таймлайн ваших проєктів або складіть список поточних завдань з оцінкою часових витрат на кожну та попросіть керівника допомогти вам розставити пріоритети й перерозподілити завдання, щоб мати змогу взятися за нове. Це дасть змогу показати ваше робоче навантаження, адже керівник може не усвідомлювати його повною мірою.

Якщо запит надходить від когось вищого за вас за посадою. Якщо це не ваш безпосередній керівник, поясніть, що вам потрібно обговорити список пріоритетних проєктів / завдань із вашим керівником, перш ніж погодитись. Надайте чіткі терміни, коли ви повернетеся з відповіддю, і зверніться до свого керівника за допомогою (див. попередній абзац).

Якщо вас просить про послугу колега, а ви не хочете псувати стосунки. Можна висловити зацікавленість, але пояснити, що зараз ви максимально залучені в інші проєкти й не хотіли б іти на компроміси щодо якості вашої роботи. Тому з радістю допоможете, якщо зміняться параметри проєкту (терміни чи обсяг завдань, глибина вашої в них участі тощо). 

Якщо на вас тиснуть терміновістю і просять взяти завдання «на вчора». Висловіть розуміння важливості та пріоритетності проєкту для людини, від якої надходить запит, але поясніть, що вона працює над ним певний час, а ви почули про деталі 5 хвилин тому. Тож вам потрібен час (зазначайте, скільки конкретно), щоб ознайомитися з інформацією, перевірити своє робоче навантаження й повернутися з власним баченням термінів та обсягу роботи. 

У будь-якому разі це точно не поради, як змусити всіх у компанії вас ненавидіти 🙂

Пам’ятайте: якщо методично й регулярно ігнорувати інтереси й прохання колег, ваші цілі теж перестануть бути пріоритетними для інших. Тому важливо знайти баланс і дотримуватись його. Головне — не забувайте піклуватися про себе та своє ментальне й фізичне здоров’я, щоб мати енергію і ресурс на проєкти та залишатися продуктивними.

Не встигаєте шукати роботу?

Доручіть цю справу нашому Агенту Happy Monday — він сам шукатиме вакансії по вашому запиту і щоранку надсилатиме їх вам в Telegram.

Підписатися

Читайте також

Як нарешті перестати відкладати справи на потім?

Страх невдачі: як не дати йому зруйнувати ваші плани та кар’єру

«Тихе звільнення»: що думають про тренд українські експерти