Реєстрація та закриття ФОП в умовах воєнного стану: покрокова інструкція

Ми вже писали про особливості роботи ФОПів під час війни та які пільги їм пропонує держава. На черзі — покрокові інструкції для тих, хто хоче відкрити або, навпаки, закрити свій ФОП в умовах воєнного стану. Як це зробити, розповідає Вікторія Захарньова, Financial Expert у Legal IT Group.

Війна суттєво вплинула на економічні процеси в Україні. На жаль, обставини змусили чимало підприємців згорнути свою діяльність, проте деякі навіть у реаліях воєнного часу знаходять та реалізують нові бізнес-можливості.

Багато хто користується для цього найпростішим механізмом офіційного ведення підприємницької діяльності — статусом фізичної особи-підприємця (ФОП). Зокрема, це одна з найпопулярніших форм ведення бізнесу в ІТ-індустрії, яка зараз є одним із головних постачальників валютних надходжень в Україну. Великі IT-компанії зазвичай залучають ФОПи для надання послуг клієнтам. ФОПом може бути й окремий IT-фрілансер, і стартап, що тільки виходить на ринок.  

Для роботи ФОПу не потрібен статут чи статутний фонд, працювати можна як з печаткою, так і без. А завдяки диджиталізації багатьох бюрократичних процесів сьогодні фізичні особи-підприємці можуть реєструвати, вести та закривати бізнес онлайн, не виходячи з дому. Навіть в умовах воєнного стану.  

Як відкрити ФОП: покрокова інструкція

1. Обрати систему оподаткування 

Для ФОПів, залежно від особливостей їхніх бізнес-процесів, передбачено 2 системи оподаткування: спрощена та загальна (детальніше про обидві читайте за посиланням — прим. ред.). Крім того, незалежно від системи оподаткування, ФОПи сплачують єдиний соціальний внесок (ЄСВ), а також можуть бути платниками податку на додану вартість (ПДВ). За ініціативи уряду з підтримки бізнесу для ФОПів під час війни передбачено деякі пільги.

В умовах воєнного стану ФОПи можуть перейти на спрощену систему та стати платниками єдиного податку за найменшою ставкою 2% незалежно від своєї організаційно-правової форми, попередньої системи оподаткування, обсягу доходу чи кількості найманих працівників. Обрати таку спрощену систему не зможуть тільки ФОПи, що займаються діяльністю, зазначеною у ст. 291.5 Податкового кодексу України (ПКУ). Для переходу потрібно подати відповідну заяву, а після закінчення воєнного стану повернутися на базову систему оподаткування. У будь-якому разі, перш ніж змінювати систему оподаткування, раджу зробити детальний аналіз витрат та розрахунок доцільності такого переходу.

З 1 березня 2022 року ФОПи можуть не сплачувати за себе єдиний соціальний внесок до моменту офіційного закінчення воєнного стану на території України та ще 12 місяців після. Але майте на увазі: період, за який не було сплачено ЄСВ, не враховується у страховий стаж, що надалі вплине на розрахунок деяких соціальних виплат (наприклад пенсії). 

2. Отримати електронний цифровий підпис (ЕЦП)

Це головний інструмент роботи з державними установами для ФОП: з його допомогою можна підписати заяву, надіслати звітність, зробити звірку податків.

Отримати електронний цифровий підпис можна як офлайн — у філіалах акредитованих центрів сертифікації ЕЦП, так і онлайн — деякі українські банки надають таку можливість своїм клієнтам-фізичним особам.

3. Зареєструватися в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців (ЄДР)

Для цього потрібно підготувати наступні документи:

• заяву про державну реєстрацію;
• заяву про обрання спрощеної системи оподаткування (це можна зробити й пізніше, але до того часу ФОП перебуватиме на загальній системі оподаткування); 
• заяву про реєстрацію платником ПДВ (це окрема процедура для тих, хто має сплачувати ПДВ за законом чи хоче робити це добровільно);
• паспорт та довідку про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (ІПН).

Реєстрація можлива офлайн чи онлайн. У першому випадку пакет документів потрібно надати державному реєстратору. В умовах воєнного стану список державних реєстраторів, яким дозволено проводити такі дії, доволі обмежений. Актуальну інформацію, де саме приймають документи, можна дізнатись на сайті Міністерства юстиції.

Зареєструвати ФОП онлайн можна в декілька кліків через єдиний портал державних послуг «Дія». Для цього потрібно обрати послугу реєстрації ФОП та заповнити необхідні документи за підказками сервісу. Документи розглядають протягом 24 годин. Після цього (якщо все заповнили правильно) інформація про офіційну реєстрацію підприємницької діяльності ФОП з’явиться в ЄДР, реєстрі платників єдиного податку та реєстрі платників ПДВ (у разі подання відповідних заяв). 

4. Відкрити банківські рахунки

Для підприємницької діяльності передбачені окремі розрахункові рахунки, відмінні від тих, які ви використовуєте в повсякденному житті як фізична особа. Багато банків пропонують відкрити рахунки для ФОП онлайн. На цьому етапі доречно також розглянути необхідність співпраці з платіжною системою, якщо це буде корисно саме для вашої підприємницької діяльності.

5. Зареєструвати РРО (реєстратор розрахункових операцій) та отримати ліцензію 

З 01 січня 2022 року обов’язковою умовою для всіх ФОПів, незалежно від обсягів доходу, є реєстрація РРО у разі здійснення розрахункових операцій —  тобто якщо ви отримуєте від покупця ваших товарів чи послуг оплату готівкою або платіжними картками. Лякатися цього «звіра» не варто: на ринку багато пропозицій програмного РРО (ПРРО), що є законним аналогом звичайного РРО та значно спрощує процес розрахунку. Є певні винятки, коли використання РРО не потрібне — наприклад, якщо ви ведете незалежну професійну діяльність і не здійснюєте розрахункових операцій, а також у ряді інших випадків, передбачених законодавством.

Не варто забувати, що певні види діяльності в Україні підлягають ліцензуванню. На ФОП це також поширюється та вимагає проходження певної процедури.

6. Найняти співробітників (якщо є потреба)

Це окремий та дуже відповідальний етап діяльності фізичної особи-підприємця. Підписуючи трудовий контракт із працівником, ФОП стає роботодавцем з відповідними наслідками, серед яких дотримання умов Кодексу законів про працю України (КЗпП), обов’язкова сплата податків за співробітника та забезпечення йому соціальних гарантій.

7. Оформити контракти

Якщо ви успішно пройшли всі попередні кроки, запустились і знайшли клієнтів — вітаю! Тепер можна подбати про грамотне оформлення відносин із клієнтами та підрядниками. На що потрібно звернути увагу:

• контракти повинні фіксувати всі ключові домовленості сторін;
• специфікація послуг за договорами має відповідати вашим КВЕДам;
• варто передбачити зрозумілий для обох сторін порядок оплати, механізм надання послуг, порядок виходу з контракту, а також умови й наслідки настання відповідальності, якщо така є; 
• у деяких випадках важливо прописати положення щодо переходу прав інтелектуальної власності, аби через 5 років не виявилось, наприклад, що ваш код перейшов у власність замовника.

Аби договір був кастомізованим, відбивав реальну механіку співпраці та захищав вас у разі потреби, раджу при його підготовці звернутись за фаховою допомогою.

Як закрити ФОП: покрокова інструкція

Якщо коротко, то всі кроки у зворотному напрямку. Якщо детальніше, то алгоритм дій наступний.

1. Звільнити працівників (якщо є). Правильно обрати підставу згідно КзПП, провести повний розрахунок заробітної плати в день звільнення працівника, не забути про компенсацію за невикористану відпустку, зробити запис у трудовій книжці. А також подбати про надійне місце зберігання кадрових документів, оскільки деякі з них, згідно з законодавством, потрібно зберігати 75 років.

2. Зняти з обліку РРО (ПРРО) та скасувати ліцензії.

3. Закрити банківські рахунки. Рекомендую роздрукувати банківські виписки від дня відкриття рахунку і до останнього дня роботи та зберігати щонайменше 3 роки.

4. Подати заяву на закриття ФОП онлайн у «Дії» чи особисто державному реєстратору. Заяву повинні опрацювати протягом 24 годин, після чого ФОП отримує статус «припинено» в ЄДР. Саме з цієї дати зупиняється нарахування податків.

5. Обов’язково перевірити стан розрахунків з бюджетом за податками та іншими платежами. На цьому етапі можуть з’ясуватися неприємні «сюрпризи» у вигляді несплачених штрафів чи нарахованої пені. Втім, якщо ви сплачували все вчасно, на актуальні реквізити та за правильними ставками, то проблем у вас не виникне. 

6. Подати ліквідаційні звіти. Подаються ті самі звіти, що й зазвичай, але з позначкою «ліквідаційний».

7. Пройти перевірку податківців. Вас можуть дзвінком запросити до податкової з усіма документами, а можуть зняти з обліку й без безпосереднього перегляду документів.

На перший погляд, і зареєструвати, і припинити діяльність ФОП — доволі просто. Втім, варто пам’ятати, що податкове законодавство оновлюється ледь не щодня. З’являється дуже багато податкових ініціатив і нових законів, що стосуються особливостей бухгалтерії та оподаткування діяльності ФОП в Україні в умовах воєнного стану. Тому, звісно, базові знання нікому не завадять, але за потреби не уникайте звертатися до профільних спеціалістів. Адже кожен має займатися своєю справою: програміст — кодити, а бухгалтер — рахувати.

Читайте також

Фінанси під час війни: аналітика та поради від економіста

Гнутися, але не зламатися: про гнучкість людей та бізнесу під час війни

Фриланс у законі: як легально працювати на себе