Инструменты профессии: с чем работает проектный менеджер в IT

Продолжаем расспрашивать специалистов разных профессий о том, какие инструменты они используют в работе и как планируют свою нагрузку. С чем работает проектный менеджер в ІТ, рассказывает Валентина Ляшенко — Project Manager в NIX.

За 8 лет в IT я успела попробовать себя в разных ролях и доменах: от обучающих платформ и e-commerce до проектов в области healthcare. Сегодня в мои обязанности проектного менеджера входит коммуникация с клиентом и командой разработки, сбор требований к продукту, планирование проектов и их мониторинг.

Спектр задач проектного менеджера может быть разнообразным. Все зависит от специфики проекта, заказчика и размера его компании, ретроградного Меркурия и массы других факторов. Соответственно, разными будут и инструменты, которыми специалист пользуется ежедневно. Среди них однозначно можно выделить must have — то, что помогает быстрее и эффективнее справляться с огромным количеством обязанностей. 

Инструменты для письменного общения

Утро менеджера обычно начинается с проверки почты и сообщений в мессенджерах. 

Почта

С почтой все просто — чаще всего выбор почтовых сервисов продиктован заказчиком или IT-командой. Мой личный фаворит — Gmail.

Из плюсов:

• очень удобный интерфейс, и по своим возможностям он значительно опережает конкурентов (тот же MS Outlook);
• можно упорядочивать и группировать письма по папкам;
• безопасность у Google всегда была и остается на высоте;
• удобное приложение для Android и iOS.

Из минусов:

• ограничение в объеме памяти для хранения писем — 15 Гб, которые приходится делить с Google-диском.

Мессенджеры

Здесь не обойтись без Slack, который уже практически стал стандартом для корпоративного использования. В нем легко и удобно создавать группы, каналы, осуществлять звонки без использования сторонних сервисов, напоминать участникам о митингах и создавать опросы.

Из плюсов: 

• удобный и простой интерфейс — не нужны специальные знания и хороший английский, чтобы во всем разобраться;
• есть масса полезных интеграций с такими сервисами, как Github, продуктами Atlassian, Gmail и другими;
• в Slack предусмотрено большое количество ботов, которые могут помочь автоматизировать некоторые рутинные процессы — например, Nikabot может узнавать текущий статус разработчиков и автоматически создавать отчеты на основе их репортов.

Из минусов:

• в бесплатной версии Slack есть некоторые ограничения, в частности поиск по последним 10 000 сообщениям, 10 интеграций и 5 Гб серверного места на команду.

В последнее время для быстрого обмена информацией в рамках одной группы разработчиков и IT-команды в целом все активнее используется Telegram.

Из плюсов:

• различные способы защитить свой аккаунт — поставить пароль на открытие переписок, установить таймер на удаление переписки;
• есть супергруппы до 5 000 человек, боты и другие полезности для модерации общения;
• передача файлов любого формата — RAR-архивы, таблицы в Excel, инструкции в PDF, MP3 и видео (ограничение по размеру файлов — до 1,5 Гб);
• синхронизация с устройствами — Telegram работает на iPhone, Android, Windows Phone, есть удобные десктопная и мобильная версии приложения, плюс можно заходить сразу с нескольких устройств, а количество одновременных сессий не ограничено;
• моментальная доставка сообщений и файлов без глюков и зависаний. 

Из минусов:

• не удаляются предыдущие аватарки;
• чтобы иметь два отдельных аккаунта (личный и рабочий), нужно зарегистрировать их по отдельности с разных телефонных номеров.

Инструменты для видеосвязи

В IT-сфере особенно актуальна видеосвязь. Даже до пандемии COVID-19 и массового перехода на удаленную работу коммуникацию распределенных команд из разных стран обеспечивали программы с поддержкой видеозвонков. Зачастую наши заказчики находятся далеко, у нас разный менталитет, есть языковой и культурный барьеры. Видеосвязь позволяет установить контакт и показать, что за аватарками — высококвалифицированные и грамотные специалисты.

Чаще всего для видеозвонков я использую Zoom и Webex. Думаю, с Zoom так или иначе знакомы все, поэтому давайте поговорим про Webex.

Из плюсов:

• есть виртуальный ассистент, который поможет настроить звук, добавить заметку, включить запись и т.п.;
• наличие других полезных функций — интеллектуальное шумоподавление, преобразование речи в текст, автотитры, интеграция со Slack, календарями и даже перевод на 10 языков в режиме реального времени.

Из минусов:

• корпоративные версии платные, но есть и бесплатная, которую можно использовать для кратковременных встреч.

Инструменты для постановки и мониторинга задач

Когда проверка почты и чатов в мессенджерах окончена, самое время обсудить задачи с командой. За свою практику я работала с разными таск-трекерами (Asana, Trello, Click up), но больше всего мне нравится Jira. 

Из плюсов:

• возможность вести Agile-проекты, используя Scrum и Kanban;
• наличие десктопной версии и мобильных приложений для iOS и Android; 
• интеграция с огромным количеством сервисов — Gitlab, Slack, Trello, MS teams, Gmail;
• удобный поиск и возможность кастомизации;
• моя любовь — панели задач (dashboards), с помощью которых можно конфигурировать и выводить информацию по одному или нескольким проектам, отслеживать прогресс и основные вехи проекта.

Из минусов:

• высокий порог вхождения — нужно потратить некоторое время и прочесть не одну страницу документации, чтоб научиться эффективно использовать все возможности этого таск-трекера;
• это платный инструмент, тарифы зависят от размера команд — например, компании из 100 человек Jira обойдется в $750 за месяц ($7,5 за одного пользователя). 

Инструменты для работы с проектной документацией 

Эта тема заслуживает отдельной статьи, но я постараюсь описать самое главное. Документацию нужно где-то создавать, хранить и каким-то образом делиться ею с заказчиком и командой. Здесь на помощь приходят Confluence, Google Drive и Box. Эти сервисы достаточно известны, так что не стану подробно их описывать.

Проектным менеджерам часто необходимо дополнять документацию схемами, диаграммами и мокапами. Тогда в ход идут такие сервисы, как Lucidchart, Gliffy, Draw.io. Мне больше всего импонирует последний — Draw.io.

Из плюсов:

• хороший набор инструментов и функций для создания организационных диаграмм, блок-схем (флоучартов), сетевых диаграмм, UML;
• сохранить проект можно в форматах JPG, PNG, SVG, PDF, HTML, XML;
• возможность интеграции с Google-документами, Dropbox, OneDrive, JIRA, Confluence, Chrome и GitHub (дополнения для Confluence и JIRA Cloud платные);
• инструмент полностью бесплатный и работает на любом устройстве.

Из минусов:

• особых минусов не заметила 🙂

Также, пожалуй, стоит упомянуть инструменты для планирования и аналитики проектов. Помимо MS project и той же Jira с ее разнообразными виджетами для репортов и возможностью создавать road maps (визуализации целей, последовательности задач и результатов проекта — прим. ред.), я бы советовала обратить внимание на GanttPRO. 

Из плюсов:

• очень простой и удобный интерфейс;
• разнообразные интеграции, в том числе с популярными Slack и Jira;
• возможность создавать публичные ссылки (статичные и динамичные), чтобы делиться ими с клиентами, не добавляя новых пользователей в проект.

Из минусов:

• нет мобильной версии.

Инструменты для личной продуктивности

Пока задачи команды надежно хранятся в таск-трекере, важно не потерять и не забыть о собственных. Огромное количество ежедневных крупных или мелких дел даже самого уверенного в своей памяти менеджера заставит завести собственную доску в Trello, список в Todolist, Notion или Remember the milk. Расскажу о Remember the milk.

Из плюсов:

• списки задач отображаются в виде вкладок, можно добавлять новые списки, причем не только обычные, но и динамические;
• очень легко фильтровать списки и кастомизировать задачи — например, менять время их выполнения, периодичность, продолжительность, местоположение (выбрав точку на Google Maps), добавлять URL и различные теги;
• списками можно делиться с другими пользователями и экспортировать в популярные календарные приложения, включая iCal и Google Calendar;
• напоминание о задачах приходят на почту, что особенно удобно для повторяемых или отложенных тасков;
• очень легко добавлять задачи в список, отправив письмо на уникальный для каждого пользователя почтовый адрес.

Из минусов:

• ограничения в бесплатной версии — например, нет возможности прикреплять файлы к задаче;
• в iOS-версии задача, созданная в одном часовом поясе, при переезде в другой меняет время выполнения.

Что еще полезного?

В качестве небольшого бонуса добавлю список инструментов и сервисов, которые выручают меня время от времени.

Loom — приложение записывает со звуком видео с экрана и/или веб-камеры, которое потом можно отправить по почте или поделиться ссылкой. 

Сanva — отличный сервис для создания презентаций, информационных буклетов, различной инфографики и многого другого. Радует большое количество шаблонов и современный дизайн.

Mural — это визуальное рабочее пространство для совместной коммуникации команд. Удобная вещь, когда нужно всем вместе брейнстормить и быстро визуализировать результаты. В нашей команде мы используем Mural во время сессий по подготовке бэклога продукта (груминг-сессий) для декомпозирования сложных задач, идентификации зависимостей, для проведения ретроспектив по проекту, а также для визуализации прогресса и причин, по которым, задачи не могут  быть взяты в работу, на совместных для нескольких команд Scrum-митингах.

Read Aloud — расширение для браузера, которое превращает текстовый файл в аудио. Может пригодиться, если надо быстро ознакомиться с документом не читая его — например, на ходу или когда вы за рулем.

Полезные ресурсы для РМ в IT

Ну и напоследок — несколько интересных и полезных ресурсов, которые рекомендую посмотреть и почитать на досуге.

• Котел ПМа — заметки практикующего проектного менеджера.  
• Youtube-канал Ивана Селиховкина и его же Telegram-канал, где он публикует свежие новости о проектном управлении. 
• Boss better now — подкаст на тему менеджмента. 
• Youtube-каналы для прокачки английского: Rachel’s English и Simon Sinek. 

Еще больше полезных инструментов

С чем работает SMM-менеджер в агентстве

С чем работает технический рекрутер

Как онлайн-сервисы могут упростить удаленную работу