Инструменты профессии: с чем работает технический рекрутер

Продолжаем расспрашивать специалистов разных профессий о том, какие инструменты они используют в работе и как планируют свою нагрузку. С чем работает технический рекрутер, рассказывает Ирина Сулацкая — рекрутерка, преподавательница и авторка статей о рекрутинге.

Я работаю в техническом рекрутинге почти 7 лет. И точно знаю, что рекрутеру приходится заботиться не только о вакансиях, кандидатах, стратегических целях и бренде компании. Такой специалист должен держать руку на пульсе новостей и изменений в сфере и постоянно пополнять свою коллекцию инструментов, которые помогут справиться с огромным объемом работы, информации и ежедневных задач.

Надеюсь, мой список инструментов поможет понять, как выглядит повседневная жизнь технического рекрутера, и пригодится начинающим специалистам и профессионалам. Хотя он точно не исчерпывающий: ведь любой рекрутер, команда рекрутеров и компания имеют свою уникальную культуру найма и собственный список сервисов.

Инструменты для коммуникации с кандидатами и коллегами

Google Calendar / Calendly

Календарь для рекрутеров — суперважный инструмент. Мы открываем его чуть ли не с началом рабочего дня: здесь запланированы все собеседования, звонки с командой и заказчиками, а еще десятки напоминаний типа «собрать зарплатную аналитику», «запланировать митинг с командой», «написать сообщение коллегам об открытых позициях» и другие.

Calendly — дополнительный инструмент, облегчающий жизнь и рекрутерам, и кандидатам. Он синхронизируется с календарем и позволяет собеседнику выбрать любой интервал среди свободных в вашем расписании, что помогает избежать длительных обсуждений даты и времени встречи.

Zoom / Hangouts / Skype

Видеособеседования занимают в среднем 20-40% времени рекрутера, поэтому все инструменты для проведения онлайн-звонков у нас всегда под рукой. А вот смартфон — нет: интервью по телефону в IТ — редкость.

Инструменты массовой рассылки, тестирования имейлов и проверки текстов

Отправка писем — ежедневная задача рекрутеров, особенно если мы ищем опытных кандидатов или редких специалистов. Делать это можно по-разному:

• просто использовать Gmail,
• создавать кампании в сервисах массовой рассылки вроде MailChimp или с помощью функционала внутренней системы рекрутинга,
• писать на профессиональных площадках или в социальных сетях.

Полезный инструмент, который позволяет снизить вероятность попадания письма в папку «Спам» — это Mail Tester: просто пришлите ему свой имейл и получите оценку. И, конечно, мы используем инструменты вроде Grammarly, OnlineCorrector, LanguageTool, чтобы избежать ошибок в текстах, потому что мелочи имеют значение.

Google Presentations

Сервисы для создания презентаций также входят в список базовых инструментов рекрутеров, потому что время от времени мы выступаем внутри команды и вне ее: представляем новую реферальную систему, делимся итогами найма за год, рассказываем о компании на конференции или дне открытых дверей в университете.

Slack

Рекрутинг — это об огромном количестве не только внешней, но и внутренней коммуникации: с коллегами-рекрутерами и HR-менеджерами, лидерами команд, внутренними заказчиками, бизнес-стейкхолдерами. В технических компаниях чаще общаются в Slack, потому что он удобен и позволяет подключить множество дополнительных сервисов, которые могут быть полезными в том числе и для рекрутеров: например, для отправки автоматических напоминаний или опросов коллегам по поводу качества процесса найма.

Инструменты, которые помогают с аналитикой

Google Forms / Delighted

На мой взгляд, не только компания должна делиться обратной связью с кандидатом, но и кандидат с компанией. Не все рекрутеры и компании так считают, но постепенно все больше организаций начинают заботиться об опыте кандидата во время рекрутинг-процесса независимо от его результата. Поэтому в работе мы также используем инструменты для анализа впечатлений кандидата: например, Delighted, CultureAmp, короткую Google-форму или функционал внутренней системы рекрутинга.

Excel

Не все компании используют уже готовые системы рекрутинга, поэтому Excel до сих пор частый друг рекрутеров. С помощью этого сервиса мы собираем и анализируем разные рекрутинг-показатели, сохраняем финансовые ожидания кандидатов или причины отказов от предложений, создаем и обновляем бюджет, планируем сорсинг-стратегию, ведем статистику по работе над вакансией для команды найма, руководства, внутреннего или внешнего заказчика.

Bit.ly

Этот сервис позволяет сокращать ссылки на дополнительную информацию (о вакансии, компании, команде, культуре), а затем анализировать поведение кандидатов: по каким ссылкам они переходят, а по каким нет. Это помогает определить, какая информация для кандидатов важна, а какая не играет роли, а также — как изменить структуру и акценты в письмах на будущее.

Инструменты для поиска кандидатов

X-Ray / Boolean-запросы

В основном технические рекрутеры работают с пассивными кандидатами: то есть мы идем к ним, а не они к нам. Поэтому поисковые запросы с помощью специальных логических операторов, позволяющие получить релевантные результаты, — инструмент, без которого невозможно представить технический рекрутинг. X-ray / Boolean-запросы используются для поиска уместных и уникальных профайлов кандидатов на различных сервисах и площадках (чаще всего в Linkedin и поисковых системах типа Google).

Расширения для сорсинга

Кроме ручного поиска технические рекрутеры также имеют в своем арсенале множество расширений, которые облегчают этот процесс: например, показывают, какие из Linkedin-профайлов уже были просмотрены, помогают отыскать почту кандидата, агрегируют результаты поиска на нескольких площадках сразу, автоматически отправляют приглашения группе кандидатов на профессиональных площадках или помогают построить поисковый запрос на основе указанных ключевых слов.

Расширения для скрапинга

Техническим рекрутерам приходится работать с большим объемом информации и просматривать десятки, а иногда и сотни профайлов ежедневно. Поэтому мы также используем инструменты, помогающие сохранить и обработать сразу десятки профайлов кандидатов, чтобы ускорить процесс поиска.

Сервисы для публикаций вакансий

Публикации открытых вакансий не всегда работают, однако все технические рекрутеры используют и этот подход к поиску, поэтому регистрируются и размещают свои вакансии на DOU, Djinni, Happy Monday, AIN, Linkedin, Facebook. А еще постоянно пополняют список инструментов для публикации и меняют его в зависимости от уровня и направления вакансии: например, публикуют возможность для дизайнера в Facebook-группе для дизайнеров, объявляют о поиске Ruby Engineer в Slack-канале Ruby-сообщества «Pivorak», а о поисках рекрутера сообщают участникам сообщества Ukrainian Sourcing Community. 

Сервисы для поиска кандидатов

Люблю говорить, что не Linkedin единым! Рекрутеры постоянно пополняют свою копилку сервисов для поиска кандидатов новыми инструментами: пробуют поиск в Facebook и Telegram, пишут свои запросы не только в Google, регистрируются на Dribbble, когда ищут дизайнера, на Kaggle — если формируют базу Data Scientists, на Github / Stackoverflow — если работают с инженерными вакансиями.

Инструменты для менеджмента процесса рекрутинга

Jira / Trello

В рекрутинге планирование играет большую роль. Для постановки задач, маркировки статуса их выполнения, закрепления ответственных лиц за определенной вакансией или проектом мы можем использовать внутреннюю систему рекрутинга или множество внешних инструментов: самые распространенные в ІТ-сфере — Jira, Trello, Asana.

ATS (Applicant Tracking System)

Ведение кандидатов и истории взаимодействия с ними, аналитика по найму в целом и по каждой вакансии в частности, планирование собеседований и сохранение заметок после интервью, интеграция с инструментом для видеосвязи, настройки критериев оценки, отправка предложений, отказов и многое другое, что касается управления процессом рекрутинга — это все про Applicant Tracking System.

Рынок предлагает много вариантов программного обеспечения для рекрутинга, некоторые компании создают собственные системы, а кто-то использует для этих задач Excel или Trello. Но независимо от формата, инструмент для управления рекрутинг-процессом обязателен для каждого рекрутера.

Confluence / Google Docs

Рекрутеры работают не только с письмами кандидатам, но и с другими текстами: описаниями позиций, постами для социальных сетей, внутренней рекрутинг-документацией, поисковыми запросами. Чаще всего мы используем для хранения, публикации и работы над документами Google Docs, Confluence, Notion или внутренний сервис, который позволяет делиться информацией с командой и кандидатами. 

Инструменты для личного планирования

Блокнот

Я сторонник «бумажного» планирования: в своем блокноте планирую сразу на нескольких уровнях: сегодня вечером — работу на завтра, в понедельник — активности на неделю, в начале квартала и года — на весь последующий период. В моей последней команде мы использовали подход OKR, поэтому все ежедневные или ежемесячные действия были подчинены общим целям компании, которые служили ориентиром при планировании каждого отдельного дня.

Trello / Jira

Для ведения вакансий и обновления их статуса удобно использовать любой инструмент для планирования — например, тот же Trello, где можно создавать карточки как для каждой вакансии, так и для каждого финального кандидата или внутренних проектов, которые позволят улучшить опыт кандидатов или процесс найма.

Аналитика

Систематический сбор и анализ различных рекрутинг-показателей, а также исследование ситуации на рынке и компаний-конкурентов помогают рекрутерам ответить на огромное количество вопросов и спланировать свою работу: сколько писем отправить, стоит ли остановить поиск новых кандидатов, провести десять первых собеседований или больше.

Бонус: полезные ресурсы для рекрутера

• Sourcecon. Самый известный и полезный, на мой взгляд, сайт для сорсеров и рекрутеров, где своим практическим опытом делятся рекрутеры со всего мира.

• Блоги Ирины Шамаевой, Jan Tegze, Glen Cathey, рассылка HungLee. Меня часто спрашивают о лучшей книге для начинающего рекрутера, и я теряюсь, потому что технический рекрутинг и, в частности, сорсинг — это сфера, которая меняется каждый день. Поэтому рекомендую подписываться на Facebook-страницы, блоги и рассылки опытных коллег со всего мира, чтобы постоянно быть в курсе всех новостей, трендов и изменений.

• Ukrainian Sourcing Community, Nuances of Sourcing. Это Telegram-каналы, которые не просто размещают новости и тексты о рекрутинге, но и формируют сообщество: там можно задать вопрос, уточнить, попросить о помощи, обсудить какое-то изменение в поиске и не сомневаться, что коллеги откликнутся.

• PeopleFirstClub. Это сообщество не только для рекрутеров, но и рекрутеры найдут там полноценные курсы и полезные видео на Youtube-канале — например, о построении стратегии поиска.

• Официальная документация различных ресурсов. Сорсинг начинается с понимания логики поиска и изучения официальной документации поиска на Linkedin, в Google, на Github.

Читайте также

Как искать и нанимать ІТ-специалистов в условиях высокой конкуренции?

Голгофа, твиттер и лего: 7 типов вакансий и кто на них откликается

Рекрутинг здорового человека: как рекрутерам и кандидатам наладить отношения