Доброго часу доби, або 10 фраз-табу в діловій комунікації

Ким би ви не працювали в сучасному світі, без листування та спілкування з колегами, клієнтами чи партнерами не обійтися. Які популярні фрази при цьому краще не вживати, щоб не дратувати співрозмовників, і чим їх краще замінити? Розповідає Маргарита Подлєсная, PR & Marketing Manager в компанії L&D рішень Savvy.

1. «Доброго часу доби»

У діловому листуванні часто використовують цю фразу, вважаючи, що адресат здивується, побачивши «Доброго ранку!», якщо відкриє лист увечері. Таке звернення здається логічним, особливо якщо ви працюєте з колегами або клієнтами з інших часових поясів, але краще його все-таки не використовувати.

Це вітання вже давно не сприймається як доречне або дотепне. Воно стало таким банальним, що звучить фамільярно і дратівливо — в уяві відразу постає бадьорий і надміру дошкульний менеджер з 2000-х.

✅ Чим можна замінити. Якщо в листуванні беруть участь люди з різних часових поясів, можна використовувати не прив’язані до часу вітання: «Привіт», «Вітаю». Написати «Добрий день» теж можна — навряд чи хтось образиться, якщо раптом прочитає це повідомлення ввечері.

2. «Привіт» — і тиша

Просто привітатися і чекати відповіді — найкраще, що ви можете зробити, якщо хочете, щоб вам не відповіли або листування затягнулося надовго. Людині часто ніколи й незручно з вами комунікувати, особливо, якщо вона не розуміє, в чому суть справи.

Таким найчастіше грішать в месенджерах, які стали повноцінною платформою для ділового спілкування, а отже — вимагають дотримання майже тих самих правил, що й у бізнес-комунікації по e-mail.

✅ Чим можна замінити. Ідеальне перше повідомлення у діловій комунікації — вітання і короткий опис суті питання. Наприклад: «Привіт, це Кирило, я від дизайнерів. Клієнт «Ромашка» попросив внести правки в функціонал на сайті. Я знаю, що ти займався цим проєктом, правки можна відправити тобі? Якщо ні — може, підкажеш кому?».

Одержувач відразу розуміє, хто і навіщо йому пише, він може максимально просто і швидко відповісти — або перекинути роботу іншому розробнику, або запросити деталі.

3. «Ну що там?»

І будь-які інші варіації «штурхання» співрозмовника, якщо він сам не розповідає, як рухається справа. По-перше, це грубо. По-друге, створюється враження, що ви вважаєте співрозмовника дитиною, яка вимагає контролю.

✅ Чим можна замінити. Якщо на носі дедлайн, а колега або виконавець мовчить, то просто прямо запитайте, як йде робота: «Дімо, привіт. Завтра до 12-ї треба показати клієнту демоверсію, і я трохи переживаю. Підкажи, все йде за планом? Може потрібна якась допомога?». Так ви проявите турботу.

4. «Чекаю на відповідь»

Якщо ви пишете комусь листа, це саме по собі передбачає, що ви чекаєте на відповідь. Тобто, фраза як мінімум зайва, а як максимум — дивна. До речі, це працює і в інший бік — якщо вам щось написали й це вимагає відповіді, не полінуйтеся її написати.

✅ Чим можна замінити. Якщо вам потрібні конкретні відповіді — попросіть їх. Варіацій може бути кілька:

• можна виділити в листі конкретні питання і попросити на них відповісти: «Скажи, коли чекати оффер від ейчар-відділу?»;
• якщо текст не передбачає конкретних відповідей, але ви хочете знати, що його прочитали — попросіть поставити плюс або будь-який інший зручний символ/смайл.

Якщо співрозмовник просто ніяк не відреагував — не варто слати навздогін «ПИШУ ЩЕ РАЗ!». Краще напишіть ще одного листа з тим же змістом і доповніть його чимось, наприклад, уточніть, чи немає питань.

5. «Заздалегідь дякую»

Здавалося б, «thanks in advance», «наперед дякую», «заздалегідь вдячний/а» — це просто ввічливі фрази, але у багатьох від них починає смикатися око. А все тому, що це виглядає як пасивна агресія або просто маніпуляція: ніби у людини апріорі немає варіанту відмовитися.

✅ Чим можна замінити. Найлогічніше — насамперед уточнити, чи може людина виконати ваше прохання. Якщо вона згодна, звичайного «дякую» буде досить. Якщо ви розумієте, що просите про те, що людина не зобов’язана робити — відразу спробуйте знайти для неї якісь переваги: ​​«Сашо, привіт. Знаю, що це не твій проєкт, але у нас завтра реліз, а потестити нікому. Ти не міг би цим зайнятися? Роботу оплатять за подвійним тарифом».

6. «Вибачте, що турбую»

Немає ніякого сенсу писати «sorry to bother you», вибачатися за турбування або питати, «чи є хвилинка?». Ви вже потурбували людини й уже відірвали від справ, тому найкращим проявом поваги буде просто швидко і коротко описати суть діла.

✅ Чим можна замінити. Тут ніякого чарівного рецепта немає — якщо вже потурбували, пишіть коротко, чітко і по ділу. Часто хочеться вибачитися, якщо ви написали в неробочий час або вночі. Але тут краще просто пояснити, чому ви смикаєте людину саме зараз: «Привіт, знаю, що ти у відпустці, але більше ні у кого немає доступу. Будь ласка, надішли мені ТЗ по останньому проєкту».

7. «Я спробую»

«I’ll try», «ми спробуємо», «напевно, вийде» та інші синоніми — все це звучить так, ніби людина з самого початку не хоче брати на себе відповідальність за виконання завдання. Мовляв, якщо не вийде, то і питань до неї нема, вона ж намагалася.

✅ Чим можна замінити. Якщо у вас є сумніви, опишіть їх і запропонуйте шляхи вирішення, якщо вони є: «Я бачу, що здати сайт треба через тиждень, і сумніваюся, що це можливо. Я можу попросити розробників поовертаймити, але це нічого не гарантує. Якщо сайт залізно потрібен в строк, до команди треба додати ще пару фахівців».

8. «Я розумію, що ви відчуваєте»

«I completely understand how you feel», «я розумію ваші почуття» — пише менеджер розробнику, якому щойно відмовили в обіцяній відпустці. Людина змушена скасувати плани, можливо, вона втратила гроші, сплачені за тур в хороший готель, і вже розуміє, що засмутить всю сім’ю. А ви їй про те, що розумієте почуття — звучить як знущання і ніяк не допомагає заспокоїти людину.

✅ Чим можна замінити. Звичайно, уникнути подібних ситуацій в робочому процесі нереально. Водночас можна зменшити негативні емоції співробітника. Проявіть турботу і спробуйте якомога швидше вирішити питання, яке виникло, або компенсувати незручності: «Костю, мені дуже шкода, що так вийшло, але більше правда нікому віддати проєкт. А клієнт важливий і чекати не може. Я спробую домовитися про премію за цей місяць і обіцяю вибити для тебе відпустку в інший час, підберемо зручний для тебе».

9. «Як я вже казав/ла»

Ця фраза звучить так, ніби ви вважаєте колег або клієнтів тупуватими — все їм треба повторювати. Навіть якщо ви доносите дуже правильні думки, такі речі все одно сприймаються як агресія.

✅ Чим можна замінити. Якщо ви хочете щось повторити — просто повторіть, але доповніть: «Так ось, ми вирішили взяти кандидата з Одеси. Він гірше зробив тестове, але більше сподобався команді».

10. «Чесно кажучи»

А зазвичай ви говорите нечесно? Конструкції типу «to be honest with you» або «чесно кажучи» — це словесне сміття, яке не несе сенсу і тільки навантажує текст додатковими знаками.

✅ Чим можна замінити. Нічим. Краще завжди спілкуйтеся прямо і чесно — тоді такі фрази просто не знадобляться.

Замість підсумків

Звичайно, навряд чи ваші колеги або клієнти відмовляться від роботи з вами, якщо ви будете вітатися фразою «доброго часу доби».

Але коли листування та спілкування по роботі в кайф і всі один одного поважають, справа рухається набагато ефективніше, а проблеми вирішуються легше. Та й в цілому, атмосфера стає приємнішою.

Читайте також

Дали маху в спілкуванні з кандидатом: як рекрутеру виправити помилки?

Як повідомити на роботі, що ви на межі вигорання, й попросити про допомогу

«Не плач, ти ж на роботі»: чи варто приховувати емоції від колег