У книжці Патріка Ленсіоні «Смерть від нарад» є чудова фраза: «Я набагато більше любив би свою роботу, якби не треба було ходити на наради». Зізнайтеся: як часто ви й самі думали так само? Що не так із багатьма нарадами, розбираються експертки Lviv HR Solutions і радять, як вдосконалити неефективні зустрічі, щоб повернути любов до своєї роботи.
З нашого досвіду спостережень і спілкування з колегами можна виокремити шість найбільш розповсюджених причин, чому робочі зустрічі бувають неефективними:
- відсутність підготовки до зустрічі (чого сидимо, кого чекаємо);
- не зрозуміло, чого зібралися, або всі зрозуміли мету по-різному (хто в ліс, хто по дрова);
- немає модератора та чітко розподілених ролей (де два українці, там три гетьмани);
- не зафіксовано результат зустрічі та план дій (товкли воду в ступі, водили козу та й домовились домовлятися);
- брак уваги до потреб і поваги до часу учасників (час — це гроші);
- розфокусованість учасників (за двома зайцями поженешся — жодного не спіймаєш).
Звісно, причин і контекстів неефективних зустрічей може бути більше, але розв’язавши принаймні 2-3 проблеми з цього списку, ви вже більше любитимете наради з колегами.
Читайте також: 20 правил ефективних робочих мітингів для айтівців і не тільки
Як вдосконалити неефективні зустрічі
Проблема: відсутність підготовки до зустрічі.
Рішення:
- чітко визначте мету зустрічі, і, можливо, вона стане повідомленням або дзвінком ще до свого старту;
- виберіть формат зустрічі, який допоможе втілити мету, і запросіть саме тих учасників, які сприятимуть її досягненню;
- додайте мету зустрічі та всі деталі в опис запрошення (включно з матеріалами, які варто переглянути завчасно).
Читайте також: Як підготуватися до виступу онлайн: tips and tricks від тренерки спікерів
Проблема: не зрозуміло, чого зібралися, або всі зрозуміли мету по-різному.
Рішення:
- повторно окресліть мету на старті зустрічі та переконайтеся, що вона релевантна учасникам;
- озвучте адженду й попросіть її доповнити та пріоритезувати питання, які точно треба розглянути за відведений час;
- дозвольте учасникам, які поспішають і не є обов’язковими на зустрічі, поділитися думками й залишити нараду, щоб залишилися ті, хто дійсно впливає на досягнення мети.
Проблема: немає модератора та чітко розподілених ролей.
Рішення:
- нехай той, хто організовує зустріч, бере на себе роль модератора й відповідальність за досягнення мети та загальний хід подій, якщо інше не було обговорено;
- окресліть ролі учасників та синхронізуйте очікування (наприклад, якщо ви модеруєте, то попросіть когось із колег нотувати);
- якщо зустріч звертає не туди та втрачається нитка обговорення, візьміть ініціативу у свої руки й промодеруйте, якщо вам не імпонує те, що відбувається.
Читайте також: Вхід за лінком: 24 інструменти, щоб організувати онлайн-івент
Проблема: не зафіксовано результат зустрічі та план дій.
Рішення:
- підбийте підсумки зустрічі, повторіть мету та фіналізуйте для всіх, чи обговорення мало результат;
- нотуйте обговорення, ключові завдання, терміни й відповідальних;
- надішліть фолоу ап зустрічі всім учасникам, додайте завдання до Jira, Notion чи інших таск-менеджерів.
Проблема: брак уваги до потреб і поваги до часу учасників.
Рішення:
- завчасно попереджайте про запізнення; уточнюйте, чи готові учасники залишитися, якщо є потреба договорити; дозвольте відлучатися тим, хто поспішає, та обов’язково надішліть їм фолоу ап після зустрічі;
- якщо зустріч тривала, запропонуйте коротку перерву, особливо це важливо в онлайні;
- варто йти із зустрічі раніше, ніж вже стане незручно йти, і закінчувати зустрічі раніше, якщо ціль досягнуто.
Читайте також: Як провести ідеальну онлайн-презентацію
Проблема: розфокусованість учасників.
- на старті зустрічі проведіть короткий check in, щоб залучити всіх до обговорення, інакше сповіщення, думки про попередні зустрічі та ще багато іншого будуть вашими конкурентами за увагу колег;
- повертайте учасників до теми розмови, якщо бачите, що відходите від мети, але паркуйте важливі ідеї та думки, щоб не пропустити їх;
- транслюйте екран з нотатками, презентацією чи нотуйте на фліп чарті для того, щоб фокусувати увагу учасників в одному напрямі.
Не менш важливим є зворотний зв’язок щодо проведених зустрічей. Не соромтеся ділитися фідбеком про зустрічі з колегами та просити їх давати фідбек вам, адже «для стосунків потрібні двоє», як пише Володимир Станчишин. Відповідальність за ефективність зустрічі несуть і ті, хто її організовує, і ті, хто долучається.
Потрібна робота?
Маємо безліч вакансій у креативній індустрії, ІТ-компаніях, освіті тощо 👉
ВакансіїЧитайте також
5 етапів фасилітації, або Як проводити ефективні наради
30 правил віддаленої роботи для команд, лідерів та початківців
Гайд із performance review: як підготуватися спеціалістам і менеджерам