Гайд із performance review: як підготуватися спеціалістам і менеджерам

Формат performance review корисний як для менеджерів, що оцінюють ефективність співробітників, так і для самих фахівців, що хочуть дізнатися про свої зони розвитку й карʼєрні можливості. Що потрібно, щоб процес оцінки був максимально комфортним та ефективним для обох сторін, розповідає Дар’я Лисова, HR-менеджерка української мультипродуктової IT-компанії Brainstack_.

Що оцінюють за допомогою performance review 

Performance review — це метод оцінки фахівців за конкретний період, який визначає їхні сильні сторони та зони росту, hard і soft skills, забезпечує зворотний звʼязок від керівництва й колег і пропонує допомогу в професійному розвитку. 

Результатом перфоманс рев’ю для спеціаліста стає підбиття підсумків оцінюваного періоду, визначення очікувань і цілей на наступний період. З чітким планом співробітник краще розуміє, куди рухатися, та легше виконує завдання.

Компанії проводять регулярну оцінку навичок і результатів з таких причин:

• щоб оцінити, наскільки ефективно співробітники виконують свої обовʼязки та досягають поставлених цілей;
• щоб визначити зони розвитку спеціалістів і їхню потребу в навчанні; 
• щоб виокремити top performers, які в майбутньому можуть зайняти менеджерські позиції;
• щоб підкреслити успіхи співробітників та стимулювати їх до подальших досягнень.

Які критерії оцінюють під час performance review

Корпоративні цінності

У багатьох компаній є візія, місія та цінності, на які роботодавець орієнтується в оцінці ефективності. Але оцінювати відповідність корпоративним цінностям варто лише тоді, коли співробітники про них знають. Усвідомлення цінностей та корпоративної культури задає правила гри та дає співробітникам розуміння, що робити, щоб зростати в компанії.

Hard і soft skills

Під час performance review розглядають не тільки компетенції, які безпосередньо потрібні для посади (hard skills), але також і soft скіли: чи був фахівець ефективний у комунікації з колегами та клієнтами, чи самостійно розвʼязував проблеми, чи креативно підходив до виконання завдань.

Важливо, щоб для оцінювання софт скілів були прописані чіткі індикатори поведінки. Наприклад, формулювання «Спеціаліст має бути проактивним» — поганий приклад. Натомість варто конкретизувати, що проактивний спеціаліст:   

• бере на себе відповідальність у межах своєї зони відповідальності;
• пропонує покращення робочих процесів і продуктів;
• прагне допомагати колегам в досягненні результату;
• має визначені цілі та сміливо прямує до них.

Показники ефективності 

Фінальним критерієм оцінки performance review є ефективність на робочому місці.
Це потрібно, щоб визначити найпродуктивніших співробітників, а також зрозуміти, де бракує рук і де є прогалини в знаннях чи навичках. Ефективність співробітника можна аналізувати за наступними складовими.

• KPI. Це кількісна оцінка виконаної роботи: наприклад, кількість написаних постів для соцмереж, запущених рекламних кампаній, реалізованих фіч тощо.
• OKR. Це маркер виконаної роботи залежно від її впливу на кінцеву мету компанії. Наприклад, якщо завданням розробника було вивести застосунок у десятку за кількістю завантажень і він досяг потрібного результату.
• Досягнення та внесок у розвиток компанії за певний період.

Деякі співробітники, наприклад фінансисти, не працюють з OKR та KPI. Тоді оцінюють їхнє виконання рутинних завдань: наявність чи відсутність помилок, дотримання дедлайнів тощо. 

Як спеціалістам підготуватися до performance review 

Проаналізуйте свою роботу

• Передивіться цілі, які стояли перед вами протягом оцінюваного періоду.
• Складіть перелік досягнень. Представте конкретні приклади, що визначають ваш внесок та успіхи. Визначте, які нові навички ви здобули або які аспекти роботи вдосконалили.
• Поділіться, які труднощі виникали в роботі, що можна було зробити краще. Це допоможе коректно сформувати зони розвитку.

Підготуйте запитання

Performance review — це двостороння розмова. Тож раджу продумати темами, які ви хочете проговорити на зустрічі з менеджером. Наприклад:

• кар’єрні цілі, перспективи горизонтального або вертикального зростання;
• сфери розвитку, на яких ви хочете зосередитися;
• труднощі, які виникають в робочих процесах;
• ваші досягнення, успіхи та навички, які вдалось покращити. 

Будьте готові до критики

Будьте відкритими до зворотного зв’язку, розглядайте його як шанс для власного розвитку. Запитуйте конкретні поради, намагайтесь визначити, як саме ви можете поліпшити свою роботу на основі отриманої інформації.

Залишайтеся об’єктивними в оцінюванні колег

Пишіть правдивий та аргументований фідбек колегам, навіть якщо ви перебуваєте з ними в дружніх стосунках. Розмежуйте робочі та особистісні взаємини, оскільки результат роботи колеги може безпосередньо впливати й на ваші робочі процеси.

Як менеджерам провести performance review

Етапи перфоманс рев’ю

Етапи performance review в кожній компанії можуть відрізнятися. Розгляньмо, як цей процес відбувається в Brainstack_.

1. Створення матриці. Матриця — це шаблон з критеріями оцінювання, який формується індивідуально під кожного фахівця, а потім валідується з менеджерами.
2. Збір завдань/OKR. На цьому етапі відбувається збір завдань або OKR, над якими спеціалісти працювали впродовж оцінюваного періоду. Перелік завдань валідується з менеджером команди.
3. Формування форм оцінювання. Для кожного спеціаліста формується форма оцінювання. Тут можна використовувати ручну форму, наприклад використати гугл-форми, чи скористатися системою, яка автоматизує цей процес.
4. Заповнення форм опитування. Спеціалістам надсилають сформовані опитувальники. Оскільки використовується метод оцінки 360°, кожен спеціаліст має оцінити себе, менеджера та колег, які найчастіше з ним взаємодіють. Щоб забезпечити високу якість зворотного зв’язку, необхідно видалити зі списку спеціалістів, які не зможуть надати якісний фідбек, бо мало взаємодіяли з оцінюваним співробітником.
5. Формування звітів щодо кожного спеціаліста.
6. Проведення зустрічей для надання зворотного зв’язку спеціалістам.

Як аналізувати результати

Використовуйте шкалу оцінювання спеціалістів для ранжування результатів. Вона може бути числовою (1,2,3,4), буквеною (А, В, С, D) або словесною (топперформер, лоуперформер тощо) та має надавати конкретну оцінку на основі раніше зафіксованих критеріїв оцінювання.

Рекомендуємо не використовувати числове значення, оскільки співробітників може тригерити асоціація зі шкільними часами. Краще використовувати визначення на кшталт top performer, low performer та інші. Або систему ABC-Players, яку використовують в IBM, Yahoo та Amazon, де С-Players — найменш продуктивні й невмотивовані працівники, які постійно незадоволені зарплатою, керівництвом і часто «заражають» команду негативом. Водночас А-Players — це високопродуктивні та ініціативні співробітники з крутими ідеями.

Виводьте середні значення показників та аналізуйте, де «просідають» бали. Це — зони розвитку, над якими співробітникам потрібно попрацювати. 

Як менеджеру підготуватися до зустрічі зі співробітником 

Підготуйтеся заздалегідь

Перегляньте звіт із перформанс рев’ю, self review співробітника та його оцінки від колег. Також можна переглянути записи з індивідуальних зустрічей та звіт із минулого рев’ю. Це допоможе зробити розмову більш продуктивною.

Ставте правильні запитання

Запитання не мають нагадувати допит. Натомість вони мають бути, наприклад, такі:

• Чого вдалося досягти з моменту попереднього ревʼю?
• Наскільки цікаво було виконувати завдання?
• Чи все влаштовує у вибраному напрямі? А що хотілося б змінити?
• Що ви хотіли б освоїти та вивчити в професійному плані?
• Чи комфортні зараз умови (позиція, завдання)? Які очікування та плани?

Уважно слухайте

Ефективне рев’ю передбачає відкритий та конструктивний діалог, під час якого обидві сторони можуть поділитися власними думками, ідеями та викликами. Відкритий діалог сприяє кращому розумінню одне одного, тож варто дати співробітникові можливість висловлюватися впродовж усього процесу оцінки та уважно слухати все, чим він ділиться з вами.

Занотовуйте головне

Важливо записувати інформацію, отриману під час performance review та свої висновки — це допоможе вам відстежувати прогрес і надавати справедливу оцінку.

Не переборщіть із критикою

Позитивний фідбек — один із найефективніших методів нематеріальної мотивації. У психології є підхід «позитив — негатив — позитив»: спочатку ви повідомляєте щось позитивне (наприклад, наголошуєте на успіхах фахівця), потім говорите про прогалини в знаннях та зони зростання, радите курси чи навчальні програми, а завершуєте розмову знову на позитивній ноті — наприклад, підкреслюєте позитивні сторони спеціаліста. Наголосіть на тому, що ви цінуєте успіх людини та що вам важливо, щоб досягнення повторювалися в майбутньому.

Уникайте наступних фраз

Під час оцінки співробітника варто уникати таких фраз:

• «Ти робиш усе так класно, що мені навіть нічого сказати!» — навіть топперформери мають певні сфери, які вони можуть покращити;
• «Ти ніколи не приходиш на роботу вчасно і завжди спізнюєшся на командні мітинги!» — уникайте слів «завжди» і «ніколи».
• «Ти чудовий працівник. Так тримати!» — це ні про що не говорить. Детально поясніть, що саме співробітник робить чудово, а також як йому продовжувати роботу на тому ж рівні.

Типові помилки в performance review

1. Недостатній зворотний зв’язок від менеджера. Брак фідбеку може вплинути на мотивацію та продуктивність співробітника.
2. Односторонній зворотний зв’язок. Якщо співробітника не залучають до обговорення і він не має можливості висловити свої думки та плани, це може вплинути на його залученість і зацікавленість у роботі.
3. Відсутність об’єктивних критеріїв оцінки. Відсутність таких критеріїв може призвести до несправедливих результатів.
4. Неясні цілі та очікування. Якщо співробітник не розуміє чітких цілей та очікувань, то це може призвести до непорозуміння.
5. Відсутність загальної комунікації. Перед запуском процедури необхідно обов’язково прокомунікувати з усіма співробітниками основні правила та дедлайни.

Що робити після перформанс ревʼю?

Огляд продуктивності — це інструмент коригування. Відповідно зворотний зв’язок слід доповнити встановленням нових цілей і подальшим відстеженням прогресу. Для цього підійде план розвитку чи план підвищення продуктивності співробітника.

Покажіть, які дії потрібно здійснити, щоб досягти певної мети — отримати підвищення, перейти на нову посаду, отримати нові обов’язки тощо. Можливо, допоможе додаткове навчання: тоді додайте список запропонованих програм, сертифікатів або навчальних курсів. Після розмови обовʼязково зафіксуйте домовленості, які обговорили з фахівцем. Важливо прописати цілі, які ви спільно поставили, та призначити наступну зустріч для відстеження прогресу.

Читайте також

9 помилок у взаємодії з командою: поради для менеджерів і керівників усіх рівнів

Як підтримати та мотивувати співробітників у воєнний час

Ефективна HR-екосистема: чому це важливо для компанії та як її побудувати