Знижуємо робочий стрес: чому ваші термінові завдання насправді не горять

Наскільки часто ваші робочі завдання супроводжуються словами «терміново», «на вчора», «якнайшвидше»? Чи дійсно робота буквально горить, чи насправді варто трохи знизити градус стресу? Розбирається Юлія Ходаківська, операційна директорка Prometheus та авторка телеграм-каналу про роботу й людей «Організація».

У всіх нас багато роботи, ця робота відповідальна, часто зі стислими термінами, складними цілями та серйозними намірами щодо результатів для наших клієнтів і партнерів. А ще ми працюємо в країні, де триває повномасштабне вторгнення. Думаю, цього досить, щоб визнати, що стресу в нас вистачає. Навіть так: стрес — учасник усіх наших зустрічей, листувань і планувань. 

Що можна з цим робити? Пробувати створювати здорове середовище, яке б цей неминучий стрес вирівнювало, помʼякшувало, зменшувало, не відтворювало. Це складний рівень для менеджерів. А ще є базовий рівень для кожного, на якому в повсякденній комунікації ми можемо не додавати жодної крихти стресу собі й іншим. Але, на жаль, цей намір не є стандартним налаштуванням роботи будь-якого фахівця в будь-якій команді. 

Чому ваша робота, найімовірніше, не термінова

Частіше, ніж хотілося б, я бачу у зверненнях щодо робочих завдань слово «терміново» або його аналоги: «якнайшвидше», «час до ранку», «сьогодні», «зараз». Додам у цей список славнозвісний ланцюжок «написати листа з запитом + одразу ж написати в телеграм + одразу ж набрати телефоном».

Усе це викликає хвилю тривоги, що щось насправді трапилось, є небезпечним і потребує невідкладної уваги, бо інакше, звісно, вас не турбували б. З погляду перебування в спільному просторі роботи це ніби постріл у повітря з криком «Увага на мене!», бо твоє завдання здалося тобі важливішим понад усе на світі, а отже, має перебити хід думок і роботи всіх присутніх. 

Насправді нічого в нашій офісній роботі не є дійсно терміновим. Нічого не є таким, що треба вирішити на вихідних, телефонним дзвінком о 22:20 або листом у лікарняну палату. І ми всі це знаємо. 

Хоча ні, такі випадки іноді бувають. Такі запити я радила б сприймати не як стандартні завдання, а як серйозну особисту послугу. Адже людина повинна буде не просто відгукнутися на запит, а: 

• відкласти свою поточну роботу, важливу для неї, її відділу, компанії; 
• розфокусуватися з попереднього завдання і сфокусуватися на новому (так, це теж час); 
• проаналізувати запит і дати йому оцінку; 
• виконати запит; 
• ще побути на зв’язку у разі додаткових запитань; 
• зробити зворотне фокусування на своєму завданні. 

Такі послуги варто просити й надавати мудро, щоб вони не стали нормою ні для вас, ні для колег. 

Як просити про термінові завдання

Якщо потреба у терміновому виконанні завдання все ж виникла, варто упакувати запит якомога коректніше, щоб не додати людям у стресі ще більше тривоги. Зробити це можна у три кроки.

1. Коректно сформувати прохання. Перепросити, проговорити, що це не ок — вриватися, перебивати флоу і пріоритезувати саме вас, пояснити терміновість, дати якомога більше доступного часу, подякувати. 

2. Виправдовувати цю терміновість. Тобто справді відразу використовувати отримане. Якщо ви не будете брати результат запиту в роботу терміново, значить і запит таким не є. 

3. Знати свій ліміт. Можна зробити такий запит раз на певний час, але така щоденна або щотижнева діяльність зробить вас токсиком, вас почнуть ігнорувати або зроблять персонажем внутрішніх мемів. І надалі ви ніколи не отримаєте більше, ніж необхідний мінімум, тим паче не отримаєте нічого терміново. 

Але є і нульовий крок: зробити паузу.

За останній тиждень три речі здалися мені терміновими. В усіх трьох випадках, перш ніж передати завдання далі, я поставила перед собою ціль знизити стрес від цього до мінімуму. У першому випадку я абсолютно спокійно почекала на відповідь 6 годин і не подзвонила нікому на домашній. У другому — розділила завдання на два етапи й виділила на другий значно більше часу. У третьому — вирішила все сама й нікого не смикала. Усім трьом критичний статус був наданий не реальним станом речей, а моєю оцінкою ситуації. 

Якщо зупинитися та докласти зусиль, можна створити вдосталь простору, щоб нічого не було терміновим. Це маленький акт піклування про інших людей, які планують свій день, які, можливо, вночі ховалися в укритті від балістичних атак, — визнати, що навпроти перебувають живі люди, рівноцінні колеги, а не обслуга чиїхось тривог та ідей. 

Наостанок надам позитивний приклад коректного звернення від партнерів. Колеги попросили надіслати декілька поточних цифр по проєкту, визначили запит як терміновий, після чого дали нам не 1 хвилину, а 5 днів на відповідь.

Вітаю, дорогі! Сподіваюся, ви в порядку! Ми хочемо попросити вас надати нам деяку інформацію по проєкту. 

[Тут були три запитання].

Це не обов’язково мають бути точні цифри, але нам потрібні хоча б орієнтири протягом наступних кількох днів або до кінця тижня.

Будь ласка, дайте мені знати, якщо ви можете зібрати їх за цей короткий проміжок часу. Вибачте, що це прохання таке раптове, я знаю, що так не має бути. Але оскільки ви ведете всю статистику, я сподіваюся, що, можливо, ви вже маєте ці дані.

Якщо у вас немає цифр саме для цих трьох пунктів, але є для інших видів діяльності, будь ласка, повідомте. Можливо, ми зможемо змінити тему нашого звіту, щоб ви нічого не перераховували додатково.

Щиро дякую і ще раз вибачте за брак часу на запит!

У статті Harvard Business Review про трудоголізм першою порадою є перевизначити для себе поняття «терміновість». Від себе додам «… та подумайте про інших». Адже ми всі в одному полі.

Читайте також

Як приймати рішення у стресових ситуаціях? Простий алгоритм від коучині

Чому трудоголізм не дорівнює любові до роботи

Як повідомити на роботі, що ви на межі вигорання, й попросити про допомогу