Методики оцінки проєкту: які бувають та коли їх застосовувати

Оцінка проєкту — важливий етап в управлінні бізнесом або стартапом. Це допомагає правильно спланувати роботу команди або краще презентувати ідею клієнту та ухвалити контракт про співпрацю.

В статті розповідаємо, які бувають методи оцінки проєкту та коли краще використовувати кожен із них.

Існують різні методи оцінки проєкту, які умовно можна розділити на гнучкі та глибокі. Перші дозволяють швидше оцінити бюджет проєкту, ресурси та час, натомість другі враховують більше факторів та дають точніші дані.

Гнучкі експрес-методи оцінки проєкту

Це  динамічний набір підходів, які здатні адаптуватися для встановлення часових рамок, визначення бюджету проєкту або його обсягу. Коли інформації про майбутній проєкт ще недостатньо або обставини швидко змінюються, ці методики стають незамінними інструментами для оперативного реагування.

Метод Delphi (експертне оцінювання)

Виник у середині 20-го століття в аналітичному центрі RAND в США. Для оцінки проєктів метод використовує експертний досвід: троє або більше експертів формують свої анонімні оцінки, а після цього об’єднуються для досягнення спільної згоди.

Ця методологія дозволяє отримати надійні дані, аби оцінка термінів та бюджету для проєкту була об’єктивною.

Як застосувати метод Delphi:

1. Попередній етап — формується експертна команда. Кількість її учасників не обмежена, однак для оптимальної ефективності та продуктивності, рекомендується обмежитися двадцятьма.
2. Основний етап — експертна група досліджує проблему:
   • ключове питання розбивається на декілька менших, більш специфічних, які потребують детального аналізу;
   • підпитання групують за ступенем поширеності та важливості, формуючи таким чином опитувальник, який допоможе отримати від експертів найбільш повну інформацію;
   • експертна команда розглядає проблеми: бере до уваги наявні ресурси, актуальність представлених ідей, потенціальні можливості та інші фактори;
   • аналітичний відділ досліджує думки експертів, аби виявити серед них спільні погляди. Якщо якась ідея значно відрізняється від інших, експерти мають переглянути свої попередні висновки;
   • процес продовжується до того моменту, поки експертна група не дійде до спільної думки. Зазвичай потрібно три раунди оцінювання та обговорень.
3. Аналітичний етап: проводиться детальний аналіз та оцінка ефективності роботи обох груп — експертів та аналітиків, а також ретельна перевірка експертних оцінок та прийнятого рішення. 

Після цього всі учасники формують детальний план дій, як впровадити обрану ідею.

Коли застосувати метод Delphi:

• для проєктів з високим рівнем складності, де експертна думка може бути більш точною, ніж статистичні методи;
• якщо доступ до правдивої інформації обмежений, або коли існують суперечності в наявній;
• коли важливо опитати велику кількість експертів, не залучаючи їх до прямого обговорення.

Хоча метод Delphi може бути корисним, він не є панацеєю і вимагає багато часу та ресурсів. Крім того, результати можуть варіюватися в залежності від якості й кількості експертів.

Three-point Estimation (PERT), або оцінка за трьома точками

Метод PERT (Program Evaluation Review Technique), або оцінка за трьома точками, був розроблений у 1958 році на замовлення спеціального підрозділу ВМС США, щоб створити революційну ракетну систему. Його мета — полегшити створення графіків для складних та масштабних проєктів.

Оцінка PERT дає можливість визначити, скільки часу потрібно для виконання кожного окремого завдання, а також — за який мінімальний термін може бути завершений весь проєкт.

Як застосувати метод Three-point Estimation:

1. Визначити ключові завдання, які мають бути виконані.
2. Визначити найкращу послідовність виконання.
3. Визначити, скільки часу потрібно для кожного завдання, встановивши оптимістичний, песимістичний і очікуваний терміни:
   • Оптимістичний — мінімально можливий час, який може знадобитися для виконання завдання. Це припущення, засноване на ідеальних умовах, коли всі процеси працюють без збоїв і навіть краще, ніж було заплановано.
   • Песимістичний — максимальний можливий час для завершення завдання. Цей сценарій враховує всі можливі проблеми, які можуть виникнути (за винятком глобальних криз).
   • Очікуваний — найбільш реалістичний. Це термін, за який, скоріш за все, вдасться виконати завдання, якщо все йтиме у звичайному режимі.
4. Створити мережевий графік, або діаграму PERT, яка представляє проєкт у вигляді мережі та візуалізує основні етапи роботи.
5. Встановити резерв ресурсів для кожного завдання.
6. Визначити критичний шлях та дату завершення проєкту.

Метод дозволяє проджект-менеджеру враховувати невизначеність та ризики, а також відстежити критичні шляхи проєкту, які можуть впливати на загальний графік.

Коли застосувати метод PERT:

• проєкт має велику кількість завдань, які потрібно виконувати паралельно;
• у проєкті залучені багато учасників;
• деякі етапи проєкту можуть бути невизначеними або містити ризики;
• потрібно оцінити тривалість проєкту, враховуючи різні сценарії його розвитку.

Проте, якщо проєкт не надто складний, застосування методики може забрати час на зайву деталізацію.

Top-down Estimation

Метод «згори вниз» — один з найпоширеніших підходів до оцінки проєкту в IT і не тільки. Основою для визначення бюджету проєкту та термінів стає минулий досвід команди, а набуті знання можна ефективно використовувати для розв’язання схожих завдань у майбутньому.

Як застосувати метод Top-down Estimation:

1. Знайти можливі аналогії з попередніх проєктів: область застосування, технології, які використовували, витрати ресурсів, вартість, ступінь складності тощо.
2. Розділити проєкт на окремі складові, які простіше виміряти.
3. Визначити тривалість та вартість поточного проєкту. Це завдання бере на себе проджект-менеджер, використовуючи свій досвід та оцінки команди.
4. Порівняти оцінки з фактичними результатами попередніх проєктів.
5. Скоригувати оцінку, помноживши її на коефіцієнт складності — у випадку, якщо для порівняння використовується проєкт, що мав схожу тематику, але був менш складним.

Точність методу визначається розміром та складністю завдань на нижчих рівнях: зазвичай, чим менший обсяг роботи, тим вища точність оцінок.

Коли застосувати метод Top-down Estimation:

• на ранніх стадіях проєкту, коли детальна інформація відсутня;
• для великих проєктів, де детальна оцінка вимагає значних ресурсів;
• коли потрібно отримати швидку оцінку для прийняття рішення.

Використовуючи метод Top-down Estimation, важливо постійно перевіряти та актуалізувати оцінки, особливо при отриманні нових даних про проєкт.

Parametric Estimation (параметри та моделювання)

Аби спрогнозувати ресурси, потрібні для завершення проєкту, методика Parametric Estimation, або оцінка за параметрами, використовує «історичні дані» (наприклад, інформацію про те, скільки часу потребує те чи інше завдання або які ресурси необхідні для виконання завдання).

Є три ключові вимоги для коректного параметричного оцінювання проєкту для бізнесу:

1. Достатність історичних даних: потрібно зібрати дані з різних джерел. Якщо інформації щодо будь-яких факторів, які залучаються до проєкту, замало, це може завадити проджект-менеджеру зробити правильні розрахунки. 
2. Вимірювані параметри: дані мають бути такими, що їх можна легко перетворити на зрозумілі одиниці, як-от долари, хвилини або години. 
3. Масштабованість: параметричне оцінювання використовує кількісні методи для виявлення статистичних зв’язків між значеннями параметрів. Тому для більш точних прогнозів параметри мають масштабуватися.

Якщо ці вимоги виконуються, можна побудувати модель проєкту.

Як застосувати метод Parametric Estimation:

1. Розбити проєкт на окремі етапи для зручності управління.
2. Визначити аспекти, які прямо впливають на успішність проєкту та можуть бути кількісно виміряні.
3. Встановити одиниці виміру тривалості проєкту, а також обчислити кількість таких одиниць, потрібних для проєкту.
4. Розробити математичну модель, яка дозволить моніторити динаміку зміни загальної оцінки проєкту, допоможе аналізувати межі відхилення оцінки від середнього показника, а також визначити, які фактори на це впливають. Для наочності, модель можна візуалізувати.

Коли застосувати метод Parametric Estimation:

• для оцінки проєктів з великою кількістю однакових елементів або дій, що повторюються (наприклад, виробництво великої кількості ідентичних деталей, або розробка програмного забезпечення із багатьма однаковими вимогами до функціональності);
• якщо є доступ до великої кількості деталізованих історичних даних;
• коли потрібна висока достовірність оцінки.

Глибокі методи оцінки проєкту

Це сукупність методик, які дозволяють детально оцінити проєкт з різних ракурсів. Порівняно з попередніми методами, вони мають складнішу структуру, але і надають більш точну інформацію.

Далі розглянемо деякі з них.

Function Points

Вперше метод Function Points, або аналіз функціональних точок, був запропонований у 1979 році співробітником IBM Аланом Альбрехтом. Оцінка проєктів IT з цим інструментом дає зрозуміти, скільки функцій необхідно реалізувати, а потім встановити час та ресурси, що потрібні для цього.

Функціональна точка (FP) — це визначена одиниця виміру, що допомагає обчислити обсяг програмного продукту. Технологія, яку використовують для розробки, не має значення для аналізу функціональних точок, і це робить його універсальним методом оцінки проєкту.

В процесі використовується стандартний набір правил та показників, які можна знайти в посібнику від Міжнародної групи користувачів функціональних точок (IFPUG). 

Як застосувати метод Function Points:

1. Визначити тип оцінки, який потрібно провести.
2. Визначити основні функції програмного забезпечення, які плануються до розробки. Важливо зосередитися на вимогах користувачів, а не на технічних деталях коду.
3. Порахувати функціональні точки, пов’язані з обробкою даних. Це допомагає оцінити обсяг інформації, що буде оброблятися програмним забезпеченням.
4. Порахувати функціональні точки, пов’язані з транзакціями. Це дає змогу оцінити кількість операцій, що буде виконувати система.
5. Порахувати загальну кількість не вирівняних функціональних точок (UFP), що відображають базовий обсяг робіт.
6. Присвоїти кожній функції ваговий коефіцієнт відповідно до її складності.
7. Визначити фактор вирівнювання (FAV), який враховує специфіку та складність проєкту.
8. Розрахувати кількість вирівняних функціональних точок (AFP), яка відповідає за реальний обсяг роботи в проєкті.
9. Обчислити суму вагових балів усіх функцій. 
10. Скоригувати остаточну оцінку, враховуючи різні фактори, які можуть вплинути на проєкт.

Використовуючи цей метод, можна скласти більш точний бюджет та термін проєкту, а також краще розуміти ризики.

Коли застосувати метод Function Points:

• на ранніх стадіях роботи над проєктом;
• при оцінюванні проєктів з великим обсягом робіт та високим рівнем складності;
• коли потрібно точно визначити обсяг роботи та ресурси, необхідні для її виконання;
• щоб отримати детальну оцінку проєкту, яка охоплює всі аспекти — від технічних деталей до бізнес-вимог;
• для оцінювання вже виконаних проєктів, корекції бюджету та планування наступної роботи.

Однак для точних висновків потрібно мати досвід в оцінюванні за методом FP, а також детально розуміти специфіку проєкту. Самостійне впровадження методу може бути складним, тому краще звертатися до фахівців.

Story Points

Метод оцінки обсягу роботи, який базується на розмірі та складності завдань.

Кожному завданню (історії) присвоюється певна кількість «балів», або «сторі поінтів», що відображає складність, невизначеність та обсяг роботи. Чим більше роботи треба виконати, тим більший показник зусиль. При цьому важливі не числа самі по собі, а те, як вони співвідносяться між собою. Це допомагає пріоретизувати завдання залежно від їхньої складності.

Як застосувати метод Story Points:

1. Визначити список завдань, які потрібно виконати протягом проєкту.
2. Оцінити кожне завдання за його складністю, обсягом роботи та необхідним часом. Важливо пам’ятати, що «сторі поінти» представляють відносну, а не абсолютну оцінку (наприклад, 1, 2, 3… або 100, 200, 300… тощо).
3. Нормалізувати оцінки, порівнявши всі завдання з еталонним.

Команда може використовувати Story Points, аби планувати роботу протягом одного спринта, а також вимірювати продуктивність та прогрес.

Коли застосувати метод Story Points:

• для оцінки IT-проєкту в рамках гнучких методологій, таких як Agile, Scrum або Kanban;
• для прогнозування продуктивності команди в майбутніх спринтах;
• для оцінки складності завдань: чим вони складніші, тим більше вимагають часу та ресурсів.

Метод дає швидку оцінку, що допомагає фокусуватися на цінності продукту, а не на часі. Однак, має високу невизначеність та середню точність.

Bottom-up Estimation

Оцінка Bottom-up Estimation, або «знизу вгору» — це аналіз всіх деталей проєкту, щоб отримати загальну оцінку. Також використовується в ІТ-сфері.

Метод схожий на експертну оцінку, тільки в цьому випадку прогноз робиться не для всього проєкту в цілому, а окремо для його завдань. Оцінку збирають частинами, дізнаючись, скільки потрібно часу кожному з учасників процесу розробки, і зводять разом — з урахуванням додаткових ризиків.

Як застосувати метод Bottom-up Estimation:

1. Визначити кожну складову проєкту. Це може включати різні завдання, ресурси, витрати та інші аспекти. Декомпозицію можна проводити, поки тривалість одного завдання не стане зрозумілішою для оцінювання.
2. Оцінити кожну окрему складову, з урахуванням всіх можливих витрат або труднощів. Для цього потрібно зібрати експертну думку від різних фахівців (розробки, тестування, підтримки тощо).
3. Скласти суму всіх оцінок. Після цього формується загальний прогноз.

Цей метод може бути часомістким, але він надає найбільш точну та детальну оцінку проєкту, а також допомагає виявити можливі проблеми або виклики.

Коли застосувати метод Bottom-up Estimation:

• проєкт містить велику кількість складних завдань;
• команда має достатній досвід виконання подібних завдань;
• проєкт вимагає високої точності і деталізації, і жодну деталь не можна пропустити;
• проєкт має чіткі терміни, і потрібно точно знати, скільки часу займе кожне завдання.

Метод Bottom-up Estimation дає надійну і точну оцінку термінів та бюджету для проєкту. Але й вимагає значного розуміння проєкту та його складових.

Use Case Points

Методика Use Case Points, або точки варіантів використання, розроблена Густавом Карнером у 1993 році. Це сталося під час його роботи в компанії Objectory Systems, яка пізніше стала частиною IBM.

Use Case Points — це один з важливих інструментів визначення бюджету проєкту в IT. Він аналізує сценарії використання системи (use cases) та дозволяє оцінити обсяг роботи.

Концепція UCP подібна до FP, або функціональних точок. Відмінністю є те, що метод враховує не тільки програмний код, але й функціональні вимоги до системи, складність використання сценаріїв, їх кількість, а також технічні можливості. Це робить його особливо корисним для проєктів, де важливо зосередитися на вимогах кінцевого користувача (наприклад, клієнта).

Оцінювання проєкту для бізнесу методом UCP вимагає, щоб були визначені та прописані цілі для усіх варіантів використання продукту.

Як застосувати метод Use Case Points:

1. Ідентифікувати всі можливі сценарії користування системою в рамках проєкту та детально описати їх.
2. Присвоїти бали (Use Case Points) за складність кожному сценарію використання, залежно від кількості кроків, потрібних для його виконання, а також від кількості учасників у процесі.
3. Додати всі бали для отримання загального числа Use Case Points.
4. Перевести Use Case Points в дні або години за допомогою спеціальних коефіцієнтів.

Метод допомагає отримати досить точну оцінку трудомісткості проєкту на ранньому етапі його планування. Це дозволяє розробникам, а також продакт- і проджект-менеджерам враховувати різні фактори, які можуть вплинути на терміни виконання та визначення бюджету проєкту.

Коли застосувати метод Use Case Points:

• проєкт орієнтований на кінцевого користувача, й важливо оцінити складність його вимог;
• проєкт має ясно виокремлені сценарії використання;
• у проєкті присутні технічні фактори, а також фактори середовища: метод включає їх до аналізу, й тому дозволяє отримати більш точну оцінку.

Описані вище техніки ефективні в оцінці бізнесу та стартапів. І якщо проджект-менеджер володіє знаннями про кожну із них, то може обрати оптимальну та досягти найкращих результатів. Також ці методики оцінки проєкту можна комбінувати в залежності від ваших ресурсів та цілей.

Читайте також

Управління проєктами у повсякденному житті: основні етапи й інструменти

Ми з України: 29 зручних вітчизняних сервісів для бізнесу

PayCheck. Історія продакт-менеджерки, що отримує $10 000 на місяць