Пояснювальна записка на роботу — зразок написання

Ніхто з нас не ідеальний, тож часом люди навмисне чи мимоволі порушують трудову дисципліну (запізнюються на роботу, зривають дедлайни, вступають в конфлікти з колегами тощо). Однак, перш ніж карати працівника доганою або застосовувати дисциплінарне стягнення, роботодавець повинен запросити в нього письмове пояснення. У пояснювальній записці співробітник може заперечити свою провину або повідомити про причини, внаслідок яких сталося порушення. Правильно складена пояснювальна записка допоможе зменшити ступінь покарання.

Що таке пояснювальна записка?

Пояснювальна записка — це документ, у якому працівник, якого звинувачують у порушенні трудової дисципліни, викладає своє бачення ситуації та аргументи на свій захист. Головним завданням записки є донесення точки зору працівника та захист його інтересів. На основі аргументів, викладених в пояснювальній записці, роботодавець прийматиме рішення, на яке покарання заслуговує співробітник.

Пояснювальну записку може вимагати керівник вищої ланки або безпосередньо роботодавець. Працівник має право відмовитися від написання пояснювальної, але цього краще не робити. Адже цей документ може стати свідченням на користь працівника, його ж відсутність дозволяє керівництву тлумачити дії співробітника на власний розсуд.

Види пояснювальних записок

В залежності від обставин інциденту пояснювальна записка може бути двох видів:

• виправдовувальна — складається, коли працівник визнає провину та бере на себе відповідальність за збитки, принесені роботодавцеві;
• роз’яснювальна — складається, коли інцидент стався внаслідок обставин, що не залежали від співробітника, тож він не може повністю взяти на себе відповідальність. 

Як написати пояснювальну записку

Починайте з заповнення шапки документа. У правому верхньому куті вкажіть посаду й повне ім’я особи, якій адресована записка, та назву підприємства чи установи. Нижче вкажіть ваше повне ім’я, посаду, яку ви займаєте.

Після невеликого відступу посередині аркуша напишіть назву документа «Пояснювальна записка». Далі у вільному форматі опишіть власне бачення інциденту, наведіть факти та аргументи, що свідчитимуть на вашу користь. Обов’язково зазначте, чи погоджуєтеся ви зі звинуваченнями, чи вважаєте, що вони безпідставні. Надайте підтвердження власним словам. 

Дотримуйтеся правил трьох «НЕ» 👇

• Не брешіть. Правда все одно рано чи пізно випливе, а репутацію ви собі вже зіпсуєте.
• Не пишіть зайвого. Не вдавайтеся в несуттєві подробиці. Документ має бути інформативним та лаконічним.
• Не намагайтеся перекласти провину на колег. В такому випадку від них теж можуть вимагати пояснювальних записок, і невідомо, які ще факти відкриються, і чи не зробите ви собі гірше. А от ворогів в колективі точно наживете. 

Після основної частини поставте дату складання документа та особистий підпис. 

Перш ніж віддавати записку керівництву, уважно перечитайте її. Впевніться, що додали всі необхідні реквізити, ваші тези й аргументи чіткі й зрозумілі, а в датах і фактах немає помилок.

Вимоги до написання пояснювальної записки

1. Дотримання чіткої структури документа.
2. Оформлення на аркуші паперу формату А4.
3. Використання державної мови, діловий стиль викладу, відсутність ненормативної, просторічної лексики та граматичних помилок.
4. Стислість викладу, правдивість інформації.
5. Написання від першої особи.

Приклад пояснювальної записки

Ситуація №1

Працівник запізнився на роботу через дорожньо-транспортну пригоду. 

Керівнику маркетингового відділу
компанії Creative
Рудій Н. П.
маркетолога
Павленка Р. Д.

Пояснювальна записка

Я, Павленко Роман Дмитрович, запізнився на роботу на 1 (одну) годину 20 (двадцять) хвилин 18 січня 2024 року через те, що дорогою на роботу потрапив у ДТП. Мій автомобіль зіткнувся з іншим транспортним засобом. Внаслідок цього мені довелося витратити час на спілкування з патрульною поліцією та доправлення автомобіля на СТО.

Додаю довідку про ДТП та пошкодження автомобіля. 

23.01.2024                              (підпис)                                                Павленко Р. Д.

Ситуація №2

Працівник вступив в конфлікт з колегою.

Заступнику директора
ТОВ «Фінанс» 
Берну І. В.
молодшого аудитора
Галаненка П. А.

Пояснювальна записка

Старший аудитор Мунько А. В. часто необ’єктивно критикує мою роботу та переходить на особистості. 25.01.2024 року він в черговий раз назвав мене некомпетентним працівником та вживав ненормативну лексику в розмові зі мною. У відповідь на це я також використав ненормативну лексику та обізвав його. Визнаю, що не повинен був висловлюватися так різко, але його ставлення до мене та стиль спілкування переходять всі межі. Вважаю, що конфлікт може повторитися, якщо він не змінить своєї поведінки.

30.01.2024                              (підпис)                                                Галаненко П. А.

Читайте також

Булінг на роботі: як боротися, якщо ви жертва, свідок або керівник

Що таке босинг і як діяти, коли не складаються відносини з керівництвом

Керівник vs HR: як у часи кризи знайти баланс між бізнес-цілями та турботою про команду?