Керівник vs HR: як у часи кризи знайти баланс між бізнес-цілями та турботою про команду?

Майже всі українські компанії у 2022 році зіткнулися з кризою через повномасштабну війну, що продовжується й досі. Першочергове завдання керівників — зберегти бізнес у кризу. Тоді як завдання HR-фахівців — ефективно організувати та супроводжувати антикризові дії для працівників. Як віднайти баланс між потребами бізнесу й команди в різних аспектах кризи, радять експертки української продуктової IT-компанії Quarks.

Бізнес у кризу: основні виклики

Криза найчастіше асоціюється з затяжним погіршенням показників прибутку, інших фінансових, продуктових чи маркетингових метрик. Найскладніше — швидко зорієнтуватися, як виправити ситуацію або принаймні стабілізувати її. 

Що має робити керівник / менеджер? 

Під час кризи критично важливою є ефективна комунікація на всіх рівнях менеджменту компанії, синергія всіх керівників і функцій, своєчасні та прозорі апдейти щодо поточних цілей і пріоритетів. Водночас у такі часи починає переважати директивний стиль управління, адже реалії вимагають швидких рішень і дій, а всі зусилля максимально зосереджені на досягненні цілей бізнесу та покращенні фінансових показників. 

Криза вимагає від менеджерів бути справжніми лідерами, які:

• ефективно ставлять прості цілі, озвучують чіткі очікування та фокусуються на пріоритетах задля досягнення стратегічних цілей компанії; 
• беруть відповідальність за непрості й непопулярні рішення, якщо цього вимагає ситуація; 
• ефективно комунікують — забезпечують злагоджену взаємодію між усіма функціями, чесно та відкрито пояснюють, чому приймаються конкретні рішення, оскільки це формує довіру працівників; 
• надихають і мотивують інших власним прикладом;
• зберігають спокій, керують своїми емоціями та забезпечують здоровий мікроклімат всередині команди. 

Читайте також: 9 помилок у взаємодії з командою: поради для менеджерів і керівників усіх рівнів

Що має робити HR? 

Основні завдання HR-фахівців:

• оптимізувати процеси так, щоб працівники були сфокусовані насамперед на бізнес-завданнях; 
• стежити за збалансованим розподілом навантаження, забезпечувати безперебійну підтримку працівників зі сторони HR та інших супровідних бізнес-функцій; 
• допомагати керівникам утримувати та мотивувати співробітників в умовах невизначеності й підвищеної тривожності та запобігати вигоранню. 

Нижче ми детальніше розглянемо підходи й завдання HR-фахівців і менеджерів у контексті конкретних аспектів кризи. 

Оптимізація бюджету 

Під час кризи компанії часто починають зі скорочення команди, адже це одна з найбільших статей витрат, але це негативно впливає на емоційний стан працівників і довгостроково погіршує мотивацію. Скорочення персоналу — це крайній крок. Щоб не доходити до звільнень, можна впровадити низку менш травматичних змін — наприклад, скоротити всі некритичні витрати та напрями. 

Що має робити керівник / менеджер?

Найперше — проаналізувати найменш прибуткові напрями, ініціативи та команди. Згодом визначити, від чого можна відмовитись, і перевести працівників на більш критичні напрями й зони відповідальності. Як варіант — провести ротацію в командах. У роботі з фахівцями варто зробити фокус на перформанс та пріоритети, що ведуть лише до покращення фінансових показників. Низький перформанс не має толеруватися. 

Що має робити HR? 

Завдання HR-фахівця під час кризи — максимально оптимізувати операційні витрати, а саме:

• корпоративи, тимбілдинги; 
• бюджет на навчання та розвиток;
• додаткові витрати для забезпечення життєдіяльності офісу (обіди, снеки, додатковий декор, додаткова канцелярія, брендована продукція);
• компенсація медичного страхування чи спорту;
• реферальні програми та бонуси за рекомендацію кандидатів;
• індивідуальні бонуси, перегляд заробітних плат тощо.

Варто сфокусуватися на найважливіших для співробітників ініціативах, що сприяють їхньому залученню і приносять користь бізнесу, та за можливості зберегти їх. А далі, в залежності від ситуації та пріоритетів компанії, скорочувати, призупиняти чи відмовлятися від менш важливих ініціатив.

Якщо говорити про наш досвід, то на період гострої кризи (перші 3-4 місяці) ми зупинили всі бенефіти, окрім медичного страхування та компенсації житла для релокейтерів. Далі поступово повертали інші бенефіти, за деякий час відновили корпоративні івенти й тимбілдинги, а також часткову компенсацію навчання. Бюджет на загальні корпоративи намагаємось оптимізувати, щоб частину коштів інвестувати в допомогу країні. Наприклад, значну частину заходів проводимо в офісі. Суму на тимбілдинги команд лишили незмінною, щоб у працівників була можливість спілкуватись та емоційно перезавантажуватись. 

Найм і скорочення

У кризовому 2023-му головна мета компаній — прибутковість, а тема року — скорочення. Лише за перший місяць 2023 року топові технологічні компанії світу скоротили приблизно 70 000 фахівців. 

На ринку України зміни стали ще більш відчутними, ніж будь-де. Згідно з аналітикою Djinni, у квітні 2023 року рекрутери відправили пошукачам 67,5 тисяч пропозицій відкрити контакти — це найменший показник з початку пандемії 2020-го. Кандидати пишуть у 4,5 раза більше відгуків, ніж отримують пропозицій.

Повномасштабна війна спричинила скорочення робочих місць, а також змістила фокус компаній на безпеку, безперебійність та оптимізацію роботи працівників. 

Але в гонитві за оптимізацією важливо не забувати про роботу над залученням та утриманням критично важливого персоналу, про забезпечення ефективного процесу succession planning (підготовки кандидатів на керівні посади всередині організації) та розвиток лідерства, особливо серед керівників середньої ланки. Саме тому керівники й HR-фахівці мають разом адаптувати бізнес- та HR-стратегії до нових реалій для забезпечення організаційної стійкості.

Падіння кількості пропозицій на ринку дає можливість підвищувати вимоги до кандидатів та обирати найпрофесійніших фахівців для підсилення команди. Але це не зменшує кількість викликів для рекрутерів та HR. Наприклад, хоч зараз і продовжуються масові скорочення, та з хорошими працівниками роботодавці не прощаються, а намагаються знайти для них альтернативні варіанти всередині компанії. Таких спеціалістів дуже складно вивести на розмову про найм, треба шукати нові підходи (через рекомендації, прямі контакти тощо). 

Зараз найскладніші позиції на ринку для закриття наших потреб — аналітики, продакт-менеджери, маркетологи. Ці позиції й до повномасштабного вторгнення були складними, а зараз особливо, оскільки такі фахівці не поспішають змінювати компанію в цей нестабільний час, а компанії роблять все задля їхнього утримання.

Якщо без скорочень не обійтись? 

Варто пам’ятати, що скорочення через кризу та звільнення працівника через низький перформанс, токсичність або інші причини — це різні речі. Умовно виділимо три причини звільнення: 

• розбіжності в очікуваннях, вимогах та результаті, низький перформанс;
• низький рівень soft skills, токсичність;
• скорочення через кризу на ринку. 

За будь-якої причини процес звільнення/скорочення має бути побудований грамотно й екологічно, адже це працює на бренд компанії. У цій ситуації керівники та HR мають працювати разом, сфокусувавшись на тому, щоб максимально позитивно розлучатися з людьми. Завжди потрібно враховувати, що звільнення — історія індивідуальна, тому кожного разу підхід може відрізнятись.

Якщо звільнення відбувається з причин низького перформансу або токсичності, першу скрипку грає керівник / менеджер. Саме він добирає аргументи, спілкується з працівником, домовляється про умови, стежить за тим, щоб все було прокомуніковано прозоро. HR тут виступає допоміжною функцією: супроводжує обидві сторони на цьому шляху, перевіряє, чи всі все правильно зрозуміли, та коригує план дій.

У випадку скорочень ситуація зворотна: більш важливу роль відіграє HR-фахівець. Компанія транслює чітку причину для звільнення працівників, а вже завдання HR-фахівця — спланувати все так, щоб репутація компанії зовні та всередині не постраждала. Ейчар допомагає сформулювати коректну та зрозумілу причину прощання з працівниками, знайти найкращий спосіб повідомити про це команду та визначити умови вихідного пакету. Під час скорочень керівник / менеджер виступає елементом підтримки цього процесу: транслює причини команді, додатково синхронізується з працівниками тощо. 

Звільняти завжди важко, а під час кризи — особливо. Водночас звільнення несе в собі й позитив. Неспроможність звільнити тих, хто показує низький перформанс чи не вписується в оптимізовану структуру компанії під час кризи, може суттєво погіршити стан команди й бізнесу. Тоді як нові кадри можуть покращити загальний перформанс. 

Комунікація кризових рішень

Основне в комунікації — це прозорість. Не приховуйте справжній стан речей, описуйте ситуацію чесно, прозоро розставляйте пріоритети. Варто знайти баланс між справедливістю, емпатією та відвертістю. Також вкрай важливо комунікувати з командою регулярно, щоб заповнювати невизначеність і тривогу правильними, підтримувальними думками, створювати можливості для співробітників ставити запитання та спілкуватися про те, що їх турбує. 

Що має робити керівник / менеджер?

Для комунікації керівнику чи менеджеру потрібно сформувати чіткий план дій згідно з поточними бізнес-цілями (з конкретними пунктами, призначеними відповідальними, дедлайнами, коментарями й аргументами). Далі транслювати цей план на команду. З комунікації варто прибрати все, що відволікає від основної мети. 

Що має робити HR? 

Першочергове завдання — зробити бізнес-комунікацію максимально зрозумілою для всіх та пропрацьовувати індивідуальні кейси з менеджерами й командами. Також важливо памʼятати та нагадувати про все, що стосується безпеки працівників, турботу про них, вчасне інформування про будь-які організаційні зміни, щоб не додавати тривог під час кризи.  

Що працівники найбільше цінують у кризові періоди як від менеджменту, так і від HR:

• чесність і прозорість;
• аргументацію та план дій;
• підтримку й мотивацію.

Вихід із кризи

Найголовніше — організувати для команди поступовий вихід із кризового режиму. Керівники, менеджери й HR-фахівці мають відстежувати першочергові запити команди та повертати докризові ініціативи й активності відповідно до цих запитів. Це і відновлення найму, і повернення бенефітів, і відновлення перегляду заробітних плат під час перформанс-рев’ю. У кожному з випадків важливо дотримуватися балансу між потребами бізнесу та співробітників. Це означає оптимізувати витрати, щоб не стикнутися знову з ризиком скорочення бюджетів, але водночас повернути важливі бенефіти для підтримки й мотивації працівників.

Нинішня криза на українському та світовому ринках — безпрецедентна, проте кризи різних масштабів і рівнів були й будуть завжди. Головне, про що варто пам’ятати керівникам та HR-фахівцям, — це про цінність людей. Фахівці — основа будь-якого бізнесу, тому, лише інвестуючи в команду, можна досягти найкращих результатів. 

Читайте також

Внутрішні комунікації під час війни: як налаштувати команду на продуктивну роботу

Бренд роботодавця в часи війни: що варто робити, а чого краще уникати

Як проводити ефективні тимбілдинги онлайн і чи на часі вони взагалі? Досвід MobiDev