Правила индивидуальной беседы: советы сотрудникам и руководителям

Вам неловко обращаться со своими сложностями к руководителю или HR-у? Напрасно! Индивидуальная беседа — универсальный инструмент для профилактики и лечения практически всех проблем на работе.

Наш автор — Катерина Билодуб, HR-консультант компании «Бизнес-конструктор», руководитель отдела рекрутинга в рекрутинговой компании Wanted.

Недосказанность и мелкие проблемы могут привести к демотивации, отсутствию карьерного развития и выгоранию. Решить проблему поможет правильно построенный разговор с HR-ом, руководителем или подчиненным. Это не нытье, не жалобы и не сплетни, а работающий метод, который дает результат.

Если вы сотрудник: как инициировать и вести беседу

К HR-у стоит обращаться в ситуациях, которые связаны с вашим психологическим комфортом на работе.

Вы длительное время не получаете удовольствия от работы 

Вам нравится ваша профессия, коллектив поддерживает, руководитель — профессионал. Но при этом вы каждый день заставляете себя приходить в офис. Чтобы не довести ситуацию до эмоционального или профессионального выгорания, рекомендую договориться о встрече с HR-ом. Подготовьте список вопросов, которые вас волнуют, попытайтесь максимально раскрыть ваше состояние. Таким образом HR сможет увидеть корень проблемы и вместе с вами определить путь решения.

У вас возник конфликт с коллегой 

Даже в самых дружных коллективах возникают конфликты. Иногда их удается решить самостоятельно, а иногда стоит обратиться к HR-у. Обращаться можно и нужно, ведь одна из задач этой должности — формировать продуктивный климат в команде. Не стоит думать, что таким образом вы «доносите» на коллегу. Ведь вы хотите решить проблему до того, как она стала деструктивной. В ходе разговора постарайтесь описать ситуацию максимально объективно, без лишних эмоций. Не стоит перетягивать HR-а на свою сторону и преувеличивать действительность.

Помните, за конфликт всегда ответственны все его участники.

Вы заметили нестабильность в моральном климате компании 

Не стоит поддерживать разговоры на кухне или в курилке о «тяжелых временах», оттоке клиентов или увеличении текучки. Если такая информация витает в офисе, поговорите об этом с HR-ом. Так вы сможете узнать намного больше, чем пустые фантазии сотрудников. Еще такой разговор поможет HR-у провести мероприятия по формированию единого информационного поля.

Если вас волнуют вопросы о содержании работы, смело инициируйте индивидуальную беседу с руководителем.

Вы хотите карьерного или профессионального развития 

Желание развиваться абсолютно естественно для любого специалиста на определенном этапе работы. Чтобы диалог был конструктивным, нужна подготовка с вашей стороны. Опишите свои результаты и достижения за прошедший период, расскажите, какую конкретную пользу вы сможете принести на новой должности.

Если вам сложно самостоятельно сформировать вектор вашего развития — руководитель вам поможет.

Важно дать максимум вводных о том, чего вы хотите в будущем. Будьте готовы к тому, что руководителю понадобится время. Если окажется, что некоторые ваши компетенции требуют совершенствования — вместе продумайте индивидуальный план развития для желаемой должности.

У вас периодически возникают сложности в работе 

Если вы сталкиваетесь со сложностями, а на самостоятельное их решение уходит много времени и сил — не затягивайте. В ходе беседы опишите подробно проблему и тот путь, которым вы ее решаете. Хорошо, если вы заранее продумаете альтернативные пути решения. Так вы продемонстрируете искреннее желание разобраться, а не перенести ответственность на руководителя.

Важные принципы которые стоит соблюдать в процессе индивидуальной беседы — это подготовка, искренность и конфиденциальность.

Вы чувствуете перегруз в задачах и обязанностях

Игнорирование перегруженности приводит к снижению качества работы и ухудшению вашего общего состояния. Не каждый руководитель держит в фокусе равномерность загрузки сотрудников. Если вы чувствуете, что работа отнимает у вас все силы — поговорите об этом. Постройте диалог максимально предметно: опишите все задачи, дедлайны и интенсивность графика. Предложите возможный выход — например, отдать часть работы на аутсорс или взять в команду помощника.

Если вы руководитель: как провести беседу с подчиненным

Определите цель беседы 

Встреча ради встречи вряд ли будет полезна вам обоим. Важно, чтобы достижение цели помогло и вам, и сотруднику. Можно совместить несколько целей: рассказать сотруднику о глобальных изменениях в компании, ответить на вопросы, которые его волнуют, выслушать проблемы, которые возникают в процессе работы, и направить сотрудника на их решение.

Сформируйте структуру беседы 

Заранее набросайте план вопросов, который создаст необходимый вектор беседы. Но не стоит задавать их машинально и фиксировать ответы. Важна искренность и честное желание помочь сотруднику. Если у вас плохое настроение или перегруз в работе, лучше перенести общение.

Будьте включены в общение: не отвлекайтесь на телефон и не уходите в свои мысли.

Чтобы сотрудник не растерялся в ходе беседы, попросите его заранее продумать темы, которые он хочет обсудить. Может случиться и так, что человек в ходе обдумывания проблемы сам найдет решение, и вам останется лишь обсудить детали.

Заранее обдумайте место встречи 

Хорошо, если вы встретитесь с сотрудником вне офиса: выйдете на кофе или на обед. Если такая возможность отсутствует — проведите беседу в переговорной. Важно, чтобы в это время вас не отвлекали ни коллеги, ни срочные телефонные звонки. Избегайте соблазна пообщаться в мессенджере или почте.

Только личное общение сформирует доверительные отношения и поможет в достижении целей.

Используйте «принцип бутерброда»

Начните беседу с позитива: вспомните, что за последнее время сотрудник сделал хорошего. Можно обсудить и глобальные достижения компании. Это создаст благоприятный тон беседы и поможет вам обоим настроиться на продуктивный разговор.

Как бы ни пошла сама встреча, завершить ее стоит тоже на позитивной ноте. Поблагодарите сотрудника за искренность, сообщите, насколько важна для вас его включенность, подведите итоги в позитивном ключе.

Ведите беседу, используя методы из коучинга

Залогом продуктивной беседы является умение задавать «правильные» вопросы. Таким образом вы стимулируете сотрудника самостоятельно искать пути решения проблемной ситуации. Для этого рекомендую читать «Коучинг высокой эффективности» Джона Уитмора, «The Portable Coach» Томаса Дж. Леонарда.

Узнайте уровень удовлетворенности работой в компании

Попросите сотрудника оценить его удовлетворенность по 10-бальной шкале. Если оценка ниже 10 баллов — уточните, чего не хватает в работе, чтобы было десять. Так вы сможете выявить проблему. Затем спросите, каким образом сам сотрудник может повлиять на то, чтобы его уровень удовлетворенности вырос до 10 баллов. Такой инструмент поможет сотруднику понять, что он сам в силах влиять на окружающую его рабочую обстановку.

Дайте понять, что можно выходить за рамки рабочих вопросов 

Часто бывает, что продуктивность снижается за счет того, что у подчиненного возникают личные проблемы. Иногда в таких случаях человеку достаточно просто выговориться, и решение находится само.

Постарайтесь быть не только руководителем, но и наставником для своей команды. 

Здесь важно не чувствовать границ, но при этом оставаться в рабочих конструктивных отношениях. Если вы заметили серьезную проблему, требующую помощи специалиста, — обратитесь к HR-у за советом. При этом обязательно сохраняйте конфиденциальность.

Проводите индивидуальные беседы регулярно 

Нет единого рецепта, как часто стоит проводить такие встречи. Рекомендую проводить беседы не реже одного раза в месяц, чтобы сотрудники привыкли к такому инструменту. В дальнейшем срок может увеличиться до трех месяцев. Еще реже проводить такие беседы неэффективно. Вы можете создать общий календарь на команду, где будете фиксировать даты встреч и держать их в фокусе.

Индивидуальные беседы — это двусторонний инструмент. Он полезен всем без исключения. Будьте смелее! От конструктивного разговора тет-а-тет выиграют и сотрудник, и руководитель, и компания!

Читайте также

Как отказать соискателю и при этом сделать его адвокатом бренда

Отдавать, чтобы получать: почему быть ментором — это круто

Собеседование для двоих: 7 причин задавать вопросы рекрутеру